Wer seine Arbeit mit professionellem Werkzeug verrichtet, arbeitet effizienter und nicht zuletzt auch gesünder. Ein großer Bildschirm, eine gute Tastatur und eine Maus sind in jedem Fall der gekrümmten Sitzhaltung am Notebook vorzuziehen. Dem Vernehmen nach arbeiten viele Mitarbeitende im Homeoffice immer noch auf dem unergonomischen Stuhl am Küchentisch – und nur wenige Unternehmen haben ihren Mitarbeitern in den ersten Wochen und Monaten beispielsweise die Mitnahme des Schreibtischstuhls ermöglicht.

Nach und nach ist das Homeoffice vom kurzfristigen Provisorium zu einer (mehr oder weniger) festen Einrichtung für die kommenden Monate geworden. Doch was tun, wenn der Chef nicht einsieht, dass man auf Dauer dann doch mit vernünftigem Equipment arbeiten muss? Das ist schon aus gesundheitlichen Erwägungen wichtig – und grundsätzlich hat hier der Vorgesetzte sogar eine Verantwortung für seine Mitarbeitenden. Wer einen Betriebsrat im Unternehmen hat, sollte diesen um Unterstützung bitten. Doch in vielen Fällen bleibt vor allem bei kleineren Betrieben nur die Alternative, dir selbst das benötigte IT-Zubehör zuzulegen, wenn du deinen Chef nicht überzeugen kannst oder dieser mit fehlendem Budget argumentiert.

Ein gutes Argument, dem viele Vorgesetzte offener gegenüber sind, sind Mietgeräte. Aktuell erleben Unternehmen, die sich auf das Leasing und die Vermietung von IT-Equipment und Büroeinrichtung spezialisiert haben, deshalb einen regelrechten Boom. Teilweise ordern Unternehmen in größerem Umfang Leihgeräte – oder gleich ganze Pakete mit standardisierten Arbeitsplatzausstattungen.

Egal, ob Anbieter wie Rent-IT, Grover, ein Unternehmen, das IT-Geräte aller Art vermietet, oder Alvero für Büromöbelmieten – allen Anbietern gemein ist, dass sich das Mieten von IT-Equipment und Büromöbeln vor allem bei mittleren Laufzeiten lohnt. Denn bei ganz kurzen Zeiträumen sind die Einrichtungskosten und der Mietpreis ungleich höher, bei langfristiger Miete ist dagegen oftmals der günstige Kauf die bessere Wahl, weil du die Gerätschaften danach noch günstig weiterverkaufen kannst.

Ein weiteres Argument für Mieten oder Leasen ist (gerade aus Sicht kleinerer Unternehmen oder einzelner Selbstständiger) der Cashflow: Denn Mietmodelle ermöglichen, dass der Betrag nicht aufwendig abgeschrieben werden muss und auch nicht auf einmal anfällt.

Eine Alternative für Mitarbeitende ist, insbesondere bei Geräten, die du auch privat nutzen kannst und willst, der Kauf und die steuerliche Absetzung unter den Werbungskosten. Hier kannst du beispielsweise deinen Drucker oder Monitor geltend machen, sofern dieser teilweise beruflich genutzt wird. Je nach Sachlage kannst du beispielsweise eine 50:50-Nutzung beruflich und privat gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Auf der sicheren Seite bist du, wenn dein Arbeitgeber dir bescheinigt, dass du in seinem Auftrag teilweise oder ganz von zu Hause gearbeitet hast. Die Personalabteilungen werden insbesondere im Laufe des Frühjahrs derartige Bescheinigungen häufiger ausstellen müssen, wenn es auf die Abgabe der Steuererklärung zugeht.

Tipp: Eine solche Absprache mit deinem Chef ist auch dann sinnvoll, wenn du beispielsweise aufwendigere oder teurere IT-Geräte nutzen willst als sie dein Arbeitgeber sonst vorsieht. Der schnelle und große Gaming-Monitor statt dem einfachen Office-Bildschirm oder das Hifi-Headset statt dem Standardkopfhörer – all das ist Verhandlungssache.

Wer daheim arbeitet, hat in aller Regel mehr laufende Kosten, etwa für die Wohnnebenkosten oder für den Strom. Der Gesetzgeber hat deshalb eine in der Steuererklärung ansetzbare Homeoffice-Pauschale von maximal 600 Euro geschaffen – jeweils fünf Euro pro Tag für maximal 120 Tage im Jahr. Dabei entfällt – anders als sonst – die Prüfung, in welchem Umfang du zu einer Ansetzung von Kosten überhaupt berechtigt bist. Allerdings ist das Ganze mehr oder weniger ein Nullsummenspiel: Denn wenn du die Homeoffice-Pauschale ansetzen kannst, verzichtest du ja umgekehrt auf die Fahrt ins Büro und damit auf die Pendlerpauschale.

Neben der Homeoffice-Pauschale gibt es vereinfachte Regelungen zur regulären Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers. Diese setzen dann aber einen abgeschlossenen Raum und eine pandemiebedingte Anordnung durch das arbeitgebende Unternehmen voraus.