Führungskräfte haben meist alle Hände voll zu tun – und sollten ihren Mitarbeitenden trotzdem stets bei Fragen oder Problemen zur Verfügung stehen. Andrew Bosworth, der Chief Technical Officer (CTO) des Internetkonzerns Meta, hat in einem Interview für Lenny’s Podcast erklärt, wie sich dieses Dilemma aus seiner Sicht lösen lässt. Am liebsten sei es ihm, wenn Personen aus seinem Team ihm zu laufenden Projekten regelmäßig kurze E-Mails von fünf bis zehn Sätzen schicken, in denen sie ihn über ihre aktuellen Arbeitsschritte und eventuelle Probleme auf dem Laufenden halten.

Bosworth erklärt in dem Podcast, in dem Moderator Lenny Rachitsky immer wieder mit weltbekannten Führungskräften spricht, dass es in Projekten häufig zu Missverständnissen zwischen Vorgesetzten und ihrem Team komme. Das könne zum einen daran liegen, dass der Manager oder die Managerin unklar kommuniziert habe, zum anderen aber auch daran, dass viele Mitarbeitende sich nicht trauen, während des Projekts Nachfragen zu stellen oder um Hilfe zu bitten. „Aber es ist nicht dein Job, es allein zu schaffen. Es ist dein Job, es zu schaffen.“ Bosworth bezieht sich mit dieser Aussage im Interview auf einen Beitrag aus seinem persönlichen Blog mit dem Titel „Get It Done“.

Die kurzen „Heartbeat E-Mails“, wie Bosworth sie nennt, seien für die Kommunikation ideal, denn sie kosten Mitarbeitende meist weniger Überwindung, als die Chefin oder den Chef direkt anzusprechen. Es seien dabei auch regelmäßige Updates über reibungslos verlaufende Projekte wichtig. Denn sollten zu einem späteren Zeitpunkt doch Probleme auftauchen, dann kenne er bereits den Kontext. Das mache es ihm besonders leicht, der betroffenen Person zu helfen.

Der Meta-CTO berichtet, er habe es schon erlebt, dass Mitarbeitende an einem Projekt ein Jahr lang gearbeitet haben, das sie in der Hälfte der Zeit hätten schaffen können, wenn sie ihn nur rechtzeitig kontaktiert hätten – dann hätte er ihnen die Hindernisse aus dem Weg räumen können und nicht nur Zeit, sondern auch Frustration erspart. Zwar würde er, wenn nötig, für Kommunikationsfehler die Verantwortung übernehmen, aber es sei ihm lieber, wenn Mitarbeitende ihn regelmäßig kontaktieren, um Missverständnisse erst gar nicht aufkommen zu lassen.

Bosworth empfiehlt, E-Mails an Vorgesetzte so zu formulieren, dass es für die Führungskraft möglichst leicht ist, darauf einzugehen. Mitarbeitende sollten schreiben, woran sie gerade arbeiten und wie sie vorankommen. Sie könnten die Führungskraft darauf hinweisen, dass sie nicht antworten muss, solange sie mit allem einverstanden ist. Käme ein Problem oder eine Frage auf, sollte aus der E-Mail möglichst deutlich hervorgehen, an welcher Stelle man nicht weiterkommt und dass man Hilfe benötigt. Oft reiche dann schon eine kleine Information von der Führungskraft, um die Blockade zu lösen und weiterzuarbeiten, so Bosworth. „Die Leute sind immer überrascht, wenn ich ihnen sage, wie sehr mein Job aus solchen Kleinigkeiten besteht.“

Wie E-Mails – nicht nur an Vorgesetzte – mit militärischer Präzision gelingen, hat auch der Autor und US-Navy-Veteran Kabir Sehgal in seinem vielzitierten Artikel beim Harvard Business Manager beschrieben. Er empfiehlt unter anderem, gleich in die Betreffzeile zu schreiben, ob eine Handlung notwendig ist oder es sich um eine rein informative Mail handelt. Auch das mache es der Empfängerin oder dem Empfänger besonders leicht, die Bearbeitung optimal in den persönlichen Workflow einzubauen.