Meetings – die einen lieben sie, die anderen hassen sie. Manchmal hassliebt man sie. Sie sind Zeitfresser, Informationsschenker und aus den meisten Arbeitsalltagen nicht wegzudenken.

SAP hat einen meetingfreien Tag eingeführt, den sogenannten Focus-Friday. Jeff Bezos setzt auf die Zwei-Pizzas-Regel und lädt immer maximal so viele Menschen zu einem Meeting ein, wie durch zwei (amerikanische!) Pizzas sattzukriegen wären (ob es bei Amazon in jedem Meeting Pizza gibt, ist nicht bekannt). Und beim Startup Snocks gibt es grundsätzlich keine Meetings vor 13 Uhr, damit alle Zeit und Möglichkeit haben, fokussiert und ausgeruht ihre Arbeit zu machen.

Alle diese Maßnahmen zeigen: Werden Meetings nicht in irgendeiner Form reguliert und reglementiert, können sie zu einem Monstrum werden – zu lang, zu viel, zu oft. (Ich schreibe diesen Text an einem Tag, an dem ich sechs Meetings habe.)

Was also ist die Lösung? Ganz weg mit den Meetings? Zugegeben, das ist ziemlich radikal, würde vermutlich nicht funktionieren und wäre – zumindest teilweise – auch ein Fehler.

Es gibt doch ein paar Anlässe, zu denen es Meetings geben muss. Zum Glück sind die tatsächlich recht überschaubar.

Hoffentlich ein No-Brainer: Neue Kolleg:innen werden an die Hand genommen, ins Unternehmen eingeführt und dem Team vorgestellt. In Onboarding-Meetings erfahren sie alles, was sie für ihre Arbeit wissen müssen: Wer ist für was zuständig, wie funktionieren die Tools, was gilt es zu beachten – und natürlich: Wie ist die Meeting-Etikette?

Ähnlich sieht es beim Offboarding aus: Nimmt man den künftigen Ex-Kolleg:innen nicht nur formlos die Schlüssel aus der Hand und schiebt sie mit einem Tschüss vor die Tür, eröffnen sich sogar Chancen für das Unternehmen. Wer nach Feedback fragt, kann wertvolle Informationen bekommen, die vielleicht sogar dabei helfen, kündigungswillige Mitarbeiter:innen zu halten. Und wer geht und wertschätzend verabschiedet wird, behält den Arbeitgeber positiv in Erinnerung und kehrt womöglich später ins Unternehmen zurück.

Auf gute Ideen kommt man immer noch am besten durch Brainstorming-Sessions – der Austausch mit anderen regt an, beflügelt und hilft oft auch, die aktuelle Lage besser zu verstehen.

Wichtig hierbei: Alle sollten wissen, wovon sie sprechen. Sonst passiert es schnell, dass wertvolle Zeit mit Vorschlägen vergeudet wird, die nicht umsetzbar sind.

Hier geht es hauptsächlich um die Vermittlung von Wissen und Informationen: Die Geschäftsführung verkündet neue Jahresziele, ein Team-Lead erklärt ein neues Tool, das ab sofort eingesetzt werden soll, oder die Mitarbeiter:innen werden über die neue Homeoffice-Regelung informiert.

Diese Meetings sind in der Regel eher kommunikative Einbahnstraßen: Eine:r spricht, der Rest hört zu. Das ist aber in Ordnung, denn es geht ja gerade darum, Informationen zu teilen.

Ein neues Projekt wird gestartet – im Kickoff-Meeting wird sichergestellt, dass alle, die daran beteiligt sind, auf demselben Wissensstand sind.

Erwartungen, Zielsetzungen und die jeweilige Rolle der Einzelpersonen werden hier geklärt. Besonders wichtig dabei ist, dass alle sich darüber einig sind. Sonst ist Stress vorprogrammiert. Und wenn eigentlich alles schon geklärt ist – dann könnte das Kickoff-Meeting auch eine E-Mail sein.

Was kommt nach dem Projekt? Richtig, die Retro! Nur wer Feedback einholt und daraus Schlüsse zieht, kann es beim nächsten Mal besser machen.

Im Retro-Meeting sollte unbedingt eine offene und freundliche Atmosphäre herrschen, damit niemand Hemmungen hat, Kritik anzubringen. Die wiederum sollte konstruktiv und sachlich vorgetragen werden.

Egal, ob es um die Finanzplanung für das nächste Jahr geht oder die Frage, ob ein bestimmtes Tool neu angeschafft werden soll: Entscheidungen werden in der Gruppe rationaler, strategischer und mit weniger Fehlern getroffen. Dafür braucht es – na klar – ein entsprechendes Meeting.

Achtung: Augenmaß ist hier wichtig! Nicht jede Entscheidung muss in der Gruppe getroffen werden – kleinere Entscheidungen sollten die Teams, die sie betreffen, immer selbst fällen dürfen. So wird auch sichergestellt, dass Expertise und Erfahrung zum Tragen kommen.

Gute Meetings sind die, die übrig bleiben, wenn man die schlechten und unnötigen weglässt.

„Team X ist bei Projekt Y einen entscheidenden Schritt weitergekommen!“, „Sales ist es endlich gelungen, Unternehmen Z als Kunden zu gewinnen!“ – das ist alles schön und gut, aber kein Grund, alle zu einem Meeting zusammenzutrommeln.

Für derartige Status-Updates reichen eine E-Mail oder eine Nachricht im Intranet aus.

Der ungeliebte Klassiker: Sechs Menschen aus vier verschiedenen Abteilungen werden zu einem Meeting zusammengetrommelt, das den wenig aussagekräftigen Titel „Meeting“ trägt – und niemand weiß, worum es gehen soll und was die eigene Rolle sein könnte. Vorbereitet ist dementsprechend auch niemand.

Ganz ehrlich: Lasst es. Zur Meeting-Einladung gehört eine klare Agenda, die alle abholt und vermittelt, worum es gehen soll. Niemand kauft gerne die Katze im Sack und niemand geht gerne in Überraschungs-Meetings.