Das Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen, war in der Vergangenheit bei Weitem nicht jedem möglich. Viele Lehrer konnten es so halbwegs, bei Selbstständigen in den Kreativberufen war es meist möglich, bei vielen Angestellten dagegen selten bis nie. Doch die Corona-Pandemie hat hier einige Vereinfachungen und Freiheiten gebracht, die es dir heute ermöglichen, einen fairen Anteil der Kosten über die Steuererklärung vom Finanzamt wieder rein zu holen.

Mit der Homeoffice-Pauschale hat der Gesetzgeber nicht nur vieles vereinfacht, sondern auch gerechter gestaltet, an anderen Stellen aber dafür die Gesetze verschärft. Eingeführt wurde die Homeoffice-Pauschale 2020 im Rahmen der Corona-Pandemie. Damals saßen bekanntermaßen viele Bildschirmarbeitende daheim an ihrem Notebook, hatten die Kosten für die Raummiete, den Strom und im schlimmsten Fall auch noch für einen Teil der IT-Ausstattung oder den eigenen Schreibtisch zu tragen.

Fünf Euro pro Arbeitstag werden hierfür zunächst veranschlagt. Auf 600 Euro begrenzt (und damit auf den Gegenwert für 100 Arbeitstage daheim) wurde die Deckelung seit dem Steuerjahr 2023 auf 1.260 Euro angehoben und der Tagessatz von fünf auf sechs Euro erhöht, was einer maximalen Arbeitszeit daheim von 210 Arbeitstagen jährlich entspricht.

Ein entscheidender Vorteil am Homeoffice-Satz ist und bleibt aber, dass das Finanzamt nicht danach fragt, ob du am Küchentisch, in einem Extra-Büro oder auf dem Balkon gearbeitet hast und ob der gegebenenfalls als Arbeitszimmer angedachte Raum tatsächlich als Büro durchgeht. Das ist schon ein entscheidender Vorteil, der umgekehrt auch die Finanzämter entlastet. Die hatten in den Corona-Jahren zwar oft nicht so genau nachgefragt, was die Absetzbarkeit von Arbeitszimmer und Co. betraf, kämen aber auch gerade angesichts der inzwischen vielfältigeren Arbeitsgewohnheiten auch nicht wirklich hinterher mit einer gerechten Beurteilung.

Und noch etwas hat sich seit 2023 vereinfacht: Das Finanzamt fragt nicht mehr danach, ob du an einem bestimmten Tag vorrangig oder ausschließlich daheim gearbeitet hast, sodass es – anders als bisher – statthaft sein kann, für einen Tag sowohl die Homeoffice-Pauschale als auch die Entfernungspauschale für den Weg zum Arbeitsplatz anzusetzen. Das könnte etwa für Lehrer:innen oder für Versicherungsvertreter:innen oder andere Außendienstmitarbeiter:innen von Relevanz sein.

Doch die Sache hat einen Haken: War es früher auch möglich, das (tatsächliche) Arbeitszimmer bis 1.250 Euro abzusetzen, wenn zusätzlich zu dem Arbeitszimmer daheim auch noch ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand, hat der Gesetzgeber nun aufgeräumt: Es gibt nur noch die tageweise abzurechnende Homeoffice-Pauschale oder aber die volle Absetzbarkeit. Außerdem kannst du bei Vorliegen eines tatsächlichen Arbeitszimmers (siehe unten) die Homeoffice-Pauschale nicht zusätzlich nutzen.

Die vollen tatsächlichen Kosten können dagegen immer dann angesetzt werden, wenn das Arbeitszimmer der örtliche Mittelpunkt der beruflichen Arbeit ist, wie das etwa bei Selbstständigen oder auch in einzelnen Berufsgruppen im Angestelltenumfeld der Fall ist. Hierunter fallen dann etwa auch die anteiligen Nebenkosten der Wohnung, die sich meist recht einfach aus dem prozentualen räumlichen Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtfläche der Wohnung ermitteln lassen.

Zu prüfen ist jeweils, ob es schlauer ist, die inzwischen bei 1.260 Euro liegende Pauschale anzusetzen oder die Kosten individuell aufzuschlüsseln und nachzuweisen. Beides parallel sieht der Gesetzgeber nämlich nicht vor. Wichtig ist aber, dass im Fall der Vollabsetzbarkeit das Arbeitszimmer die altbekannten Kriterien erfüllen muss, also ein abgeteilter Raum (keine Arbeitsecke und zumeist auch kein Durchgangszimmer) sein muss. Darüber hinaus muss ausreichend Wohnraum vorhanden sein, sodass also nicht etwa das große Wohnzimmer einfach zum Arbeitszimmer umgewidmet werden kann.

Außerdem gilt, dass die private Nutzung des Raums maximal bei zehn Prozent liegen darf, da ansonsten keinerlei Absetzbarkeit gegeben ist. Oftmals wird dies mithilfe eines Fragebogens und/oder über die Anforderung des Grundrisses überprüft. Wichtiger oder relevanter ist dagegen die Frage, ob der Raum die einzige Möglichkeit des Arbeitens ist, also kein weiteres Büro durch den Arbeitgeber:in bereitgestellt wird. Ist das der Fall, solltest du dir das zur Vereinfachung gegenüber dem Finanzamt schriftlich bestätigen lassen. In vielen Fällen (Ermessensspielraum) reicht hier aber auch ein Arbeitsvertrag, der ein ausreichend weit entferntes Büro bescheinigt, sodass tägliches Pendeln ausfällt.

Da wie auch in der Vergangenheit die Abgrenzung zwischen den Berufen mit Arbeitszimmer als steuerlich absetzbarem Element und jenen, die nur die Homeoffice-Pauschale nutzen können, schwierig ist und zu reichlich Streit führen wird, hat das Bundesfinanzministerium eine Reihe von Beispielen genannt, die bei der Bewertung weiterhelfen sollen.

Die vollumfängliche Absetzbarkeit der Kosten klingt zwar erst einmal lukrativ, kann aber gerade bei Besitzer:innen von Wohnungen oder Häusern später zum Problem werden. Wenn nämlich das Haus oder die Wohnung verkauft werden, kann das Finanzamt unter bestimmten Umständen den Anteil, der seit Jahren auf das Arbeitszimmer entfällt, als gewerblich werten und – anders als bei einem Verkauf des Privathauses – den daraus resultierenden Gewinn anteilig versteuern lassen. Das ist der Grund, warum Steuerberater:innen hier teilweise abraten – und nicht erst jetzt eher zur Homeoffice-Pauschale raten.

Anders sieht der Fall hingegen bei Mietwohnungen aus oder bei extern angemieteten Arbeitsplätzen außerhalb der eigenen vier Wände. Hier solltest du natürlich die entsprechenden Verträge und Nachweise über die jeweiligen Fristen aufbewahren.

Hast du dein Arbeitszimmer auch jenseits der Homeoffice-Pauschale beim Finanzamt „durchbekommen“, kannst du neben dem (jeweils anteiligen) Mietanteil, den Schuldzinsen oder der Gebäudeabschreibung und den anteiligen Nebenkosten auch Renovierungskosten, Versicherungen (alles jeweils anteilig) und sogar die Kosten für die Reinigung anrechnen. Dinge, die komplett für das Arbeitszimmer und zuzuordnen sind (etwa Tapeten, Teppichboden, etc.) kannst du dabei auch komplett ansetzen, also etwa wenn deine Putzkraft nur für das Arbeitszimmer zuständig ist.

Weiter geht’s mit der Einrichtung, wobei oberhalb der Grenze der geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) auch die Abschreibungsfristen einzuhalten sind. GWG hast du immer dann vor dir, wenn der Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer 952 Euro (800 Euro netto) nicht übersteigt. Sonderregelungen gibt es hier allerdings beispielsweise bei Notebooks, die seit 2021 auch oberhalb dieser Grenze anders behandelt werden. Da die Abschreibungsregeln komplex sind, verweisen wir hier auf entsprechende Quellen im Netz. Faustregel: Es ist oftmals sinnvoller, bei entsprechender Möglichkeit die GWG-Abschreibung zu wählen – vorausgesetzt, du hast ein für sich einzeln nutzbares Gerät vor dir.

Diese Ausführungen zeigen dir, dass es im Steuerrecht wie so oft auf den Einzelfall ankommt. Du solltest daher, insbesondere wenn es um komplexere Sachverhalte geht, eine:n Steuerberater:in hinzuziehen. Er oder sie kann dich auch unterstützen, wenn dein zuständiges Finanzamt zunächst anderer Meinung ist oder dein Ansinnen erst einmal ablehnt.