Es gibt einen richtigen und einen falschen Weg, ein Meeting zu beenden. Die Wahl der jeweiligen Richtung ist entscheidend dafür, wie produktiv ein Team danach weiterarbeitet. „Einer der häufigsten Fehler, den Führungskräfte bei Besprechungen machen, ist die Vernachlässigung eines angemessenen Abschlusses“, sagt Steven Rogelberg, Professor für Organisationswissenschaft und Management an der University of North Carolina in Charlotte gegenüber Bloomberg. Ein schlechtes Ende eines Meetings folge einem Muster.
Abschlussprozess wichtig für Meetings
Viel zu oft reden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Konferenz so lange, bis sie aus dem Meetingraum geworfen werden und zum nächsten Termin übergehen müssen. „Wenn man eine Besprechung nicht ordnungsgemäß beendet, fragen sich die Menschen, was zum Teufel beschlossen wurde, und können sehr frustriert werden“, so Rogelberg. So sollte kein Meeting enden – stattdessen verrät der Wissenschaftler, wie Managerinnen und Manager das Ende der Konferenz konstruktiv und nachhaltig gestalten können.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Besprechung sollten drei bis fünf Minuten vor der angegebenen Schlusszeit zum Ende kommen, um einen „angemessen Abschlussprozess“ einzuleiten, so Rogelberg. Während dieser Zeit sollte die Person, die die Besprechung leitet, zunächst kurz zusammenfassen, was gesagt wurde, was die nächsten Aktionspunkte sind und wer anschließend für die Erledigung der Aufgaben direkt verantwortlich ist. Es sollten konkrete Fristen gesetzt und die erwarteten Folgemaßnahmen umrissen werden.
Von Meeting zu Meeting macht krank
Neben der Produktivität gibt es noch einen weiteren Grund, Konferenzen vernünftig zu beenden. Steven Rogelberg sagt, dass die Führungskräfte besser darauf achten müssen, Sitzungen pünktlich zu beenden, da eine Überschreitung der Zeit zu Stress und Ärger bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern führt. Nicht selten wechseln sie ohne eine Pause zwischen Konferenzen und stehen im nächsten Meeting als respektlos da, weil sie nicht pünktlich sind. Wo das häufig vorkommt, geht das sogar zulasten der mentalen Gesundheit.
Die negativen Gefühle bleiben Untersuchungen zur Folge haften und wirken sich negativ auf die Stimmung im ganzen Team aus. „Wir wollen nicht, dass die Leute über ein schlechtes Meeting nachgrübeln und dann andere Leute mit dieser Negativität anstecken“, sagte er. Der Organisationsforscher hat einen Tipp: Wenn das nächste Mal eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer noch eine letzte Sache ansprechen will, obwohl die Zeit abgelaufen ist, sollten Meetingverantwortliche höflich lächeln, ablehnen und vorschlagen, sich per E-Mail zu melden.
