Wer viele Menschen in einem Meeting zusammenbringen will, darf im Vorfeld erst einmal Kalendertetris spielen. Hier passt es dem einen nicht, da der anderen – ein passender Tag oder Zeitslot ist schwer zu finden.

Der Versuch, sich einen ersten Überblick über die kollektive Terminlage zu verschaffen, endet gerne mal in einer Doodle-Umfrage. Und ebendiese Umfragen hat sich ein Forschungsteam der Case Western Reserve in einer Studie genauer angeschaut. Das Fazit von Co-Autor Harsh Mathur: „Wenn Sie gerne das Schlimmste über Menschen denken, dann könnte diese Studie etwas für Sie sein“.

„Ursprünglich wollten wir die Frage nach den Umfragen beantworten, aber es stellte sich heraus, dass die Geschichte noch viel mehr zu bieten hat“, erklärt der Physikprofessor in einer Pressemitteilung der Universität.

Gemeinsam mit Hauptautorin Katherine Brown und Onuttom Narayan hat Mathur untersucht, wie sich die Anzahl der Teilnehmenden (m), die Anzahl der möglichen Besprechungszeiten (τ) und die Anzahl der Abwesenheitszeiten der einzelnen Teilnehmer (r) auf den Erfolg einer Doodle-Umfrage auswirken. Ihre Ergebnisse haben sie unter dem Titel „Scheduling meetings: are the odds in your favor?“ in der Fachzeitschrift The European Physical Journal B. veröffentlicht.

Grundsätzlich fand das Team heraus: Je mehr Menschen bei der Terminfindung einbezogen wurden, desto unwahrscheinlicher wurde es, einen für alle passenden Zeitslot zu finden. In der Pressemitteilung heißt es dazu: „Insbesondere sinkt die Wahrscheinlichkeit erheblich, wenn mehr als fünf Personen beteiligt sind – vor allem, wenn die Verfügbarkeit der Teilnehmer konstant bleibt”.

Im Umkehrschluss bedeutet das laut Mathur,  „dass mit steigender Teilnehmerzahl die Zahl der potenziellen Besprechungszeiten, die abgefragt werden müssen, exponentiell zunimmt“.

Soweit, so klar. Mathur geht aber tatsächlich so weit, dass er sagt: Die Terminplanung ist ein so komplexes Problem, dass sie sich „mit einigen der größten Probleme der Informatik messen kann.“ Wer die Terminfindung mit einer großen Gruppe als erfolgreich meistert, kann sich dafür also durchaus selbst loben.

Und dann gibt es da noch einen Bezug zur Physik, den die Studie aufzeigt. Brown, Mathur und Narayan beobachteten einen sogenannten kritischen Punkt, an dem Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Terminfindung besonders stark abnimmt. Dieser Punkt wird umso eher erreicht, je mehr die Wahrscheinlichkeit zunimmt, dass eine teilnehmende Person einen vorgeschlagenen Termin ablehnt.

Schaut man in die Physik, ähnelt dieses Phänomen den sogenannten „Phasenübergängen“, die zum Beispiel vorkommen, wenn Eis zu Wasser zerschmilzt. Mathur übersetzt diese Ähnlichkeit so: „Konsensbildung ist schwierig. Wie Phasenübergänge ist sie komplex“. Und: „Es ist faszinierend, wie etwas so Alltägliches wie die Terminplanung die Komplexität von Phasenübergängen widerspiegeln kann.“