Erschlagen von To-Do-Listen und Terminen. (Bild: © Yury Zap - Fotolia.com)
Vielleicht kennt ihr das ja? Obwohl euer Arbeitstag mit Hilfe von To-Do-Listen- und Kalender-Apps komplett durchorganisiert ist, habt ihr ständig das Gefühl, nicht produktiv gewesen zu sein. Morgens eine Aufgabenliste anzulegen und sie abends nicht abgearbeitet zu haben demotiviert enorm. Ebenso demotiviert es Aufgaben aufgrund des Zeitdrucks nur halbgar erledigt zu haben. Wenn es euch auch so geht, gehört ihr mit großer Wahrscheinlichkeit zur Gruppe der Wissens- und Kreativarbeiter deren Produktivität stark vom Grad äußerer Ablenkungen abhängt.
Das Prinzip des Zeitmanagements funktioniert nicht bei Wissensarbeitern
To-Do-Listen helfen dabei, den Arbeitsalltag zu strukturieren. (Foto: Shutterstock / FXQuadro)
Glaubt man Maura Thomas, Autorin des Bestsellers „Personal Productivity Secrets“ und TEDx-Sprecherin, ist dieses Phänomen leider ganz normaler Alltag. In einem Artikel für den „Harvard Business Review“ plädiert sie jedoch nicht dafür, uns einzig und allein darauf zu konzentrieren, Ablenkungen abzuschaffen – das wäre heutzutage in Zeiten von sozialen Netzwerken, E-Mail-Fluten und offenen Büros realitätsfern. Sie glaubt vielmehr daran, dass es Gesprächsbedarf zum Prinzip des Zeitmanagements an sich gibt. Ihrer Meinung nach müssen wir nämlich weg von der To-Do-Liste, die sich so unflexibel entlang der systematischen Abarbeitung von Aufgaben und Terminen richtet und hin zum Aufmerksamkeitsmanagement – wie sie es nennt.„Die meisten Wissensarbeiter verbringen ihre Tage in einem Zustand ständiger Ablenkung!“
„Traditionelles Zeitmanagement lehrt uns, jeden Morgen eine Liste mit Aufgaben anzulegen, die wir heute erledigen müssen. Doch sobald man anfängt, die erste Mail zu checken, ist sie in der Regel bereits abgeschrieben. Zeitmanagement lehrt uns A, B und C zu priorisieren, aber heutzutage scheint alles dringend und konkurriert somit um die höchste Priorität. Was auch immer wir geplant haben, können wir um 08:01 eigentlich schon wieder vergessen!“ – schreibt sie in ihrem Beitrag.
Wissensarbeiter verbringen zu viel Zeit mit dem Wechsel von Aufgaben
Erschlagen von unzähligen Aufgaben: Aufmerksamkeitsmanagement anstatt Zeitmanagement. (Foto: © Brian Jackson – Fotolia.com
Die Qualität von Wissens- und Kreativarbeitern hängt laut Maura Thomas jedoch stark davon ab, dass sie genug Freiraum haben um die Gedanken kreisen zu lassen und Ergebnisse zu entwickeln. An den herkömmlichen Zeitmanagement-Techniken, die in den Universitäten und Arbeitsstätten proklamiert werden, scheitern die Arbeitskräfte aber viel zu häufig. „Meiner Erfahrung nach, verbringen die meisten Wissensarbeiter ihre Tage in einem Zustand ständiger Ablenkung und Aufgabenwechsel“, stellt die Autorin fest. „Das Ergebnis ist vielmehr Stress anstatt produktive Beschäftigung.“
Drei Dinge sind ihrer Meinung nach wichtig, damit Wissens- und Kreativarbeiter am effektivsten arbeiten können. Erstens braucht es Klarheit darüber, was die Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen ist, und nicht welche Aufgaben er zu bearbeiten hat. Zweitens sollten Aufmerksamkeitsmanagement-Fähigkeiten stärker in den Fokus rücken als Zeitmanagement-Fähigkeiten. Und drittens braucht es ein umfassendes Workflow-Management-System im Unternehmen.
Aufmerksamkeitsmanagement bringt die Lösung
Die Personen profitieren davon ungemein, gibt die Expertin zu verstehen. Wenn Mitarbeiter entlang der übergeordneten Mission und der Unternehmensziele arbeiten anstatt nur Aufgabenlisten zu erledigen, werden sie weniger reaktiv handeln. „Sobald Mitarbeiter lernen, sich ausschließlich auf ihre wichtigsten Aufgaben im Rahmen ihrer Rolle zu konzentrieren, ist es einfacher, eher irrelevante von wirksamen Maßnahmen zu unterscheiden.“
Dass auch Aufmerksamkeitsmanagement gelernt werden muss, weiß Maura Thomas. Es fällt Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen schwer, von alten Mustern abzulassen. Jedoch glaubt sie an die große Wirkung, die so ein Paradigmenwechsel bringt.
t3n-Debatte: Beerdigt eure To-Do-Listen!
Auch auf t3n.de haben wir uns mit dem Thema vor einigen Wochen im Rahmen einer Debatte beschäftigt. In zwei Beiträgen haben sich der Online-Redaktionsleiter Florian Blaschke und Redakteur Andreas Weck über den Sinn und Unsinn von To-Do-Listen ausgetauscht. Wer sich mit weiteren Pro- und Contra-Argumenten zu dem Thema auseinandersetzen möchte, dem empfehlen wir den Beitrag „Beerdigt eure To-Do-Listen und Kalender – sie kosten nur Zeit und demotivieren euch!“
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Sehr gut zum Ausdruck gebracht! Gerade in einer schnelllebigen Welt, bei der sich Anforderungen, Aufgaben und Herausforderungen sich ständig ändern, sind Notizen nur kurzfristig von Erfolg.
Das ausschliessliche Abhacken einer To-do-Liste entspricht einer Geradlingen und besonders strukturierten Arbeitsweise. Die völlige Abschaffung der To-do-Liste wäre das genaue Gegenteil: Ein sich nur noch treiben lassen ohne konkretes Ziel. Neben diesen beiden Extremen gibt es auch eine goldene Mitte. Gerade der „Wissensarbeiter“ muss sie finden, um effizienter und vor allem auch glücklicher zu arbeiten.
Oder mit anderen Worten: Ob es Sinn macht von einem Extrem zum anderen zu flüchten, wage ich zu bezweifeln.
Ich bin der Meinung, wenn ein Wissensarbeiter morgens erstmal seinen Mail-Posteingang öffnet, dann darf er sich auch nicht wundern, wenn er am Ende des Tages seine geplanten Aufgaben nicht geschafft hat. Wer sich auf eine Aufgabe konzentrieren will, der muss Outlook schließen, bzw. morgens nicht als erstes öffnen. Stattdessen sollte derjenige erstmal eine wichtige Aufgabe erledigen. Die To-Do-Listen über den Haufen zu werfen, davon rate ich auch ab. Man behält sonst nicht den Überblick. Und die Aufgaben nicht mehr zu priorisieren geht ja gar nicht. Wenn man viele Dinge zu erledigen hat, dann setzt man automatisch Prioritäten, da man ja eine Aufgabe heraus pickt.