Erst kürzlich zeigte eine Umfrage unter britischen Angestellten, dass vor allem jüngere Mitarbeitende der Generation Z das Thema Pünktlichkeit im digitalen Meeting nicht so ernst nehmen, während vor allem die Boomer-Generation hier disziplinierter ist. Doch wie geht man mit so etwas um und wann ist es okay, einen neuen Termin anzusetzen?

Eigentlich ist die Situation relativ klar: Auch wenn man sich physisch vor dem Besprechungsraum einfindet, erwarten alle Beteiligten, dass der:die Initiator:in oder jene:r, der:die den Schlüssel hat, pünktlich ist. Umgekehrt erlebt man, je nach Situation und Disziplin, dass auch hier nicht so genau auf die Zeit geachtet wird. Klar ist: Alle haben etwas zu tun und wenn sechs Beteiligte zehn Minuten auf den Siebten warten, ist eine Arbeitsstunde für nichts verschwendet.

Wer sich auf ein Meeting vorbereitet hat, hat sich einen entsprechenden Zeitslot freigehalten – und auch nur diesen. Insofern ist es legitim, wenn man im Umgang auf Augenhöhe Pünktlichkeit anmahnt – bei digitalen wie physischen Meetings – und sich auch nach einigen Minuten wieder anderen Dingen widmet. Nach Ablauf der zehn oder 15 Minuten hat man dann eben keine Zeit mehr und gerade ein 1:1-Meeting muss dann neu angesetzt werden. Wo dies aufgrund der Hierarchieebenen möglich ist, sollte man daher durchaus einmal ein Meeting canceln und auf später verschieben, wenn nach zehn Minuten der Gegenpart nicht da ist.

Natürlich gilt dieses (eigene) Pünktlichkeitsgebot noch mehr im Umgang mit externen Gesprächspartner:innen. Hier werden die Gesprächspartner:innen vielleicht nicht direkt unhöflich sein wollen, warten aber auch nicht gerne und haben sich gegebenenfalls auch irgendwo gemeinsam eingefunden.

Technische Hürden beachten – zweiten Kanal halten

Doch die Sache hat noch einen weiteren Aspekt: Manchmal hat es technische Hintergründe, wenn Gesprächsteilnehmer:innen digital nicht beitreten können. Generell sollte man daher die Telefonnummer oder Mailadresse der Gesprächspartner:innen bereithalten, um im Enstfall nachfragen zu können.

Und natürlich kann es bei Meetings auch mal vorkommen, dass jemand aus einem zwingenden Grund nicht dabei sein kann oder anderweitig aufgehalten wird. Dann ist es aber ebenfalls sinnvoll und höflich, einen der anderen Teilnehmer über einen zweiten Kanal darüber zu informieren und gegebenenfalls hier klar zu kommunizieren, dass die anderen nicht warten sollen.

Erfahrungsgemäß hat all das aber auch mit dem Vorbild seitens der Vorgesetzten zu tun, wie man in unterschiedlichen Unternehmen sehr unterschiedlich sieht. Wenn Führungskräfte sich selbst den Terminkalender zu voll laden und daher selbst häufiger verspätet oder gar nicht im Meeting erscheinen, färbt das aufs Team ab. Deshalb gelten die Erfahrungswerte, die viele von uns während der Coronapandemie gesammelt haben, auch weiterhin. Ist ein Meeting wichtig genug, dass es stattfindet, dann nimmt man es bitte auch wichtig genug, um pünktlich zu sein.

Weiterhin gilt natürlich, dass man Meetings (digital wie physisch) nur dann einberufen sollte, wenn es auch etwas zu besprechen gibt oder damit zu rechnen ist. Auch und gerade das digitale Meeting muss vorbereitet werden – mindestens mit einer knappen Tagesordnung oder einigen Stichworten, was zu besprechen ist. Die sollten dann alle auch im Vorfeld und zur Vorbereitung haben, etwa in der Einladung. Und: Meetings beginnen nicht nur pünktlich, sondern werden nicht unnötig in die Länge gezogen. Hier ist die digitale Form rein psychologisch etwas einfacher, da sie aufgrund der Präsenz am Bildschirm dazu einlädt, sich kurz zu fassen.

Übrigens ist es unabhängig davon sinnvoll, als Host eine Videokonferenz bei Zoom oder Teams so einzurichten, dass Teilnehmer:innen auch vor dem Host Zutritt zum Raum haben. Das sollte, insbesondere bei kleineren Gruppen, aber auch wenn sich alle Beteiligten kennen, kein Compliance-Problem sein – und es verhindert Probleme, wenn etwa der:die Initiator:in kurzfristig ausfallen. Bei Zoom kann man hierfür beispielsweise in den Kontoeinstellungen die entsprechende Standardeinstellung vornehmen.