E-Mails schreiben: 9 Tipps, wie du sie produktiver und besser formulierst
E-Mails sind Fluch und Segen zugleich: Einerseits nervt ein volles Postfach und vieles, was auf diesem Weg besprochen wird, hätte in der Hälfte der Zeit durch ein Telefonat erreicht werden können. Auf der anderen Seite lassen sie sich gut archivieren und Gesprächsinhalte sind auch noch über Jahre hinweg nachvollziehbar. Der produktive Umgang mit E-Mails setzt in jedem Fall ein paar wichtige Verhaltensweisen voraus – hier eine, die sich bewährt hat: Was nicht in drei Sätze passt, ist häufig ein Grund, um zum Hörer zu greifen! Der Atlantik-Redakteur James Hamblin hat sie unlängst für sich aufgestellt und darüber berichtet. Ein Blick in seine fünf wichtigen Regeln zum Umgang mit der E-Mail-Inbox lohnt sich in dem Sinne.
E-Mails produktiver formulieren: 9 clevere Tipps
Instagrammerin teilt Formulierungen für freundliche und zielführende E-Mails. (Screenshot: @Danidonovan)
Doch nicht nur Hamblin hat dazugelernt und ist bereit, seine Erfahrungen zu teilen. Auch Dani Donovan, Designerin und Illustratorin, hat sich tiefergehend mit E-Mails beschäftigt. Auf ihrem Instagram-Account hat sie sich für typische Themen elegantere und zielführendere Formulierungen überlegt als die üblichen. Der Merkur hat über Donovon berichtet. Statt „Entschuldige die Verspätung“ bevorzugt sie nun beispielsweise den Satz „Danke für deine Geduld“. Damit will sie unterschwellig ausdrücken: „Ja, ich habe dich zwar vergessen, aber du kannst damit umgehen.“ Sie will so vermeiden, dass Vorwürfe in kommenden E-Mails endlos werden und signalisieren, dass sie ihren Fehler einsieht, es nun aber auch umso schneller vorangehen muss. Ein geschickter Stil.
„Ich habe daran gearbeitet, mir bewusst zu werden, wie ich E-Mails schreibe, und habe diesen praktischen Leitfaden zum Ausdrucken erstellt“, schreibt sie auf Instagram. Ihre Strategie ist so einfach wie genial: Anstatt sich für Missgeschicke zu entschuldigen oder gar in Panik zu geraten, will Donovan mit positiven Formulierungen wie „Danke für den Hinweis!“ offen und konstruktiv damit umgehen. Gleiches gilt für Aufgaben, die von ihren Kollegen vergessen wurden. Sie will sie nicht tadeln, aber auch nicht zu vorsichtig ansprechen, sondern freundlich, aber bestimmt, Fristen festlegen. Daneben streicht sie strikt Phrasen, die sie unsicher wirken lassen wie beispielsweise „Ich denke“ oder Sätze, die in Fragen enden.
Naja das ist nicht neu und ergibt sich wenn man „Schuld“ gänzlich aus seinem Mindset ausschließt, bei sich und anderen. Wenn man selbst immer die volle Verantwortung in einer Situation übernimmt und anderen das ebenfalls zuspricht. Ihre volle Kompetenz im Umgamg mit einer Situation annimmt und attestiert. Sie vollumfänglich respektiert und sich nie über oder unter jemanden stellt. Damit signalisiert man gleichzeitig seine Unterstützung für den Partner, falls er an seine Grenzen stößt, ebenso wie man dies selber erfahren möchte und einfordern kann.
Die Kommunikation verschiebt sich von einer reaktiven Ebende, dem Beheben und Erklären von Problemen auf eine proaktive Ebene. Ziele und Ergebnisse stehen im Fokus, das positiv zu Erreichende. Die Situation wird als wertfrei und gegeben angenommen unabhängig von ihrem Entstehen und das positive klare Werden oder Soll daraus wird adressiert.
Schwammigkeit und Konjunktive verschwinden. Konkretes, das Gewollte tritt an seine Stelle.
Es geht nich mehr um das Subjekt, die Beteiligten, es geht um das Objekt, das zu Erreichende.
Welch‘ wahre und weise Worte, Andreas.
Die innere Haltung von Respekt und Verantwortung ist gut und klar. Mir persönlich viel lieber als die mittlerweile um sich greifenden anglo-amerikanischen Höflichkeitsfloskeln.
„Thanks for your patience“ ist wie das „Danke für Ihr Verständnis“ nach Baustellen auf Autobahnen. Ich finde es eine Frechheit, dass angenommen wird, ich hätte Verständnis oder Geduld. Ich habe sie zwar in den meisten Fällen, aber sie als selbstverständlich anzunehmen, zeugt nicht gerade von Diplomatie, Höflichkeit oder Bescheidenheit. Und diese, wie auch andere Tugenden, halte ich für nach wie vor wichtig für das Zusammenleben.
Diese „Tipps“ sind im Grunde Bullshit-Talk für Bullshit-Jobs.
Denn im Gegensatz zu obigem Kommentator bin ich der Meinung, dass es immer um den Menschen gehen muss, „zu Erreichendes“ ist kein Selbstzweck und darf auch keiner sein.
Ich möchte Ringo zustimmen. Mein erster Gedanke beim Lesen der Tabelle in dem eingefügten Foto war: „Ja, so würde ich Mails von einem *Boss* erwarten – und zwar einem, der sich verhält wie ein A#?“.
Was die Tabelle in dem Foto ausdrückt ist m.E. vor allem Überheblichkeit: „Ich weiß eh, wie’s am besten geht. Du hast zu tun was ich sage!“ Das kommt aber auch nur unterschwellig daher, so wie im Text ja auch gesagt wird, daß besagte Instagrammerin Formulierungen wählt, die zusätzlich zum Geschriebenen *unterschwellige* Aussagen oder Aufforderungen enthält.
Unterschwelliges hat in geschäftlicher Korrespondez nichts zu suchen!
Von wegen „Schwammigkeit verschwindet und konkretes tritt an seine Stelle“, wie im ersten Kommentar geschrieben. Unterschwelliges _kann_nur_ schwammig sein, sonst würde man es _konkret_ formulieren.