Es herrscht gähnende Leere in deutschen Büros, Arbeitsplätze sind verwaist, Meetingräume leer. Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeitenden während der Corona-Pandemie ins Homeoffice geschickt, wo immer es denn möglich war. Mittlerweile kehren die ersten Teams in ihre Büros zurück, trotzdem haben Unternehmen festgestellt: So nötig ist ein Büro für gelungene Arbeit gar nicht.

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist durch die Arbeit remote zum Teil deutlich gestiegen und auch die Produktivität der Teams hat keinen Schaden genommen, wie erste Untersuchungen zeigen. Gründe, gänzlich in alte Muster aus Zeiten vor Corona zurückzukehren, sehen viele Unternehmen sowie Mitarbeitende entsprechend nicht. Doch was passiert mit den vielen Büroflächen, die aktuell leer stehen? Immerhin nutzen Unternehmen in Deutschland aktuell rund 380 Millionen Quadratmeter Bürofläche. Wie kann man eine Versorgung mit Arbeitsplätzen für jene gewährleisten, die im Office arbeiten wollen, und trotzdem Leerstand vermeiden?

Siemens ist einer der deutschen Weltkonzerne. Alleine in Deutschland beschäftigt das Unternehmen knapp 116.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Rund ein Drittel dieser Angestellten hat durch die Gefahr der Corona-Pandemie von Präsenzarbeit auf mobiles Arbeiten gewechselt. Eine genaue Zahl dazu ist Lars Kläschen, einem Konzernsprecher von Siemens, allerdings nicht bekannt. Theoretisch haben nämlich aktuell alle Angestellten mit einer Bürotätigkeit die Möglichkeit, bis zu drei Tage die Woche remote zu arbeiten.

Dadurch hat natürlich auch Siemens aktuell viel ungenutzte Bürofläche. Auf die Frage danach, was mit dem Leerstand passieren soll, sagt Kläschen: „Die Büroräume, die frei sind, werden nicht untervermietet. Das ginge wahrscheinlich bei uns auch gar nicht so ohne Weiteres.“ Trotzdem habe Siemens schon vor Corona den Trend zu weniger Präsenzarbeit im Unternehmen registriert. Für den Standort Hannover gilt zum Beispiel: Der alte Firmensitz der Region wurde verlassen, erst im Juni wurde ein Neubau in Laatzen bezogen. Das neue Gebäude ist dabei nur etwa ein Drittel so groß wie das alte Bürogebäude. Dass man sich räumlich verkleinert hat, bedeutet allerdings nicht, dass am Standort Hannover künftig weniger Angestellte arbeiten sollen. Vielmehr heißt das: Es brauchen nicht mehr alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz zur gleichen Zeit.

Es sei nicht selten, dass Kollegen nur mal kurz ins Büro geschneit kämen, um eine Kleinigkeit zu erledigen. Hier eine Kopie, dort eine kurze Absprache. Den meisten falle das Arbeiten von unterwegs sehr leicht. Mobiles Arbeiten funktioniere bei Siemens gut. Zumindest für alle Kolleginnen und Kollegen, die zu Hause mit einem ruhigen Arbeitsumfeld gesegnet sind. Dass das nicht für alle gilt, ist dem Konzern durchaus bewusst. Räume für Präsenzarbeit wird es daher vermutlich immer geben. Nur eben weniger.

Trotzdem macht sich Siemens anscheinend noch mehr Gedanken zu effizienterer Büronutzung. Zwar äußert sich der Konzern nicht offiziell dazu, es gibt aber einige Hinweise darauf, dass Siemens gemeinsam mit dem amerikanischen Startup Comfy an einer App arbeitet, die Raumbuchung und -belegung überwachen und koordinieren soll. Über die App soll es möglich sein, sich einen Arbeitsplatz zu reservieren und zu sehen, wie viele Kollegen ebenfalls anwesend sind.

Ähnlich wie Siemens geht es auch Vodafone. In einem Beitrag von Plusminus spricht die Vodafone-Personalchefin Bettina Karsch über die aktuelle Situation rund um leerstehende Büroräume. Ihr Urteil ist eindeutig: „Bürofläche wird weniger wichtig werden oder können wir sogar abmieten“, sagt sie. Statt der Büroflächen seien künftig Räume zum Treffen mit Kollegen wichtiger, für Events und persönlichen Austausch.

Doch mehr noch als etablierte Unternehmen beschäftigen sich aktuell Startups und Scaleups mit der Frage, wie sie ihre Büros zukünftig nutzen sollen und ob sie diese überhaupt brauchen. Immerhin sind Büroflächen ein immenser Kostenfaktor. Rund zwanzig Prozent der Firmenkosten fallen auf das Anmieten und die Unterhaltung von Büroräumen zurück. Gerade für junge Unternehmen kann das wertvolles Einsparpotenzial bieten. Wer keine Konzernfinanzen im Rücken hat, ist mit Ausgaben vorsichtiger und eher bereit, mit weniger Bürofläche ein Wagnis einzugehen.

Ein Scaleup, das in der ausbrechenden Corona-Pandemie schon früh auf die Umstellung zu Remote Work gesetzt hat, ist Trusted Shops. Das Kölner E-Commerce-Unternehmen beschäftigt aktuell rund 560 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ende des Jahres sollen es sogar 600 sein. Wenn diese Angestellten nun nicht mehr ins Büro kommen müssen, ist eigentlich klar, dass auch Trusted Shops seine Bürosituation überdenken muss. Die Antwort auf diese Herausforderung: Das Bürogebäude bleibt, die Nutzung wird eine andere. Auch für Trusted Shops werden Team- und Meetingräume relevanter, einen eigenen Platz für alle gibt es künftig nicht mehr. Um Leerstand mache man sich allerdings nicht allzu große Sorgen. Immerhin sei das Unternehmen auf Wachstumskurs, gibt CEO Jean-Marc Noël an. Man wolle sich nicht verkleinern, man sehe also nur keine Notwendigkeit, sich bei steigender Mitarbeiterzahl zu vergrößern.

Es gibt keine klar definierte Bürostruktur mehr? Vielen Unternehmern macht diese Form der Office-Anarchie Angst. Wie leitet man ein Team, das nicht mehr zusammensitzt? Jean-Marc Noël von Trusted Shops hat dafür eine recht pragmatische Lösung eingeführt, in Form von drei wichtigen Grundprinzipien. Prinzip Eins: Jeder kann arbeiten, wo er will. Egal, ob zu Hause, im Büro oder im Wellness-Hotel in der Eiffel. „Zweitens – und das ist der Punkt, wo sich die Büronutzung verändert – du bekommst zwar Flexibilität, aber wir wollen diese Flexibilität zurück“, sagt Noël. Im Klartext heiße das, die Büros seien zukünftig nicht mehr so dediziert und gut ausgestattet und man folge stattdessen einer Shared-Desk-Policy. Die Mitarbeitenden haben also nicht mehr jeder einen eigenen Platz, Arbeitsbereiche werden je nach Bedarf vergeben.

Doch am wichtigsten sei für Trusted Shops das dritte Prinzip: „Wir messen unseren Erfolg nur noch an Ergebnissen, nicht an der Anzahl der geleisteten Stunden. Wir wollen, dass alle, die ein Team leiten, klar formulieren, was die jeweiligen Ziele sind. Am Ende soll dann eben jeder für sich entscheiden, wie und von wo er diese am besten erreicht.“ Wenn klare räumliche Arbeitsstrukturen fehlen, kommt es also vor allem auf eines an: Vertrauen. Teamleiter müssen ihrem Team vertrauen, dass sie ihre Arbeit erledigen, Angestellte müssen ihren Chefs vertrauen, dass diese die richtigen Leistungsmarker aufrufen. Räumliche Flexibilität führt also zu der Agilität, die sich so viele wünschen.

Doch werden weniger Raum genutzt und Arbeitsplätze künftig geteilt, müssen die vorhandenen Plätze richtig koordiniert werden. Ähnlich zur Comfy-App von Siemens gibt es dazu mittlerweile einige Tool-Anbieter, die seit Beginn der Corona-Pandemie boomen. Immerhin sind Räume jetzt stärker denn je auf eine bestimmte Personenanzahl begrenzt, die Abstandsregelung muss stets gewährleistet sein. Das über eine einfache Anwendung zu koordinieren, ist verlockend. Ein amerikanisches Tool, das die Raumbelegung optimieren und überwachen kann, ist zum Beispiel Density. Vor allem für größere Unternehmen dürfte es interessant sein.

Über Raumsensoren wird hier nämlich getrackt, wie viele Personen sich im Gebäude befinden und wie stark die Räume dadurch ausgelastet sind. Wer genau sich wo aufhält, wird dabei nicht überwacht, die Angestellten werden also nicht unerlaubt beobachtet. Der Vorteil für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern: Nicht jeder Beschäftigte muss sich einzeln über eine App an- oder abmelden. Die Nachfrage nach dem Tool floriert. Kein Wunder also, dass das Startup hinter der Raumnutzungslösung erst kürzlich eine Series-C-Finanzierungsrunde über 51 Millionen Dollar abschließen konnte.

Doch auch für Unternehmen mit weniger Angestellten und für all jene, die keine zusätzliche Hardware installieren wollen, gibt es Möglichkeiten, die Office-Nutzung zu kontrollieren und zu optimieren. Ein Tool, das dabei hilfreich sein kann, ist zum Beispiel die kostenlose Webanwendung 1.50-Office. Sie bietet einfache, aber sehr übersichtliche Funktionen zur selbstständigen Arbeitsplatzbuchung für Mitarbeiter. Das Tool achtet dabei auf die angegebene Maximalanzahl und den Mindestabstand. Während die Corona-Pandemie nach wie vor ein großes Thema ist, lassen sich über die Anwendung im Zweifel sogar Infektionsketten dokumentieren.

Es kann also gelingen, auch nach der Corona-Pandemie auf mobiles Arbeiten zu setzen und Büroressourcen nach und nach zu verringern. Ein paar Regeln zur Mitarbeiterführung und die richtigen Tools zur Raumorganisation können dabei wichtige Begleiter sein. Dass das Büro komplett ausgedient hat, zeichnet sich jedoch nicht ab. Was sich allerdings deutlich zeigt: Jedes Unternehmen und Team muss für sich selber entscheiden, auf wie viel Bürofläche verzichtet werden kann. Dass darin großes Einsparpotenzial vor allem für krisengebeutelte Unternehmen besteht, dürfte aber ein Anreiz sein, sich mit einer langfristigen Umstellung auf Hybrid-Modelle zu beschäftigen.

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