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Briefe online verwalten: So bekommen digitale Nomaden ihre Post in den Griff

Wer länger an unterschiedlichen Orten unterwegs ist, kann mit Scan-Services seine Briefe im Griff behalten. (Bild: matmart / iStock.com)

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Es gibt inzwischen eine Vielzahl von Diensten, die versprechen, Post zu sammeln, einzuscannen und per E-Mail oder physisch weiterzuleiten. Wie es geht und was dahinter steckt.

Egal, ob du nur deine private Post bekommst oder als Freiberufler oder Unternehmer auch geschäftliche Briefe entgegennehmen musst – wenn du für längere Zeit nicht an deinem üblichen Wohnort bist, bleibt vieles liegen. Ein reiner Nachsendeantrag bei der Deutschen Post, den es ab 19,90 Euro für sechs Monate gibt, ist nur dann eine ausreichende und vernünftige Lösung, wenn du in deiner Abwesenheit durchgehend am selben Aufenthaltsort bist. Das ist naturgemäß bei digitalen Nomaden gerade nicht der Fall.

Doch auch für sie gibt es inzwischen eine wachsende Zahl an Dienstleistern, die für überschaubare Kosten ihre Briefe in Empfang nehmen, für sie einscannen und auf Wunsch auch physisch an eine bestimmte Adresse weiterleiten, falls das zusätzlich erforderlich sein sollte. Um den Nachsendeantrag kommen sie dabei übrigens auch nicht herum – schließlich müssen die an sie gerichteten Sendungen ja irgendwie zum Scan-Service gelangen.

Das Gute am Einscannen der Post: Sie ist quasi überall verfügbar und der digitale Nomade muss im Ernstfall nicht erst Familie oder Freunde bemühen, wenn er ein bestimmtes Dokument braucht. Hinzu kommt: Bestimmte Verträge, Rechtsgeschäfte oder juristische Schriftwechsel müssen oftmals schnell bearbeitet werden. Ein professioneller Scan-Service ist da die sicherste Lösung, wenn man nicht Gefahr laufen will, Fristen zu überschreiten oder Einspruchsmöglichkeiten zu versäumen.

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Post: Digitale Nomaden brauchen Ansprechpartner in Deutschland

Dennoch solltest du, wenn möglich, zusätzlich über einen Ansprechpartner in Deutschland verfügen, der für dich gegebenenfalls ein paar kleinere Besorgungen oder Telefonate erledigen kann. Denn gerade bei entsprechender Zeitverschiebung und Geschäften, für die man möglicherweise irgendwo vor Ort erscheinen muss, ist das ein klarer Vorteil. Wenn du ein Gewerbe führst oder Schriftwechsel mit dem Finanzamt hast, bietet sich dein Steuerberater als Korrespondenzadresse an. Diese kann beim Finanzamt gleich hinterlegt werden, damit du keine Fristen versäumst.

Einige Einschränkungen gibt es allerdings – ähnlich wie beim herkömmlichen Nachsendeantrag: Nicht weitergeleitet werden  Sendungen mit Vorausverfügung (solche Hinweise wie „bei Umzug mit neuer Anschrift zurück“) oder Pressevertriebsstücke und Infopost ohne Umhüllung. Letzteres dürfte allerdings eine zu vernachlässigende Einschränkung darstellen. Einige andere Sendungsarten kosten dagegen empfindliche Aufpreise, etwa Päckchen und Pakete. Diese kannst du aber beim Nachsendeantrag auch explizit ausschließen.

Auf Seite zwei erfährst du, welche Services deine Post scannen – und warum der Dienst der Deutschen Post gar nicht für alle der am besten geeignete ist.

Diese Dienste sammeln und scannen deine Briefpost

  • Digitalkasten stellt dir deine Post in eingescannter und verschlüsselter Form zur Verfügung. Die Originale werden aufbewahrt und wahlweise an eine beliebige Adresse weiterversandt oder sicher vernichtet. Da die Sendungen nicht nur gescannt, sondern auch durch eine OCR-Software geschickt werden, sind die Briefe zudem durchsuchbar, was Inhalte schneller auffindbar macht. Zusätzlich lassen sich bis zu 15 Dokumente zusammenstellen, die dir dann per Sammelsendung für günstiges Geld nachgeschickt werden. Die private Nutzung kostet 20 Euro monatlich, die geschäftliche 29,50 Euro (Zusatzservices wie physische Weiterleitung oder physische Archivierung kosten extra).
  • Dropscan präsentiert sich nicht nur als digitaler Briefkasten, sondern will dich dem papierlosen Büro auch ein Stück näherbringen. Abgesehen von diversen Tarifen für private und gewerbliche Kunden zur Verarbeitung der Post (ab 12,90 Euro für private Nutzer oder zehn Euro zuzüglich Mehrwertsteuer für Gewerbliche) kannst du auch einfach größere Mengen an Dokumenten scannen und durch eine OCR-Software schicken lassen. Scans der Dokumente lassen sich einfach in einer der gängigen Clouds – von Dropbox über Evernote bis Google Drive – speichern.
  • E-Post-Scan ist die offizielle Lösung der Deutschen Post für das Scannen und Archivieren von Briefpost. Dort werden für 24,95 Euro monatlich die eingehenden Briefe gescannt und in digitaler Form an eine E-Post-Adresse geschickt. Die physischen Briefe werden danach an eine gewählte Postadresse weitergeleitet. Die Deutsche Post unterscheidet dabei zwischen einem kürzeren, befristeten Auftrag – du bekommst deine Post in physischer Form hinterher gesammelt zugestellt – oder einem unbefristeten Auftrag. In letzterem Fall wird dir die physische Post wmonatlich an eine bestimmte Adresse weitergeleitet. Diese Variante eignet sich vor allem für Nutzer, die einen Stützpunkt in Deutschland haben, bei dem kein Briefkasten überlaufen kann.
  • Caya eignet sich für längere Auslandsaufenthalte. Privatkunden erhalten für neun Euro monatlich (bei jährlicher Zahlweise) sämtliche scanbare Post gescannt, eine monatliche Weiterleitung der Originaldokumente sowie eine eigene Postadresse. Das ist praktisch, wenn du in Deutschland nicht mehr über einen Briefkasten verfügst. Als gewerblicher Kunde kannst du für 25 Euro monatlich fünf Empfängeradressen in einem Account verwalten und genießt priorisierte Bearbeitung deiner Anfragen und Scans. Auch bei Caya ist deine Post durchsuchbar. Tipp: Wer den Dienst einfach mal ausprobieren will, kann ein Testkonto für 20 Sendungen (Free) eröffnen.

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2 Kommentare
Tom Vogt
Tom Vogt

Das ist wirklich mal eine tolle Idee mit dem Digitalisieren der eigenen Post. Es ist wirklich unglaublich wie viel Papier sich dort immer ansammelt. Das wäre alles wirklich viel besser wenn man diese ganzen Dinge Digital lösen könnte.

Antworten
Ben
Ben

Toller Artikel, bin nun auch zufriedener CAYA Kunde! Wer es ausprobieren will, mit dem Code ” ck4y2rbrdni2b0e978p9pdc6c ” bekommt man derzeit 1 Monat CAYA Premium for free!

Grüße,

Ben

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