Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Ernst & Young aus dem Mai 2021 befürworten mehr als drei Viertel der Büroangestellten das Homeoffice. Nachdem die Homeoffice-Pflicht am 1. Juli wieder abgeschafft wurde, wird nun wieder über ihre Einführung debattiert. Über kurz oder lang wird das Büro aber wieder in unseren Fokus rücken und dann stellen sich folgende Fragen: Darf überhaupt weiter von zu Hause gearbeitet werden und wenn ja, an wie vielen Tage die Woche? Einen idealen Mittelweg zwischen dem alten Normal und der pandemiebedingt extrem ausgeprägten Flexibilität zu finden, gestaltet sich bislang in vielen Unternehmen schwierig.

Bei Haufe Tax & Tax Consultants wollen rund 80 Prozent der Mitarbeitenden langfristig das Homeoffice beibehalten. Doch wir mussten schnell feststellen: Es kann keine verbindliche und einheitliche Regel geben. Die Flexibilität, die wir in den vergangenen Monaten mehr zu schätzen gelernt haben, wäre mit festen Regeln bezüglich der Arbeitsorte und -zeiten sofort wieder passé – und wir hätten aus der Pandemie nichts Positives mitgenommen. Wenn stattdessen die einzelnen Teams selbst die Verantwortung übernehmen, wie oft und von wo sie arbeiten möchten, sorgt dies nicht nur für gesteigerte Flexibilität, sondern auch für mehr Zufriedenheit.

Was für eine Abteilung gelingt, muss aber nicht zwingend für andere auch gut sein. Vielmehr braucht es Guidelines, die Raum zur individuellen Ausgestaltung lassen. Jedes Team darf daher selbst eine Richtlinie für den Arbeitsort und Kernarbeitszeiten definieren. Manche Teammitglieder benötigen mehr Flexibilität als andere.

Es stellt sich bei aller Flexibilität jedoch betriebswirtschaftlich die Frage: Wenn das Arbeiten von überall ermöglicht wird, sind die Büros dann dem Untergang geweiht? Ja. Jedenfalls, wenn sie es nicht schaffen, eine neue Rolle in der hybriden, neuen Arbeitswelt einzunehmen. Das muss aber nicht so sein.

Büros sollten künftig eher als Eventlocations verstanden werden: Man muss stetig Neues bieten, damit Menschen Freude daran haben, weiterhin ins Büro zu kommen. Das Office hat auch Vorteile – die müssen nur viel expliziter kommuniziert werden. Vielleicht wird es verstärkt möglich sein, sich tageweise sogar in andere Büros einzubuchen. Ein klassischer Tapetenwechsel also, der nicht nur die Kreativität fördert, sondern auch verfügbare Flächen bestmöglich nutzt. Unternehmen werden anderen ihren Arbeitsraum zur Miete zur Verfügung stellen, andere Unternehmen werden ihre Bürofläche vielleicht aufgeben und stattdessen fremde Flächen nutzen.

Langfristig sollte es nicht darum gehen, nur den eigenen Rechner von einem Ort an den anderen zu tragen und dort weiterzuarbeiten, wo man woanders aufgehört hat. Es werden zusätzlich Office-Branding-Maßnahmen, ähnlich der Employer-Branding-Maßnahmen, für Unternehmen benötigt. Allen sollte klar sein, wofür sie ins Büro kommen. „Zur Arbeit“ sollte nicht (immer) die erste Antwort sein. Um die Attraktivität zu erhalten, wenn Mitarbeitende für das Arbeiten auch zu Hause bleiben können, braucht es Austauschformate.

Menschen brauchen den direkten Austausch. Innovationen und Ideen entspringen aus zufälligen Begegnungen. Wir müssen ungeplante Begegnungen ermöglichen, Zufälle forcieren und Kreativität den benötigten Raum geben! Wir nennen es auch den „Kneipenabend-Effekt“. Erst durch nicht vorhersehbare Zusammentreffen, nicht vorhersehbare Gespräche kommen wir auf neue Impulse und Gedanken.

Spontane soziale Interaktionen, die sich aus dem Moment heraus ergeben, sind nicht ohne Verluste in die Remote-Welt übertragbar. Durch den Wegfall dieses Kneipenabend-Effkets in der remoten Arbeitswelt wird eine bereits effiziente Maschine scheinbar noch effizienter gemacht: Schließlich fällt alles, was auch nur annähernd „Flurfunk“ ist oder die Konzentration rauben könnte, plötzlich weg. Für diese nicht mit beruflichen Themen verbrachte Zeit am Kickertisch, das zufällige Vorbeischauen bei Kolleg:innen oder ein gemeinsames Feierabendgetränk gibt es keine funktionierende digitale Varianten. Zumindest haben wir bislang für uns keine zufriedenstellende Alternative gefunden. Der Versuch, unseren gemeinsamen „Bier-Freitag“ in die virtuelle Welt zu übersetzen, wurde nur von maximal drei der sonst über 20 Teilnehmenden angenommen.

Schlussendlich ist die Folge einer zweckmäßig gestalteten Organisation, dass sie Defizite an anderen Stellen entwickelt. Ich bin überzeugt davon, dass eine 100-prozentige remote Company langfristig unattraktiv ist. Ebenso wenig befürworte ich eben eine Regel, die alle Menschen zurück ins Büro kommandiert.

Stattdessen sollten wir Lagerfeuer- und Kneipentage definieren. Für eine vernünftige Diskussion sollte jede:r an einem Ort sein – entweder alle im Büro oder alle remote. An solchen Lagerfeuertagen verabredet man sich zu einem festen Termin und bespricht bestimmte Agendapunkte mit vorher definierten Teilnehmenden. Bei Haufe Tax & Tax Consultants haben wir sie beispielsweise eingeführt, um besonders wichtige und dringende Dinge an einem Ort zu besprechen. Dabei herrscht zum einen Transparenz darüber, wer anwesend sein wird, und zum anderen Gewissheit darüber, wofür man ins Büro fährt. Natürlich kann auch hier ein sozialer Austausch vor Ort stattfinden – im Fokus steht jedoch das gemeinsame Finden von Lösungen.

Kneipentage sind hingegen solche Tage, an denen klar ist, dass man im Büro auf Menschen trifft, jedoch nicht genau weiß, wer zusammenkommt. Hier steht keine Agenda, kein festes Meeting im Fokus, sondern der soziale Austausch. Leitgedanke ist, dass es vor Ort lustig werden kann. Es wird absichtlich Zeit gelassen für ungeplante Interaktionen und das Kreieren neuer, spontaner Ideen.

Was klar ist: Mitarbeitenden muss der Sinn für den Weg in das Büro klar sein, sonst gehen sie die Pendelei ungern ein (das wird auch in der Ernst-&-Young-Studie deutlich). Damit die Büros überhaupt Überlebenschancen haben, sollte es in Zukunft eine Mischung der oben vorgeschlagene Formate und zusätzliche Office-Branding-Maßnahmen geben. Weitere Inspirationen für letztere nehme ich übrigens gerne entgegen!