Indem Unternehmen hybride Arbeitsmodelle einführen, reagieren sie auf die Wünsche ihrer Belegschaft: So fordern laut einer aktuellen Umfrage 47 Prozent der deutschen Arbeitnehmer:innen, ihren Arbeitsort frei wählen zu dürfen. 36 Prozent der Befragten wünschen sich, dass die Tage im Homeoffice auf eine feste Anzahl begrenzt werden. Mehr als jedes vierte Unternehmen möchte seiner Belegschaft aktuell die Wahl lassen, von wo aus gearbeitet wird. Ebenso viele Firmen prognostizieren, dass die Arbeit von zu Hause aus zukünftig mehr Regelfall als Ausnahme sein wird.

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Interne Kommunikation findet auf unterschiedlichen Ebenen statt: unter Mitarbeiter:innen in der Abteilung, während der Betriebsversammlung oder als Gespräch auf dem Gang. Der Mangel an Kontakt zu den Kolleg:innen und Vorgesetzten gehört zu den am häufigsten genannten Nachteilen des Homeoffice.

Führungskräfte erkennen: Interne Kommunikation sollte nicht bloß zur Weitergabe von Informationen und Arbeitsanweisungen dienen. Es geht darum, das Zugehörigkeitsgefühl untereinander zu stärken und Arbeitnehmer:innen zu motivieren, sich aktiv zu beteiligen. Doch wie bewerkstelligen Organisationen das Spannungsfeld aus Infektionsschutz, wechselnder Präsenz am Arbeitsplatz und Motivation in der Gestaltung der internen Kommunikation? Diese Grundsätze können helfen:

Die Pandemie hat Unternehmen dazu gezwungen, ihre Prozesse umzustellen. Hierbei konzentrierten sich Firmen bislang jedoch überwiegend auf Vorgänge, die direkt mit der Wirtschaftlichkeit des Betriebs in Verbindung stehen: Ausbau des digitalen Arbeitsplatzes, Automatisierung von Arbeitsabläufen, digitale Weiterbildungsmöglichkeiten schaffen. Eine solche Transformation muss zukünftig auch in der internen Kommunikation stattfinden, um die gesamte Organisation den neuen Arbeitsstandards anzugleichen. Firmen müssen ihre Kommunikationsprozesse und -kanäle analysieren, ihre Effektivität kritisch hinterfragen und auf einen agilen, hybriden Berufsalltag ausrichten. Vernachlässigen Unternehmen die Kommunikation, drohen wichtige Informationen unterzugehen oder nur Teile der Belegschaft zu erreichen. Eine solche Transformation ist ein fortlaufender Prozess, denn für einen nachhaltigen Erfolg sollte eine Neuausrichtung regelmäßig erfolgen. Ohne erfolgreiche Kommunikation werden Unternehmen ihre strategischen Ziele langfristig nicht erreichen.

Für Arbeitnehmer:innen erschwert das Homeoffice den reibungslosen Austausch mit Mitarbeitenden ungemein. Zu den häufigsten Nachteilen zählt fehlende kurzfristige Verfügbarkeit von Kolleg:innen und Vorgesetzten. Mangelhafte technische Voraussetzungen behindern die interne Kommunikation zusätzlich und verschlechtern den Informationsfluss innerhalb der Organisation.

Durch die Transformation zu einer hybriden Arbeitsumgebung kämpfen Unternehmen nun zusätzlich mit lokalen Hindernissen: Mitarbeitende sind im Homeoffice, vor Ort im Unternehmen oder teilen sich ihre Zeiten für Heim- und Büroarbeit flexibel auf. Damit interne Kommunikation alle Mitarbeitenden in vollem Maße erreicht, muss sie zukünftig also transparent und jederzeit zugänglich gestaltet werden. Beispielsweise können offizielle, lokale Veranstaltungen oder Team-Besprechungen aufgezeichnet und im Intranet bereitgestellt werden. Damit sich Arbeitnehmende bestmöglich an der Kommunikation beteiligen können, sollten Firmen Feedback-Loops aktiv fördern: Aktives Feedback bildet ein erfolgreiches Pendant zu langweiligen Rundmails und gestaltet Meinungsprozesse transparent.

Unternehmenswerte sind ein Orientierungsmaß, das intern wie extern anzeigt, für welche Werte die Firma einsteht. Sie sind fester Bestandteil der Unternehmenskultur und stellen in vielen Situationen ein wichtiges Entscheidungskriterium dar – etwa im Bewerbungsprozess. Doch zu der Forderung, dass Mitarbeiter:innen die Unternehmenswerte schätzen sollen, gehört auch, dass Führungskräfte diese Werte vorleben und kommunizieren. Um über die Firmenkultur und die eigenen Werte in einer hybriden Arbeitsumgebung aufzuklären, sollten Unternehmen regelmäßige Präsenzveranstaltungen in Kombination mit einem Livestream ins Leben rufen. Hierbei erreichen sie die anwesende Belegschaft und Remote-Arbeitnehmer:innen. Um die Mitarbeiter:innen-Beteiligung an einer Diskussions- und Fragerunde zu erhöhen, können Unternehmen verschiedene Methoden und Mittel einsetzen. In der Umsetzung müssen Organisationen stets sicherstellen, dass die Mitarbeitenden eigene Beiträge zur Unternehmenskultur leisten können.

Diversity-Management bietet Unternehmen sowohl für interne Wahrnehmung als auch in der Außendarstellung Vorteile: Es wirkt diskriminierendem Verhalten entgegen und fördert eine bessere Zusammenarbeit untereinander. Es etabliert eine Unternehmenskultur, die unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen wertschätzt. Um Diversität in die interne Kommunikation zu integrieren, müssen Unternehmen Arbeitnehmer:innen frei von ihrem beruflichen Status eine Stimme geben. Mit digitaler Kommunikation können Unternehmen die Hemmschwelle zur Beteiligung senken und Raum für alle Mitarbeitenden schaffen, um ihre Sichtweisen, Ideen und Meinungen zu teilen. Das Engagement für Minderheiten sollte fest in die Unternehmenskultur integriert werden – es muss ein fester Bestandteil der Firmenwerte werden. Dass Unternehmen Vielfalt wertschätzen wissen, können sie an verschiedenen Schnittstellen zu Mitarbeitenden zeigen: von der Stellenanzeige über das Vorstellungsgespräch bis zum Onboarding und darüber hinaus. Einzelmaßnahmen können in interaktiv gestalteten und hybrid ausgerichteten Spezial-Workshops behandelt werden. All das trägt dazu bei, dass Minderheiten einen aktiven Einzug in die interne Kommunikation erhalten.

Bei der (Um-)Gestaltung interner Kommunikation kommt es darauf an, das richtige Gleichgewicht zwischen optionalen Mitteilungen und obligatorischen Informationen zu finden. Es gilt: Mehr Information ist nicht gleich bessere Information. Unternehmen können verschiedene Kommunikationsarten und -kanäle für einzelne Zwecke einrichten: von offiziellen Ankündigungen über optionalen Informationen bis hin zu kulturfördernden Botschaften. So können die Mitarbeiter:innen die Kommunikation leicht filtern und die für sie wichtigsten Informationen sehen und nutzen.

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Die Arbeitswelt hat sich während der Corona-Pandemie grundlegend verändert. Prozesse wurden digitalisiert und die Geschäftstätigkeit wurde (soweit möglich) ins Homeoffice verlegt. Mit zunehmender Erfahrung entwickeln Firmen nun hybride Arbeitskonzepte – und gehen damit auch den Wünschen ihrer Belegschaft nach. Eine Mischung aus Remote Work von zu Hause aus und lokaler Präsenz im Unternehmen fordert eine Umstrukturierung der internen Kommunikation. Der interne Austausch zwischen Mitarbeiter:innen untereinander und mit Führungskräften sollte als ein stetiger Transformationsprozess begriffen werden, um sich der Flexibilität hybrider Arbeit anzupassen. Firmen müssen darauf achten, Mitarbeiter:innen in Prozesse einzubeziehen und sie so zu gestalten, dass eine aktive Beteiligung von überall aus möglich ist. Sie sollten sich die Zeit nehmen, Feedback einzuholen und Mitarbeiter:innen zuzuhören. Interne Kommunikation hat das Potenzial, so eine proaktive Willkommensatmosphäre zu schaffen – ein Ziel, das in Zeiten von geteilter Präsenz am Arbeitsplatz enorm wichtig ist.