Tagtäglich landen zahlreiche Mails in unseren virtuellen Postfächern. Im Schnitt werden pro Tag etwa 361 Milliarden Mails verschickt, wie eine Grafik bei Statista zeigt. Und laut aktuellen Annahmen soll die Zahl bis 2027 auf über 400 Milliarden Mails pro Tag steigen. Gerade im Arbeitsalltag ist es deshalb recht schwer, Menschen mit einer schnell geschriebenen E-Mail zu erreichen.

Denn oftmals gehen die Nachrichten im überfüllten Postfach unter. Das ist gerade dann ärgerlich für die Absender:innen, wenn in den Mails wichtige Infos stecken oder sie schnellstmöglich eine Antwort von ihrem Kontakt benötigen. Es gibt aber ein paar Tricks und Kniffe, mit denen ihr eure Mails aus der Masse herausstechen lassen könnt – und wahrscheinlich deutlich schneller eine Antwort bekommt.

Bei E-Mails zählt schon der erste Eindruck. Und diesen bekommen Empfänger:innen nun mal über die Betreffzeile. Expert:innen raten dazu, die Betreffzeile schon mit einem Teil der wichtigsten Infos zu füllen. Statt „Nachfrage zum letzten Meeting“ könntet ihr also schreiben „Ich benötige Infos zur Finanzpräsentation von Dienstag“.

So wissen Empfänger:innen eurer Mail direkt, was sie zu erwarten haben und ob sie die Nachfrage schnell abhaken können. Zudem sorgt diese aktive Ansprache dafür, dass ihr euch von vielen anderen Mail-Absender:innen abhebt. Solltet ihr hingegen mit euch bislang unbekannten Menschen schreiben, schreibt in die Betreffzeile, wer euch den Kontakt weitergeleitet hat. Dadurch ist direkt klar, zu welchem Unternehmen ihr gehört und die Person am anderen Ende empfindet eine gewisse Grundsympathie für euch, wenn sie mit anderen aus eurem Unternehmen schon gute Erfahrungen machen konnte.

Achtet aber auch darauf, dass die Betreffzeile durch die zusätzlichen Infos nicht zu lang wird. Sollte das passieren, wirkt es so, als hättet ihr Textfeld und Betreffzeile verwechselt. Zudem fehlt euch dann Inhalt, um den Fließtext mit Informationen zu befüllen, die nicht schon in der Betreffzeile stehen.

Eure E-Mail solltet ihr nicht gedankenlos abschicken, sobald ihr sie fertig getippt habt. Gerade wenn ihr sie gegen Ende des Arbeitstages versendet, geht sie womöglich unter. Am nächsten Tag erscheint sie dann für einige Empfänger:innen nicht mehr relevant oder wird aufgrund von weiteren Nachrichten, die sich im Laufe des Abends und der Nacht angesammelt haben, schlichtweg übersehen.

Dementsprechend lohnen sich gerade zwei Zeiten, um E-Mails zu versenden. Zunächst solltet ihr am Morgen Mails versenden. So bekommen Empfänger:innen diese vielleicht direkt oben in ihrem Postfach angezeigt und antworten womöglich direkt auf eure Anfrage. Zudem kann der Zeitraum am frühen Nachmittag sich lohnen. Wenn viele Menschen wieder aus der Mittagspause zurückkommen, wandert ihr Blick zwangsläufig mal zum Postfach – um zu überprüfen, ob es wichtige Nachrichten gab, die sie verpasst haben.

Unter diesen Tipp fallen mehrere kleinere Ratschläge, wie ihr eure Mails verbessern könnt. Zunächst solltet ihr die richtige Ansprache für euer Gegenüber wählen. Grundsätzlich solltet ihr immer den Namen der Personen nutzen, wenn ihr eure Empfänger:innen kennt. Sollte das nicht der Fall sein, nutzt zumindest eine neutrale Begrüßung.

Zudem solltet ihr den richtigen Ton für den Fließtext wählen. Je nachdem, ob ihr dringend eine Info benötigt, selbst Informationen bereitstellt oder womöglich Kritik üben wollt: Passt euren Tonfall an, aber übertreibt es dabei nicht. Ihr solltet bei Anfragen euch nicht bei eurem Gegenüber einschleimen und bei Kritik nicht in Wut verfallen. Es braucht einen gesunden Mittelweg, damit eure Nachricht ankommt, aber keine starken Emotionen bei euren Empfänger:innen auslöst. Denn das könnte sie verärgern und davon abhalten, zu antworten.

In weniger formellen E-Mails könnt ihr zudem authentisch sein. Nutzt euren Humor und eure Freundlichkeit wie in einem persönlichen Gespräch. So bekommt euer Gegenüber schon einen Eindruck davon, wie es sein könnte, sich mit euch zu unterhalten. Und wenn dieses Gespräch schon in der Mail nach einer wertvollen Erfahrung klingt, sollte euch die Antwort gewiss sein.

Viele Marketing-Firmen, die auf E-Mail-Akquise angewiesen sind, haben sich die Frage nach der optimalen E-Mail-Länge schon gestellt. Die Firma Constant Contact hat dazu eine Studie durchgeführt. Das Ergebnis: E-Mails mit weniger als 200 Wörtern wurden besonders oft angeklickt. Diese Grenze hilft euch auch dabei, nicht lange um den heißen Brei herumzureden. Ihr könnt direkt nach der Begrüßung und einem kurzen Einleitungssatz auf den Punkt kommen. Das spart am Ende nicht nur euch, sondern auch eurem Kontakt wertvolle Zeit.

Die Mail sollte aber auch nicht zu kurz werden. Hier empfiehlt die Studie mindestens 50 Wörter. Gerade dieser Punkt dürfte vor allem im Marketing wichtig sein. Im Büroalltag und zwischen Kolleg:innen reichen aber auch kürzere Nachrichten, wenn ihr wirklich keine weiteren Infos habt. Wer seine Mails künstlich mit Füllwörtern anreichert oder Dinge schreibt, die mit dem eigentlichen Anliegen nichts zu tun haben, wird vermutlich künftig eher ignoriert, statt eine Antwort zu erhalten.

Bei euren Formulierungen solltet ihr darauf achten, nicht zu lange Sätze oder komplizierte Fachwörter zu nutzen. Das hat gleich mehrere Vorteile. Zum einen haltet ihr – wie in unserem vorherigen Tipp empfohlen – die Nachricht schön kurz. Euer Gegenüber kann euch beim Lesen besser folgen. Welches Anliegen habt ihr und wie kann die Person dabei helfen, es zu erfüllen?

Zum anderen vermeidet ihr, dass es Unklarheiten darüber gibt, was ihr möchtet. Müssen Empfänger:innen erst eure Nachricht entschlüsseln, indem sie bestimmte Worte googeln? Dann werden sie sich in vielen Fällen die Mühe wohl eher sparen und keine Antwort verfassen. Achtet aber darauf, nicht in einen zu saloppen Ton zu verfallen oder unaufgefordert Wörter in eurem Text zu erklären. Das könnte euer Gegenüber als herablassend empfinden.

Viele kennen sicherlich die Situation: Ihr schreibt eine Mail und habt mehrere Anliegen, die ihr beantwortet haben möchtet. Wichtig ist, dass ihr es nicht übertreibt. Stellt ihr mehrere Fragen auf einmal, ergeben sich für Empfänger:innen mehrere Probleme. Sie müssen die Fragen einzeln abarbeiten und immer wieder nachschauen, was ihr wollt. Zudem wird die Mail deutlich mehr ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Das sind zwei Dinge, die ihr vermeiden wollt, wenn ihr eine Antwort anstrebt.

In der Regel sollte eine Mail nicht mehr als ein bis drei Fragen enthalten. Ihr könnt zusätzliche Fragen auch immer noch später stellen, wenn ihr eine Antwort erhalten habt. Dann geht ihr auf diese ein und es entwickelt sich im Grunde ein natürliches Gespräch zwischen euch und eurem Gegenüber.

Egal, ob ihr eine Frage habt oder etwas anderes mit der Mail bezwecken wollt: Es hilft, eurem Gegenüber eine Deadline zu setzen. Das klingt im ersten Moment deutlich drastischer, als es am Ende sein sollte. Denn wer eine Mail schreibt und die Deadline wenige Minuten später ansetzt, wird die Antwort nicht bekommen – und vermutlich auch künftig keine Mails mehr mit der Person austauschen. Setzt die Frist so, dass ihr nach einer Antwort noch ausreichend Zeit habt, diese zu nutzen. Erklärt diesen Umstand auch in der Mail, um die Deadline zu rechtfertigen.

Möchtet ihr direkt einen Termin mit der Person ausmachen, die ihr per Mail anschreibt, solltet ihr ebenfalls eine Zeit vorschlagen. Gebt eurem Gegenüber zwei bis drei Optionen an die Hand. Selbiges gilt auch, wenn ihr eine Entscheidung von einer Person benötigt. Gebt ihr Optionen in eurer Mail an, kommt es schneller zu einer Entscheidung.

Egal, ob ihr in eurem Leben bislang nur eine Mail oder eine Million geschrieben habt: Fehler können immer passieren. Je nach Art der Anfrage können diese aber peinlich sein. Versprecht ihr etwa einen Anhang mit weiteren Infos zu eurer Anfrage im Fließtext und vergesst dann die Datei, kann das Vertrauen eures Kontakts sinken.

Nehmt euch also nach dem Schreiben noch einmal die Zeit, eure Mail auf Fehler zu überprüfen. Sind alle Infos und Dateien vorhanden? Habt ihr eure Rechtschreibung überprüft und Vertipper aus der Mail entfernt? Dann könnt ihr die Mail guten Gewissens final abschicken.