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Konzentration, bitte! Mit diesen Tipps kannst du endlich fokussiert arbeiten

(Foto: Shutterstock)

Eine E-Mail hier, ein Plausch dort und zwischendurch noch kurz Facebook checken – wir lenken uns nur allzu gerne von unserer Arbeit ab. Doch wie können wir uns selbst bändigen? Wir haben sieben Tipps für eine bessere Konzentration gesammelt.

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Viele Geräte auf einmal zu verwenden, ist keine gute Idee. (Foto: © katie_martynova - Fotolia.com)

Sieben Tipps, die dir bei der Konzentration helfen

Du willst eigentlich gerade mit einem wichtigen Projekt anfangen, da kommt der Kollege herein, weil er eine kurze Frage hat. Als er geht, siehst du auf Slack ein witziges Gif, zu dem du noch schnell etwas schreibst. Dann klingelt dein Telefon und in der Sekunde, in der du auflegst, kommt dein Chef herein und weist dir eine dringende Aufgabe zu, die du dazwischen schieben musst – und schon ist es nachmittags und du hast dein eigentliches Ziel für heute nicht geschafft. Kommt dir bekannt vor? Dann bist du in diesem Text genau richtig. Wir haben sieben Tipps gesammelt, die dir dabei helfen, dich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Tipp eins: Richte Zeitzonen für bestimmte Tasks ein.

Überlege dir genau, was du heute erledigen willst und erarbeite einen Zeitplan für den Tag. Wichtig: Es sollte keine reine To-do-Liste sein. Strukturiere deine Zeit genau und weise jedem Projekt einen Zeitraum sowie seine Priorität zu (siehe auch Punkt zwei). Auch für Tätigkeiten wie E-Mails beantworten solltest du dir konkrete Zeiten eintragen. Das verhindert, dass du ständig hier und da mal eine Mail beantwortest. Du könntest beispielsweise drei Zeiträume am Tag dafür wählen: morgens, nach dem Mittagessen und bevor du nach Hause gehst. Ähnlich solltest du es auch mit sozialen Netzwerken machen – wenn du nicht gerade bei einem arbeitest.

Natürlich lässt sich diese Regel nicht auf jeden Beruf übertragen. Wenn etwas besonders dringend ist, dann kann es manchmal nicht bis mittags warten. Trotzdem werden deine Zeitzonen dir insgesamt helfen, dich besser auf eine Tätigkeit zu konzentrieren und ein Gefühl dafür zu bekommen, was über den Tag zu schaffen ist. Netter Nebeneffekt: Wenn du auf To-do-Listen stehst, kannst du die einzelnen Zonen abhaken, wenn du fertig bist.

Tipp zwei: Fange mit dem Wichtigsten an.

Schnell noch die Mail schreiben? Vergiss es. Kleine Aufgaben fressen sehr viel mehr Zeit, als wir meistens annehmen. Denn bei der einen Mail bleibt es oft nicht. Wenn du morgens ins Büro kommst, solltest du dich deshalb sofort an das setzen, was heute ganz oben auf der Agenda steht. Keine Ausreden.

Tipp drei: Bleib beim Thema.

Die große Kunst der Konzentration: dich nur einem Projekt zu widmen. Damit wir uns nicht ständig von Whatsapp-Nachrichten, Slack-Pop-ups und E-Mails ablenken lassen, haben Experten eine Technik entwickelt, die uns bei der Fokussierung helfen soll: die Pomodoro-Methode. Statt sich drei Stunden auf nur eine Sache zu konzentrieren, setzt diese Technik auf Intervalle: Du stellst dir einen Timer auf 25 Minuten. In diesen 25 Minuten arbeitest du nur an einem Projekt. Keine Mails, kein Facebook, kein Slack. Wenn der Wecker klingelt, gönnst du dir fünf Minuten Pause, streckst vielleicht kurz die Beine oder unterhältst dich mit einem Kollegen. Dann geht es wieder 25 Minuten an dein Projekt.

Mit kurzen Intervallen trickst du dein Gehirn aus.

Was das bringen soll? Durch diese kurzen Intervalle trickst du dein Gehirn quasi aus: Es hat das Gefühl, nur kurz an etwas arbeiten zu müssen. Gleichzeitig trainierst du es darauf, sich nicht ständig ablenken zu lassen. Was dabei hilft: Stell die Pop-up-Funktion von Mails und Chatprogrammen ab. In 25 Minuten passiert in den seltensten Fällen etwas, das so wichtig ist, dass du dich sofort darum kümmern musst.

Musik während der Arbeit zu hören, kann dich ablenken. (Foto: OKF DE / flickr.com, Lizenz: CC-BY)

Tipp vier: Mach das Smartphone aus. Und die Musik.

Um es kurz zu machen: Multitasking ist schlecht. So machen wir beispielsweise mehr Fehler, wenn wir uns ständig unterbrechen lassen. Das legt zumindest eine Studie der University of Michigan nahe. Die Wissenschaftler ließen zwei Testgruppen an derselben Aufgabe arbeiten. Die eine Testgruppe wurde dabei nicht gestört, die andere durch eine dreisekündige Information. Das Ergebnis: Die Probanden aus der zweiten Gruppe schnitten deutlich schlechter ab und wiesen in ihren Aufgaben doppelt so viele Fehler auf wie die erste. Die Studienmacher schlossen daraus, dass schon kleine Unterbrechungen uns durcheinander bringen können, wenn wir gerade an einer Aufgabe herumdenken. Deswegen solltest du jegliche Ablenkung vermeiden und das Smartphone auf stumm stellen.

Es sind aber nicht nur die Vibrationen und Töne unseres Handys, die uns von der Arbeit ablenken können. Auch bestimmte Formen von Musik fördern unsere Konzentration nicht gerade. „Sprache, Musik mit Gesang, aber auch bestimmte Arten von instrumentaler Musik hindern uns, Informationen im Kurzzeitgedächtnis zu behalten“, wie die Psychologin Maria Klatte einmal in einem Interview erklärte. Gerade wer sich etwas merken will, sollte Geräusche demnach vermeiden. Also: Ton aus. Wer mit der Musik gegen seine lauten Kollegen ankämpfen will, sollte stattdessen geräuschdämpfende Kopfhörer aufsetzen.

Tipp fünf: Schreibe dir deinen letzten Gedanken auf, wenn du unterbrochen wirst.

Trotz allen guten Tipps lässt es sich manchmal nicht vermeiden, dass der Kollege ins Büro stürmt und den Gedankengang unterbricht. Auch dafür gibt es einen Trick: Notiere dir den Gedanken, an dem du gerade gearbeitest hast. Das ist wichtig, damit du nach der Unterbrechung schnell wieder zurück in das Projekt findest. Zu einem der größten Zeitfresser zählt es nämlich, sich wieder in den Gedanken hineinzuversetzen, nachdem du kurz abgelenkt warst.

Tipp sechs: Rede mit deinen Kollegen. Gehe spazieren. Mache Pausen.

Es gibt zwei Arten von Ablenkungen: negative und positive. Unter negativer Ablenkung versteht man beispielsweise den Drang, jede Mail sofort zu beantworten oder im Netz zu surfen, weil man mit einem Projekt nicht anfangen will. Wir können uns aber auch sinnvoll ablenken – durch kleine Pausen. Denn: Wenn das Gehirn zu lange auf eine Sache konzentriert ist, kann es Müdigkeitserscheinungen zeigen.

Was dann hilft: Kurz vor die Tür gehen oder kurz spazieren gehen. Hauptsache, du befasst dich mit etwas anderem. Wenn du dich an einem Punkt festgebissen hast und nicht weiterkommst, kann es auch helfen, das Problem mit einem Kollegen zu besprechen: Dadurch bekommst du neuen Input und im besten Fall eine neue Blickweise auf deinen sprichwörtlichen Knoten im Kopf.

Tipp sieben: Setze dir Deadlines.

Arbeitest du über Monate an einem Projekt, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Deswegen solltest du Zwischenziele formulieren und für sie Deadlines festlegen. Diese Zwischenziele solltest du einmal grob formulieren und einmal ganz detailliert Schritt für Schritt festhalten. Dadurch hast du einen besseren Überblick, wie lange du tatsächlich für das Projekt benötigst und kannst dir auch deine Zeit besser einteilen.

Bei Deadlines – auch für Projekte, die sich schnell erledigen lassen – solltest du dir zudem immer einen Zeitpuffer einräumen. Nicht immer klappt alles so wie geplant. In gewissem Maß lässt sich das aber einkalkulieren.

Falls du selbst Probleme hast, die Tipps in die Tat umsetzen, können vielleicht diese digitalen Wege helfen.

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