Die Herausforderungen der deutschen Wirtschaft sind unverkennbar: Jeder fünfte Erwachsene erwägt aktuell einen Jobwechsel. Gründe dafür sind unter anderem fehlende Wertschätzung und überwältigender Stress am Arbeitsplatz. Um dem entgegenzuwirken und qualifizierte Angestellte zu gewinnen, müssen Unternehmen ihre Personalplanung mitarbeiterfreundlicher gestalten. Autonomie und Mitspracherecht spielen in diesem Unterfangen eine entscheidende Rolle.

Ein innovativer Ansatz, der sich bewährt hat, ist die partizipative Dienstplanung – ein Konzept, das sich vor allem in den skandinavischen Ländern etabliert hat. Doch was ist partizipative Dienstplanung, welche konkreten Vorteile ergeben sich daraus und wie können Unternehmen den modernen Ansatz effizient umsetzen?

Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften stellt Unternehmen in Deutschland aktuell vor massive Probleme. Die monatelangen Lockdowns und geopolitischen Krisen haben bei vielen Menschen einen Paradigmenwechsel im Arbeitsleben ausgelöst.

Folglich suchen immer mehr Arbeitnehmer:innen nach neuen Arbeitsplätzen, die ihnen mehr Freiheit und Mitbestimmung bei der Gestaltung ihres Arbeitslebens bieten. Diese Bewegung, besser bekannt als Great Resignation oder Big Quit, hat in den letzten Jahren zu einer regelrechten Kündigungswelle geführt. Eine ausgewogene Work-Life-Balance steht dabei ganz oben auf der Prioritätenliste.

Eine aktuelle Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) unterstreicht die Dringlichkeit des Problems. In der IT-Branche gibt es bundesweit fast 70.000 unbesetzte Stellen, was ein Rekordniveau darstellt. Auch in anderen Branchen zeigt sich ein ähnliches Bild: Im Gastgewerbe sind rund 50.000 offene Stellen zu verzeichnen und mehr als 40 Prozent der Personalabteilungen im Einzelhandel meldeten Ende 2022 einen Mangel an qualifizierten Arbeitskräften.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, wie wichtig innovative Ansätze jetzt sind, um die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern und dem Fachkräftemangel effektiv entgegenzuwirken.

Um die Situation aktiv zu verbessern, ist eine flexible Arbeitsregelung mit Fokus auf Work-Life-Balance essenziell. Dabei sind allein das Angebot von Homeoffice und Flexarbeit für viele nicht ausreichend – und für Frontline-Mitarbeiter:innen im Einzelhandel sowie Gastgewerbe unmöglich. Genau hier kommt die partizipative Dienstplanung ins Spiel.

Denn im Gegensatz zur herkömmlichen Top-Down-Planung haben Mitarbeiter:innen bei der partizipativen Planung eine aktivere Rolle und können ihre Arbeitsstunden selbstständig anpassen. Diese Art der Planung kann als zeitgemäße Form des partizipativen Managementstils betrachtet werden und wird bereits seit geraumer Zeit branchenübergreifend im skandinavischen Raum praktiziert.

Das Besondere dabei ist, dass Führungskräfte trotz des großen Wertes, der auf die aktive Beteiligung aller Mitarbeiter:innen gelegt wird, stets die letzte Kontrollinstanz behalten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Planung des Arbeitsalltags selbstbestimmt und dennoch kontrolliert erfolgt. Das bringt zahlreiche Vorteile mit sich.

Mitarbeiter:innen, die aktiv in die Unternehmensprozesse eingebunden werden, sind oft zufriedener und fühlen sich stärker wertgeschätzt durch ihre Arbeitgeber:innen. Schließlich können sie ihr Arbeitsleben selbstbestimmter gestalten und besser mit ihrem Privatleben in Einklang bringen.

Zudem führt die Teilhabe der Mitarbeiter:innen zu einem höheren Engagement und einer gesteigerten Partizipation im gesamten Unternehmen. Letztendlich führt die Übernahme von Verantwortung seitens der Angestellten zu einer effizienteren betrieblichen Planung, Zeit- und Kosteneinsparungen werden erzielt und der administrative Aufwand reduziert.

Die Implementierung der partizipativen Dienstplanung erfordert Zeit, den Willen, Neues auszuprobieren, und die Bereitschaft seitens der Führungsebene, Verantwortung abzugeben. Folgende Tipps können dabei unterstützen:

Eine Vertrauenskultur ist unerlässlich, um eine erfolgreiche partizipative Dienstplanung zu etablieren. Mitarbeiter:innen sollten sich sicher fühlen, ihre Bedürfnisse und Präferenzen frei zu äußern. Führungskräfte müssen zeigen, dass sie die Meinungen und Ideen ihrer Angestellten schätzen und sie aktiv in Entscheidungsprozesse einbeziehen.

Alle Mitarbeiter:innen sollten aktiv in die Gestaltung des Dienstplans einbezogen werden. Sie sollten die Möglichkeit haben, ihre Arbeitsstunden eigenständig anzupassen und Verantwortung für ihre eigenen Arbeitszeiten zu übernehmen. Dabei sollten ihre Wünsche und Bedürfnisse, soweit es betrieblich möglich ist, berücksichtigt werden.

Um die partizipative Dienstplanung zum Erfolg zu führen, ist es wichtig, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Dafür ist es sinnvoll, alle Führungskräfte und Mitarbeiter:innen zu Beginn über die Vorteile und Ziele dieser neuen Planungsform zu informieren. Schulungen sind hilfreich, um das Verständnis für die neue Arbeitsweise zu fördern und die Akzeptanz zu erhöhen. Zudem sollten Führungskräfte dafür sensibilisiert werden, dass sie ihre Kontrollfunktion behalten, gleichzeitig aber den Mitarbeiter:innen Verantwortung und Entscheidungsfreiheit geben.

Die Umstellung auf eine partizipative Dienstplanung ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten regelmäßig die Effektivität überprüfen und entsprechende Anpassungen vornehmen, um die Planung kontinuierlich zu optimieren. Dafür sollte das Feedback der Angestellten ernst genommen werden, denn es ermöglicht wertvolle Einblicke und Verbesserungsvorschläge. Offenheit für Veränderungen und kontinuierliche Verbesserungen gewährleistet, dass die partizipative Dienstplanung den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen und den Zielen des Unternehmens gerecht wird.

Die Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter, und Unternehmen müssen bereit sein, innovative Ansätze wie die partizipative Dienstplanung zu nutzen, um den sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden und die besten Talente anzuziehen. Es ist an der Zeit, die traditionelle Top-down-Planung hinter sich zu lassen und den Weg für eine partizipative und mitarbeiterfreundliche Personalplanung zu ebnen.

Indem Unternehmen auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter eingehen, schaffen sie eine positive Arbeitskultur, in der Selbstbestimmung und Teilhabe gefördert werden. Dies führt nicht nur zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, sondern zudem zu einer Steigerung der Produktivität und letztendlich zu langfristigem Unternehmenserfolg.