Es gibt zahlreiche Gründe, warum Workshops nicht gut ankommen. Entweder ähneln die Vorträge dem Frontalunterricht von früher oder mangelnde Interaktion löst Desinteresse bei den Teilnehmer:innen aus. Auch eine unpassende Umgebung kann ein Grund dafür sein, dass ein Workshop nicht das bringt, was er sich zum Ziel gesetzt hat.

Bevor es in die Vorbereitung von Workshops für Kund:innen oder Kolleg:innen geht, sollten sich die Organisator:innen erst noch einmal vor Augen führen, welcher Sinn dahintersteckt. Im digitalen Umfeld sind aufschlussreiche Workshops schließlich wichtig, um den Arbeitsalltag der Nutzer:innen zu erleichtern. Ein intensives Bildungsprogramm hilft demnach, relevante Themen zu erarbeiten und Praxisfälle durchzuspielen.

Bei der Vorbereitung eines Workshops hilft es, sich vorab – bildlich gesprochen – mit der Zielgruppe an einen Tisch zu setzen. So können beide Seiten ihre Erwartungen abstecken. Durch Gespräche mit den Kund:innen oder Kolleg:innen können zudem auch bereits Inhalte für eine interaktive Werkstatt abgeleitet werden.

Dabei sollte die Zielsetzung des Workshops immer im Fokus stehen und für alle Beteiligten klar definiert sein. Ziele, die bereits in die Beschreibung einfließen, sorgen für mehr Transparenz bei den Teilnehmer:innen. Bei Kund:innen-Workshops kann es zusätzlich helfen, wenn der Lead vorab eine Ausschreibungsvorlage ausfüllt, um Pain-Points zu identifizieren.

Auch die Rahmenbedingungen sollten nicht unterschätzt werden. Workshopleiter:innen können sich den Meetingraum im Vorfeld anschauen, das notwendige Material wie beispielsweise den Methodenkoffer organisieren, die Technik testen, Plätze verteilen und für ein gutes Raumklima sorgen. Das zeugt von Professionalität und erspart dem:der Vortragenden so gut wie alles Unvorhersehbare.

Das Gleiche gilt natürlich auch für Online-Workshops. Der Zugang zu der angewandten Software sollte sich für die Teilnehmer:innen einfach gestalten. Ein genauer Ablaufplan hilft, die Beteiligten gut durch die Session zu führen. Im Idealfall teilt der:die Moderator:in vorab den Zeitplan, damit jede:r weiß, wann ein Einbringen gefordert ist, und sich dementsprechend besser vorbereiten kann.

Eine Checkliste für die Vor- und die Nachbereitung eines Workshops dient zu guter Letzt noch dazu, nichts Wichtiges zu vergessen.

Am Anfang eines Workshops eignet sich ein themenfremdes Aufwärmprogramm, um die Stimmung aufzulockern und den Kopf der Teilnehmer:innen erst einmal frei zu bekommen. Das können einfache Fragen sein, wie beispielsweise „Nennt uns 20 Anwendungsmöglichkeiten für einen Schuhkarton“. Bei Online-Workshops bietet sich auch ein „GIF-Battle“ an: Es werden fünf klischeehafte Phrasen in einer visuellen Austauschplattform festgehalten und die Teilnehmer:innen müssen innerhalb einer Minute ein passendes Bild dazu finden.

Kurze Filmausschnitte oder Impulsvorträge von außen sind gute Türöffner, um das Thema des Workshops zu verdeutlichen. Eine spitze These kann helfen, einen Meinungsaustausch auszulösen.

Eine interaktive Technik wie beispielsweise ein Audience-Response-System ermöglicht eine lockere Umfrage innerhalb eines Workshops. Das Publikum bekommt dabei eine Frage gestellt und kann mit eigener Hardware antworten. Die Ergebnisse erscheinen in Echtzeit über einen Beamer auf der Leinwand. Auch das kann ein guter Türöffner sein, das Interesse aller Teilnehmer:innen zu wecken.

Vor allem, wenn es um die Zusammenarbeit mit Neukund:innen geht, kann es von Vorteil sein, wenn der Workshop am Anfang eine personalisierte Demo beinhaltet, um die Markenwelt abzubilden. Das zeigt, dass sich der:die Anbieter:in vorab ausgiebig mit der Thematik auseinandergesetzt hat. Außerdem fühlen sich die Teilnehmer:innen abgeholt und identifizieren sich mit dem Vortrag.

Dabei ist eine gute Moderation wichtig, um den Ablaufplan klar festzusetzen und den richtigen Zeitpunkt für den Übergang zu finden. Ausreichende Pausen sowie die Zeit, sich für eine weitere Session zu stärken, sind wichtig, um die Kreativität wieder anzuregen. Während des Workshops legt der:die Moderator:in den Fokus auf Interaktion und achtet darauf, dass auch stillere Teammitglieder zu Wort kommen. Auch das Einsetzen von visuellen Elementen darf nicht fehlen. So kann beispielsweise ein ansprechendes Storyboard helfen, die Aufmerksamkeit aller Beteiligten zu generieren.

Beim Brainstorming sammelt die Gruppe spannende Ideen und unterschiedliche Blickwinkel zu einem bestimmten Thema. Auch unrealistische und unfertige Ideen dürfen genannt werden. So kann der:die Moderator:in Gemeinsamkeiten und Abweichungen des Mindsets der Diskutierenden ableiten.

Beim sogenannten Mind-Mapping können beispielsweise alle Ideen gesammelt und miteinander in Verbindung gebracht werden. Der Rapid-Ideation-Ansatz setzt sich hingegen zum Ziel, dass so viele Ideen wie möglich in einer bestimmten Zeit gesammelt werden und der Zeitdruck verhindert, dass die Teilnehmer:innen Ideen zerdenken. Es gibt auch die Möglichkeit, alle Ideen während des Workshops in ein Doc zu schreiben und am Ende zu besprechen. Dieses sogenannte Brain-Netting sorgt dafür, dass spontane Ideen nicht in Vergessenheit geraten und der Workshop-Flow nicht unterbrochen wird.

Für jede Art von Workshop sollte individuell entschieden werden, welche Arbeitsmethode sich am besten eignet. Die Auswahl kann sich beispielsweise an der Teilnehmerzahl, der Zielsetzung des Workshops oder der Komplexität des Themas orientieren. Wichtig ist es, dabei die Interaktionen zu fördern, damit Ideen sich entfalten können.

Ein World-Café eignet sich beispielsweise für große Gruppen und läuft folgendermaßen ab: Es werden Gruppen mit bis zu fünf Teilnehmer:innen gebildet, die sich online zusammenfinden oder gemeinsam an einen Tisch setzen. Es wird eine bestimmte Frage in einem bestimmten Zeitfenster diskutiert und die Ergebnisse dazu notiert. Danach werden die Gruppen neu gemischt und eine Person bleibt am Tisch oder im digitalen Raum sitzen. Diese präsentiert der neuen Gruppe die letzten Diskussionsergebnisse, bevor eine neue Runde beginnt.

Die sogenannte Goldfischglas-Methode (Fishbowl) bietet sich bei Gruppen ab zehn Personen an. Die sprechenden Teilnehmer:innen sitzen im Innenkreis, der nicht mehr als sieben Sitzplätze umfassen sollte. Die passiven Diskutierenden nehmen im Außenkreis Platz. Sie dürfen keine Aussagen unaufgefordert kommentieren und stellen das Publikum dar. Der aktive Part hingegen lässt sich gegenseitig aussprechen und jede Aussage muss sich auf die vorherige Aussage beziehen. Es gibt die Möglichkeit, einen Gast in den inneren Kreis einzuladen, wenn diese Person etwas zur Diskussion beitragen möchte.

Die Open-Space-Methode eignet sich hingegen für größere Workshops, eine heterogene Gruppe oder ein umfassendes Thema. Jede:r darf ein Thema einwerfen, das dann im Nachgang in einer Arbeitsgruppe besprochen wird.

Am Ende der Veranstaltung sollte immer Zeit für offene Fragen und ein kurzes anonymes Feedback sein. Letzteres hilft, mögliche Fehler in Zukunft nicht zu wiederholen. Abschließend ist es wichtig, die Workshop-Inhalte professionell aufzubereiten und mit der Gruppe zeitnah zu teilen.

Ein Geheimrezept für den richtigen Workshop gibt es nicht, allerdings gibt es gute Anknüpfungspunkte, an denen Workshopleiter:innen sich orientieren können. Wichtig ist es dabei, immer die Zielgruppe im Hinterkopf zu behalten und das Thema nicht aus den Augen zu verlieren. Eine gute Vorbereitung, die Ziele und Regeln enthält, hilft enorm bei der späteren Umsetzung. Dabei sollten für alle Beteiligten Rahmenbedingungen geschaffen werden, die ihre Kreativität fördern und ihre Aufmerksamkeit generieren.

Die richtigen Werkzeuge helfen, fundierte Erkenntnisse zu produzieren. Viele Techniken sind mit den richtigen Tools auch auf Online-Meetings übertragbar. Am Ende liegt es aber stets an dem:der Workshopleiter:in sich für den am besten geeigneten Ansatz zu entscheiden.