Viele interne Unternehmensplattformen wie Intranets scheitern daran, den Tipping Point zu überschreiten. In der Netzwerkökonomie ist das der Wendepunkt, bei dessen Überschreitung ein Netzwerk aus eigenem Antrieb wächst.

Gerade bei Intranets und Co wird dieser Punkt aber nur sehr selten erreicht. Wir kommen mitunter kurz im Onboarding mit dem Intranet in Kontakt und auch die Veröffentlichung des Speiseplans der Kantine schauen wir uns hier vielleicht noch an. Ansonsten passiert auf diesen Plattformen aber meistens wenig.

Das ist schade, da der abteilungsübergreifende und unternehmensweite Austausch immer bedeutsamer wird. Gerade hierzu kann das Intranet beisteuern und damit zu einer gestalterischen Größe einer New-Work-Strategie werden.

Um Mitarbeiter:innen für ein Intranet zu gewinnen, hilft es, sich an dem Pinguin-Effekt zu orientieren. Dieser Effekt beschreibt eine Verhaltensweise bei Pinguinen, die sich aufgrund möglicher Fressfeinde meistens nicht als erstes trauen in das Wasser zu springen.

Wagt einer der Pinguine dann den Sprung in das Wasser, warten die anderen Pinguine zunächst ab. Droht keine Gefahr, springen auch die anderen Pinguine in das Wasser.

Dieser Effekt lässt sich gut auf die Nutzung digitaler Plattformen wie des Intranets übertragen. Auch hier ist zu beobachten, dass nur wenige von uns zu der Gruppe der Innovator:innen gehören. Hierunter wird im Produktlebenszyklus eine sehr kleine Anzahl an Menschen verstanden, die neue Technologien als erstes nutzen. Sie sind damit buchstäblich die Ersten, die den Sprung in das Ungewisse wagen. So gilt auch bei dem Intranet, dass die meisten von uns der Gruppe der frühen oder späten Mehrheit an Nutzer:innen angehören und zunächst einmal eines machen: warten.

Um diese Gruppe zu erreichen, könnt ihr aus den Innovator:innen einzelne Lead-User:innen identifizieren. Das sind Mitarbeiter:innen, deren Meinung und Inhalte unternehmensweite Relevanz besitzen und Signalwirkung haben.

Motiviert dazu eine möglichst heterogene Gruppe an Lead-Usern:innen, Inhalte im Intranet zu teilen. Mit diesen Informationen kann dann eine Sogwirkung für andere Mitabeiter:innen geschaffen werden. Ganz wie die Signalwirkung des ersten Pinguins im Wasser können so auch andere Mitarbeiter:innen von die Nutzung eines Intranets überzeugt werden.

Viele Intranets sind regelfreie Räume, für die sich keiner so richtig verantwortlich zeigen möchte. Schnell werden neue Austauschgruppen angelegt und Informationen willkürlich oder nur halbherzig veröffentlicht.

Das ist problematisch, da die fehlende Klarheit über die Nutzung eines Intranets bei Mitarbeiter:innen zu Unsicherheit führen kann.

Um diese Unsicherheit zu reduzieren, können Kommunikationsrichtlinien oder Kommunikationsführerscheine erarbeitet werden. Dabei geht es nicht um die Einschränkung der kreativen Entfaltungsmöglichkeiten. Vielmehr sollen für alle verständliche Leitplanken gesetzt werden.

Diese Leitplanken sorgen dafür, dass Mitarbeiter:innen das Spektrum des Intranets begreifen und die richtigen Verhaltensweisen verinnerlichen.

Kultur frisst Strategie. Der von Management-Guru Peter Drucker geprägte Leitsatz stellt die Bedeutung der Unternehmenskultur deutlich heraus. Der Satz verdeutlicht auch, dass die Schaffung einer Unternehmenskultur immer eine Aufgabe der Geschäftsführung ist.

Da sich die Unternehmenskultur durch hybride Arbeitsmodelle in die digitale Welt verlagert, rücken gerade Intranets wieder stärker in den Mittelpunkt. Schließlich sind sie die Orte, an denen die gelebte Kultur und Werte für alle Mitarbeiter:innen sichtbar werden.

Die Einführung und nachhaltige Belebung eines Intranets dürfen daher nicht nur von der Personalabteilung ausgehen. Sie müssen immer auch vom Top-Management getragen werden. Weckt dieses Bewusstsein auf der Geschäftsführerebene und macht sie zum aktiven Bestandteil des Intranets.

Nicht nur ein Intranet, sondern fast jede Plattform lebt von der Interaktion der Nutzer:innen und der Relevanz der Inhalte. Sind Inhalte veraltet, wenig gepflegt oder unrelevant, rutscht eine Plattform schnell in die Bedeutungslosigkeit.

Gerade ein Intranet muss daher für alle Mitarbeiter:innen relevante Informationen bereithalten. Das Austauschen von Emojis und Katzenbildern kann zwar auch ein fester Bestandteil eines Intranets sein, darf allerdings nicht zur Verwässerung führen.

Mitarbeiter:innen sind in erster Linie an Informationen interessiert, die Transparenz schaffen und ihren Arbeitsalltag erleichtern. Es sind daher besonders unternehmensrelevante Informationen, die ein Katalysator für die Attraktivität eines Intranets sein können.

Veröffentlicht und diskutiert daher auch substanzvolle Themen und geht mit dem Intranet über den reinen Charakter eines Social Intranets heraus.

Ein Intranet kann ein Katalysator für New Work sein und für alle Mitarbeiter:innen ein Marktplatz für Austausch, Informationen und Weiterbildung bereitstellen. Auch bei der Berücksichtigung der vier Strategien gilt allerdings, dass die langfristige Belebung eines Intranets meist einen ausdauernden Atem erforderlich macht.

Direkte Erfolge stellen sich nicht von heute auf morgen ein. Es ist aber die Summe an kleinen Dingen, die irgendwann zum Erfolg führen wird und euch den Tipping Point überschreiten lässt.