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So wird Remote-Onboarding zum Erfolg

Das erste Kennenlernen mit den neuen Kollegen und Kolleginnen, Übergabe des Laptops, die ersten wackligen Smalltalk-Versuche an der Kaffeemaschine mit bis dato Unbekannten – der erste Tag im neuen Job ist ereignisreich. Doch geht das auch komplett digital?

Von Johannes Striegel
5 Min. Lesezeit
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Gutes Remote Onboarding funktioniert theoretisch überall. (Foto: BublikHaus/Shutterstock)

Zugegeben: Die Frage ist eine rhetorische. Dass es gut gehen kann, haben vor allem die vergangenen bald drei Jahre gelehrt. Infolge der weltweiten Pandemie sind Unternehmen in Windeseile zu Umstellungen gezwungen worden. So auch zur Remote Work.

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Dabei hat sich auch die Art und Weise des Onboardings verändert. Längst findet der Auftakt in den neuen Job nicht mehr ausschließlich vor Ort statt. Was es immer gab, waren Remote Jobs, bei denen ab und an Zeit im Büro verbracht wurde – zum Beispiel zum Onboarding. Doch seit einiger Zeit werden mehr „fully remote“-Jobs geschaffen, inklusive Onboarding. Die Frage lautet daher nicht unbedingt, ob es gut gehen kann, sondern wie es gut geht.

Onboarding im Wandel

Doch von vorne. In Deutschland und weltweit werden Remote Jobs immer beliebter, ihr Anteil an den Gesamtstellen wächst. Eine Studie von Upwork zeigt, dass bis 2028 rund 73 Prozent aller Abteilungen Mitarbeitende beschäftigen werden, die vollständig von unterwegs oder zu Hause arbeiten.

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Genau das ist die Definition von Remote Work: Keine Bindung mehr an einen Arbeitsplatz, auch kein „einmal in der Woche kommen wir im Büro zusammen“-Job. Die vollständige Entkopplung der Arbeit von der Arbeitsstätte. Dass das nicht in jeder Branche und in jedem Job funktioniert, ist klar. Remote Jobs in der Pflege oder in der Logistik gibt es nur selten.

Diese größtmögliche örtliche Flexibilität verändert Prozesse und Gewohnheiten. Nicht nur, dass Meetings per Zoom stattfinden oder Unterlagen ausschließlich digital zur Verfügung gestellt werden. Auch für soziale Aspekte wie die Bindung und Identifikation mit dem Unternehmen und der Belegschaft wichtige Ereignisse fallen weg, respektive verändern sich. Das Onboarding, also die ersten Tage, Wochen und Monate im neuen Job, gehören dazu.

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Remote Onboarding bedeutet weniger Smalltalk an der Kaffeemaschine, weniger zufällige Begegnungen auf dem Gang, weniger Kennenlernen beim Mittagessen abseits der Projekte, Meetings und Deadlines. Wie gelingt es also, mit einem völlig digitalen Onboarding neue Mitarbeitende so zu integrieren, wie das (zumindest in der Theorie) beim realen Pendant funktioniert?

Aufmerksamkeit ist der Schlüssel

Aus Sicht des Unternehmens oder der HR-Abteilung wäre es fatal, einen neuen Kollegen oder eine neue Kollegin nach wenigen Wochen oder Monaten direkt wieder zu verlieren. Das kostet viel Geld, Zeit, Nerven und Reputation. Die Ursache liegt – gerade bei ausschließlich ortsunabhängigen Angestellten – oft in der fehlenden Aufmerksamkeit.

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Zwei Videocalls zum Kennenlernen, das Zusenden der Anmeldeinformationen für Outlook und der Link zur Personalmanagementsoftware reichen nicht aus. Es braucht schon etwas mehr Mühe, um neue Mitarbeitende zu integrieren.

Zumal es im Rahmen eines Onboardings nicht nur um die „technische“ Aufnahme ins Unternehmen geht. Auch die kulturelle Integration ist wichtig. Hier kommen Elemente wie digitale Teammeetings außerhalb der Arbeitszeiten, die Möglichkeiten eines persönlichen Treffens oder per Post zugestellte Aufmerksamkeiten ins Spiel.

Wer neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vom ersten Tag an das Gefühl gibt, dass sie zum Unternehmen gehören, macht bereits vieles richtig. Dazu zählen neben den persönlichen Aufmerksamkeiten aber auch „harte To-dos“ wie die Bereitstellung der technischen Infrastruktur. Und zwar rechtzeitig vor dem berühmten ersten Arbeitstag, nicht erst eine Woche danach.

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Nicht unüblich, dass Mitarbeitende wochenlang keinen Zugang zum Intranet, bestimmten Systemen oder der Datenstruktur haben. Ein absolutes No-Go, dem entgegengewirkt werden muss. Das geht ganz einfach: Das Onboarding neuer Angestellter beginnt nicht an deren erstem Arbeitstag, sondern weit vorher.

Stellt als Unternehmen sicher, dass die neuen Kollegen und Kolleginnen alle technischen Komponenten von Hardware bis Software zur Verfügung gestellt bekommen. Fragt ab, ob sie bereits mit den verwendeten Tools vertraut sind, klärt schon vor dem Arbeitsantritt ab, ob Schulungen erforderlich sind.

Auch wichtig: Niemand sollte unbekannt in sein neues Jobabenteuer starten. Ungemütlichen Situationen, in denen plötzlich ein unbekanntes Gesicht im Teams-Call auftaucht, dass sich als neues Projektmitglied entpuppt, geben dem Neuankömmling nicht gerade ein gutes Gefühl. Das bestehende Team sollte auf neue Kollegen und Kolleginnen vorbereitet werden.

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Preboarding und Onboarding-Buddy: Die Trickkiste des Remote Onboarding

Wie kann es abseits der wichtigen Basics noch gelingen, neue „Remote Worker“ ins Unternehmen zu integrieren? Wir haben zwei konkrete Tipps parat. Zum einen: das Preboarding. Dass das Onboarding nicht erst an Tag 1 des Arbeitsvertrags startet, sollte mittlerweile verinnerlicht sein.

Um diesen wichtigen Fakt zu manifestieren, könnt ihr Preboarding-Maßnahmen ergreifen. Dazu zählt beispielsweise eine (digitale) Mappe, die alle relevanten Informationen zum Arbeitsstart enthält: Zugänge für Tools, Namen und Erreichbarkeiten der Belegschaft, Arbeitszeiten, Benefits, Ablauf des ersten Tags und der darauffolgenden – und so weiter. Auch die ersten Termine könnt ihr bereits anteasen.

Bleibt zudem von Zusage nach dem Bewerbungsgespräch bis zum ersten Arbeitstag mit dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin in Kontakt. Regelmäßige Videocalls bereiten ihn oder sie so perfekt auf die neue Umgebung vor. Denn: Es wird nicht viele Mitarbeitende geben, die bereits ein rein digitales Onboarding durchlaufen haben. Sie sind also froh, wenn sie an die Hand genommen werden.

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Der zweite Tipp: ein Onboarding-Buddy. Klingt im ersten Moment nach Schülerpate und 5. Klasse, ist aber im Remote-Alltag hilfreich. Stellt euch sich vor, ihr sitzt allein in eurem Büro zu Hause oder im Co-Working-Space und habt an Tag 3 plötzlich eine Frage. An wen wendet ihr euch? Kurz die Sitznachbarn fragen geht schließlich nicht. Vielleicht nicht direkt an deine Führungskraft, da ihr euch die Frage eigentlich selbst beantworten können müsstet. Also an eine Kollegin oder einen Kollegen. Aber an wen?

Hier kommt der Onboarding-Buddy ins Spiel. Jeder Neuzugang bekommt jemanden an die Seite gestellt, der Anleitung gibt und bei Fragen erreichbar ist. Das muss nicht immer der oder die gleiche sein. So verteilt sich die zeitweise anstrengende „Last“ des Onboardings auf mehrere Schultern; gerade dann, wenn es mehrere Angestellte sind, die neu beginnen.

Nicht einfach, aber notwendig

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Wertschätzung, Kommunikation und Aufmerksamkeit sind maßgeblich – alles Elemente, die auch beim klassischen Onboarding wichtig sind. Doch im digitalen Raum gibt es weitere Hürden, die spezielle Ansätze wie die oben genannten erforderlich machen. Remote Onboarding ist nicht einfach.

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Sicherlich wird es Menschen geben, die damit nicht zurechtkommen – auf beiden Seiten. Doch die Entwicklung auf dem Arbeitsmarkt macht es unausweichlich, sich damit zu beschäftigen. Wer sich aus Unternehmenssicht früh damit auseinandersetzt und Prozesse dafür entwickelt, wird belohnt – mit zufriedenen Mitarbeitenden, die dann als positiver Multiplikator nach außen fungieren.

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