Ob KMU oder Großkonzern: Es ist schwieriger als je zuvor, einen Verkauf erfolgreich abzuschließen. Es sind mehr Leute beteiligt, mehr Informationen verfügbar und ihr kämpft mit einer kürzeren Aufmerksamkeitsspanne, wenn ihr euer Produkt vorstellt. Was ihr vor, während, und nach einer Besprechung macht, kann im CRM oder der Kalkulationstabelle den Unterschied bedeuten zwischen erfolgreichem oder nicht erfolgreichem Abschluss.

Verschiedene Interessengruppen haben unterschiedliche Rollen, also auch unterschiedliche Anliegen, was wiederum heißt: Sie sprechen unterschiedliche Sprachen. Das Finanzwesen interessiert sich etwa für Rechnungserstellung, Umsatzabgrenzung, Steuern und die Einhaltung von Richtlinien. Im Vertrieb sind Provisionen, Wachstum, Umstrukturierung und Zielgruppenansprache wichtige Themen, während sich beim Support alles um Serviceverträge, Berechtigungen und Vorgangsbearbeitung dreht.

Ihr müsst Kommunikationssicherheit haben, damit ihr mit jeder Interessengruppe individuell zugeschnitten kommuniziert. Solch einen kundenspezifischen Inhalt zu kreieren, nimmt Zeit in Anspruch, aber ist auf jeden Fall die Mühe wert.

Ja, ihr habt richtig gelesen. Es mag sich absurd anhören, aber denkt darüber nach, was man braucht, um aus Skeptikern überzeugte Fürsprecher eines Produkts zu machen. In einer einstündigen Besprechung mit einer Interessengruppe mit minimalem Engagement einen Fürsprecher zu finden, ist mehr als nur eine Herausforderung. Es kann sinnvoll sein, die Kontaktperson um Erlaubnis zu fragen, die anderen Besprechungsteilnehmer bereits vorher kontaktieren zu dürfen.

Auch wenn nur eine Handvoll Teilnehmer sich dazu bereit erklärt, euch zu treffen oder am Telefon mit euch zu sprechen: Fragt sie, was ihre Anliegen sind, wie sich euer Produkt mit ihren Interessen überschneidet (oder auch nicht), und welche Fragen ihr schon am Telefon beantworten könnt. Eine persönliche Beziehung mit einer der Personen kann diese im internen Gespräch zu einem Fürsprecher werden lassen.

Oft geht es nur darum, wie man eine Besprechung gestalten muss, damit sie zu einem unterschriebenen Vertrag führt. Denkt stattdessen darüber nach, was ihr tun könnt, um eure Erwartungen noch zu übertreffen.

Ausgefeilte Folien und eine gut vorbereitete Präsentation sind, wie bereits gesagt, relativ normal. Was könnt ihr tun, um Erwartungen zu übertreffen? Wie zeigt ihr eine akute Lage auf und weckt Emotionen? Wenn das Managements kürzlich in der Zeitung oder auf einer Konferenz war, benutzt Zitate von dort, die relevant sind für ihr Ziel und euer Produkt. Wenn ihr ein Produkt, das das Einkaufserlebnis verbessert, an einen überregionalen Einzelhändler verkauft, schickt jemanden zu zehn seiner Geschäfte, um 100 seiner Käufer zu befragen, und teilt eure Ergebnisse mit. Das zeigt, dass ihr bereit seid, euch zu engagieren, um seine Welt zu verstehen. Gleichzeitig stärkt ihr aber auch euer Produkt. So hebt ihr euch von anderen Bewerbern ab und platziert eure Lösung klar als Favoriten.

Wenn ich zum Arzt gehe und mir dort jemand erklärt, was nun passieren wird, fühle ich mich als Patient wesentlich wohler. Die gleiche Logik kann auch bei Besprechungsteilnehmern angewandt werden. Stellt sicher, dass ihr die Besprechung mit einer klaren Tagesordnung beginnt.

In eurer Tagesordnung sollten die folgenden Punkte vorkommen:

1. Wie lange jeder Teil der Besprechung dauern wird
2. Fragen – Erlaubt genug Raum für Q&A und ermutigt die Teilnehmer dazu, ihre Fragen dann zu stellen (das gibt der Besprechung eine persönliche Note)
3. Zeigt, dass ihr eure Hausaufgaben gemacht habt – über die Teilnehmer, die Unternehmensziele oder Branchenkenntnisse
4. Die nächsten Schritte

Ihr solltet euch während der Besprechung Notizen dazu machen, wer etwas sagt, wie er sich ausdrückt und in welchem Tonfall.

Das folgende Szenario kennt ihr vielleicht: Ein Team hat ein Verkaufsgespräch oder stellt sein Produkt einer Gruppe von fünf Personen vor. Zwei davon lächeln, nicken, stellen Fragen und sagen, dass euer Produkt sie interessiert und sie sich bald bei euch melden werden. Nach dem Treffen habt ihr das Gefühl, einen guten Job gemacht zu haben, aber bekommt eine Absage oder hört nichts mehr von dem Unternehmen.

Was oft passiert, ist, dass die drei Personen, die während eurer Präsentation nichts gesagt haben, Fragen oder Bedenken hatten, diese aber erst nach dem Treffen vorbringen. Wenn ihr das nächste Mal in einem Meeting seid und jemand die ganze Zeit still ist, fragt die Person höflich, ob sie Fragen hat und bittet sie darum, ihre Gedanken zu äußern. Wenn die Person das nicht will, habt ihr es wenigstens versucht. Wahrscheinlich wird die Person jedoch ihre Bedenken äußern, was euch die Gelegenheit bietet, diese direkt anzusprechen. So kommen die Bedenken nicht erst zum Vorschein, nachdem ihr bereits gegangen seid.

Bevor das Meeting überhaupt stattfindet, solltet ihr bereits einen Termin für eine Nachbesprechung mit eurem Kontakt im Unternehmen vereinbaren – am besten noch am gleichen Tag oder binnen 24 Stunden. Sobald ihr die Besprechung verlassen habt, geht der Wettlauf gegen die Zeit los. Jede Minute, die verstreicht, bringt euch weiter weg vom Verkaufsabschluss. Eine zeitnahe Nachbesprechung des Meetings erlaubt euch, ein Gespür dafür zu bekommen, was die Interessenten von eurer Präsentation halten, und ihr könnt entsprechend reagieren.

Vielleicht findet ihr heraus, dass alle euer Produkt fantastisch, aber leider zu teuer fanden, oder ihr nicht so viele Features anbietet wie ein Konkurrent. Egal, was ihr herausfindet, wenn ihr diese Probleme innerhalb eines Tages statt einer Woche lösen könnt, kann das der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg sein.

Macht außerdem direkt nach jedem Meeting Notizen. Dafür können die folgenden Fragen hilfreich sein: Wie schätzt ihr die individuelle Einstellung jedes Teilnehmers ein? Hat eure Präsentation die verschiedenen Vertreter im Unternehmen angesprochen? Wie schätzt ihr die Fragen ein, die ihr gestellt habt? Wie schätzt ihr die Fragen der Teilnehmer ein (hier gilt: je spezifischer ihre Fragen, desto besser für euch)? Wie schätzt ihr euren CTA ein? Wie ist euer Gesamteindruck und wie hätte dieses Meeting besser laufen können?

Diese Notizen sind maßgeblich dafür, wie sich euer Produkt, eure Kommunikation mit den Kunden und eure Herangehensweise entwickelt. Seid detailliert und teilt eure Erkenntnisse so oft wie möglich mit eurem Team. Dieses Wissen wird euch viel Zeitverschwendung und Frust ersparen.

Niemand findet euer Produkt so fantastisch wie ihr. Wenn ihr etwas präsentiert, könnt ihr nicht erwarten, dass andere direkt überzeugte Fans sind. Wahrscheinlicher ist es, dass ihr in einem überaus hart umkämpften Bereich arbeitet oder das die Anwendung eures Produkts für eure Zuhörer zu kompliziert zu verstehen ist.

Wahrscheinlich geht ihr bereits jetzt an jedes Meeting wie an ein WM-Spiel heran. Teams, die gewinnen, strengen sich aber meist überdurchschnittlich an. Herausragende Sportler bereiten sich angestrengt auf das Spiel vor, geben während des Spiels alles, und bereiten sich nach dem Spiel schon wieder auf das nächste vor. Das gleiche Prinzip gilt für euch hier auch.