Wer jemals ein Startup erfolgreich gegründet hat, wird sich noch gut daran erinnern, wie es während der ersten Zeit zuging. Sämtliche Entscheidungen oder Aufgaben wurden bis ins Detail selbst getroffen und ausgeführt. Oftmals geht das auch gar nicht anders, denn am Anfang steht man in der Regel noch völlig alleine, respektive mit einem kleinen Gründer-Team da. Sobald das Unternehmen aber wächst und erste Umsätze einfährt, ist es unabdingbar, routinierte Aufgaben, konkrete Verantwortungen oder feste Kompetenzen an Mitarbeiter zu vergeben. Auch und vor allem, um sich auf neue Themen zu konzentrieren und dadurch den Weg für weiteres Wachstum zu ebnen.

Wer das nicht wagt und weiterhin alles alleine macht, wird über kurz oder lang für Stillstand in seinem Startup sorgen. Für ein effektives Unternehmenswachstum bedarf es nämlich einer Mischung aus Führungsqualitäten, selbstständig stattfindenden Arbeitsabläufen und der Zusammenarbeit verschiedener Akteure. Klar ist zudem, dass nicht jeder alles kann und weiß – insofern ist es auch falsch anzunehmen, dass man selbst alles viel schneller und wesentlich besser erledigt als andere. Doch für viele Menschen ist das leichter gesagt als getan. Richtig zu delegieren, fällt nicht unbedingt jedem leicht. Und nicht jeder, der gerne delegiert, macht das richtig.

Die häufigsten Stolpersteine? Aufgaben und Abläufe werden nicht vernünftig kommuniziert, wodurch im Nachhinein mehr Fehler auftreten oder ungeklärte Fragen aufkommen. Doch auch der Kontrollwahn vieler Führungskräfte blockiert die Verantwortlichen und macht die Arbeitsteilung obsolet. US-Präsident Theodore Roosevelt soll in diesem Sinne mal gesagt haben: „Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leute zu übertragen – und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“

Also: Delegieren will und muss gelernt sein. Doch während Führungskräfte den charakterlichen Aspekt nur schwer mit Lehrbüchern in den Griff bekommen dürften, helfen zumindest wissenschaftliche Methoden, dem Wie und Was auf den Grund zu gehen. In Management-Seminaren werden Führungskräfte insofern häufig mit der sogenannten „S.M.A.R.T“-Regel konfrontiert. Die Buchstaben stehen für: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Doch was bedeutet das konkret?

Spezifisch bedeutet, dass Aufgaben nicht allzu allgemein formuliert sein sollten. Je unschärfer die Aufgabe ist, desto mehr Irrtümer sind möglich. Und wenn das eintrifft, werden Führungskräfte sich nicht besonders entlastet fühlen. „Kümmere dich bitte um den Einkauf“ ist ein klarer Unterschied zu „Kannst du bitte sicherstellen, dass wir immer genug Büromaterialien im Haus haben.“ Es wird klar, dass es keine einmalige, sondern eine dauerhafte Aufgabe ist, die in der jeweiligen Kompetenz des Mitarbeiters liegt. Und es wird klar, dass es nicht darum geht, einen vollen Kühlschrank zu haben, sondern um notwendige Arbeitsmaterialien.

Messbar bedeutet, dass Aufwand und Umfang durch konkrete Angaben nachvollziehbar werden. „Bereite bitte den Konferenzraum für unser Kundengespräch vor“ kann eben bedeuten, dass ein freier Raum mit einem Tisch, vier Stühlen, ein paar Keksen und einer Flasche Wasser ausreicht. Doch was, wenn es um ein ganztägiges Meeting geht und dem Kunden eine Präsentation gezeigt werden soll? Dann wäre es besser gewesen, ein Catering zu organisieren und einen Projektor bereitzustellen. Hier geht es also vor allem darum, den Grad der Qualität und Quantität nachvollziehbar zu machen.

Attraktiv bedeutet, dass nicht nur unliebsame, sondern auch fordernde und lohnenswerte Aufgaben abgegeben werden sollen. Das führt dazu, dass ein Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlt und an seine eigene Kompetenz glaubt – was wiederum ungemein motiviert. In der Regel geben sich die Personen dann auch mehr Mühe und sind bereit, mehr Mühe in die zu Aufgabe zu investieren. Klar ist natürlich, dass nicht jede Aufgabe auch immer gleich attraktiv ist – dann hilft es oft, sie mit einer Belohnung beispielsweise in Form einer anschließenden besseren Aufgabe zu versehen.

Realistisch bedeutet zum einen, dass die jeweilige Aufgabe der richtigen Person anvertraut wird. Es ist beispielsweise enorm wichtig einzuschätzen, ob der Mitarbeiter das fachliche Wissen, die nötige Motivation und die entsprechenden Befugnisse mitbringt. Zum anderen müssen Führungskräfte aber auch dafür sorgen, dass alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden – beispielsweise zeitliche, räumliche oder finanzielle. Herausforderungen spornen an, aber unrealistische Vorgeben werden für Frust sorgen.

Terminiert bedeutet nichts anderes, als dass zeitliche Vorgaben mitgegeben werden. Das kann sich auf Abgabe- oder auch Zwischentermine beziehen. Dieser Punkt ist vor allem wichtig, da sich nachfolgende Aufgaben oft an der jeweils delegierten Arbeit orientieren. Mit Terminen stellen Führungskräfte sicher, dass jeder beteiligte Mitarbeiter über den zeitlichen Verlauf des Prozesses im Bilde ist.

Wer Aufgaben delegiert, sollte also immer darauf achten, dass sie inhaltlich einwandfrei kommuniziert und individuell übertragen werden. Dadurch passieren weniger Fehler, es ergibt sich eine effektivere Zusammenarbeit und im besten Fall ein höheres Maß an Motivation unter den Mitarbeitern. Besonders wichtig aber ist die Arbeitserleichterung für die Führungskraft. Wer den Rücken und Kopf frei hat, kann sich schlussendlich fokussiert auf größere Aufgaben stürzen. Das sollte jedem Kontrollfreak genug Argument sein.