Im digitalen Zeitalter wird häufig vergessen, dass auch Druckerzeugnisse personenbezogene Daten enthalten können. Gedruckte Dokumente und Datenträger, die im Papierkorb landen, sind vor unberechtigten Zugriffen nicht geschützt. Akten müssen ordnungsgemäß vernichtet werden (zum Beispiel Schreddern). Um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, ist es vorteilhaft, die Aktenvernichtung an externe Dienstleister abzugeben. Es ist einfacher, die Dokumente in Datenschutztonnen zu vernichten, als den Schredder zu benutzen.

USB-Sticks, externe Festplatten und CD-ROM sind beliebt, um private Angelegenheiten am Arbeitsplatz zu erledigen oder Firmenunterlagen mit nach Hause zu nehmen, um nach der Arbeit noch daran weiterzuarbeiten. Hier lauert Gefahr! Die Geräte können mit Schadsoftware infiziert sein, die sich im Betriebssystem ausbreitet und eine Gefahr für Daten darstellt. Betriebsintern sollten daher private Geräte verboten und firmeneigene Geräte mit Verschlüsselungen ausgestattet sein.

Homeoffice und unterwegs arbeiten sind weit verbreitet. Häufig werden die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel (Laptops, Tablets, Smartphones) auch für private Zwecke genutzt. Dadurch können unbefugte Dritte, insbesondere bei Verlust oder Diebstahl, leicht Einblick in vertrauliche Firmenunterlagen erhalten. Festplatten und USB-Sticks sollten deshalb unbedingt verschlüsselt und die Nutzung des öffentlichen WLAN verboten werden.

Viele Mitarbeiter nutzen private E-Mail-Adressen zum Versenden von betrieblichen Dokumenten mit vertraulichen, personenbezogenen Daten. Gründe: Bequemlichkeit, Unerfahrenheit mit E-Mail-Programmen des Unternehmens, Nutzung der Dokumente für private Zwecke. Dabei nutzen sie häufig unsichere Transfermethoden. Leider wissen das auch viele Hacker, die immer auf der Suche nach Möglichkeiten sind, vertrauliche Daten zu stehlen.
Die Nutzung privater E-Mail-Accounts für betriebliche Zwecke sollte daher untersagt sein. Für die Verschlüsselung von Dateianhängen sollten automatisierte Tools eingesetzt werden.

Mitarbeiten, die personenbezogene Daten verarbeiten, sollten für jede Anwendung eigene Accounts eingerichtet werden. Account-Sharing ist ein No-Go! Die Accounts sind allerdings sinnlos, wenn sie nicht durch sichere Passwörter geschützt sind. Aus Bequemlichkeit werden gern einfache Passwörter genutzt und am liebsten immer das gleiche. Ein fataler Datenschutz-Fehler! Ist ein Passwort einmal geknackt, besteht so die Möglichkeit auf alle Nutzer-Accounts zuzugreifen und somit Zugang zu vertraulichen Daten zu erlangen. Mitarbeiter sollten technisch gezwungen werden, möglichst lange Passwörter zu nutzen. Je länger ein Passwort, desto sicherer. Dabei helfen Eselsbrücken wie Anfangsbuchstaben eines Satzes: „Seit dem Jahr 2018 ist mein Passwort sicher“: SdJ2018imPs.

Büroräume bieten einige Gefahren für Datenschutzverstöße. Insbesondere wenn betriebsfremde Personen in Büroräume gelassen werden und ohne Begleitung umherspazieren können. Ein offenes Büro, ein unverschlossener Serverraum, ein vergessenes Dokument auf dem Drucker können fatale Folgen für den Datenschutz von Kunden und Mitarbeitern haben. Der Zugang zu den Büroräumen sollte Betriebsfremden nur für Betriebszwecke gestattet sein und das auch nur unter Aufsicht.

Vor allem unerfahrenen Telefonisten kann es passieren, dass Auskünfte zu personenbezogenen Daten gegenüber einem unberechtigten Zuhörer gemacht werden. Zur Vermeidung ist es unerlässlich, den Mitarbeiter schon im Voraus gründlich darin einzuweisen, welche Auskünfte gemacht werden dürfen und welche nicht.

Vertrauliche Briefe, Verträge, Notizen mit Passwörtern, USB-Sticks und das alles auf einem Haufen. Wenn dann auch noch jeder x-beliebige Mitarbeiter diesen Haufen sehen kann, ist das Datenschutz-Chaos perfekt. Hilfreich ist eine Clean-Desk-Policy, die vorsieht, dass bei Verlassen des Arbeitsplatzes keine Unterlagen mit vertraulichen Dokumenten zurückgelassen werden dürfen. Computer müssen gesperrt werden.

Einer der Grundsätze des Datenschutzrechts ist die Speicherbegrenzung. Daten sollen nur solange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Bestes Beispiel ist das überquellende E-Mail-Postfach. Dieses sollte regelmäßig geleert werden. Dokumente mit personenbezogenen Daten, die auf der Festplatte gespeichert sind, aber nicht benötigt werden, müssen in den Papierkorb verschoben werden. Achtung: Aufbewahrungsfristen beachten!

Jeder Mensch macht mal Fehler. Um Ärger mit den Vorgesetzten zu vermeiden, neigen Mitarbeiter dazu, Datenpannen zu verschweigen. Folge sind Schäden für Betroffene und das Unternehmen. Sie müssen Mitarbeiter für den Datenschutz sensibilisieren, dessen Bedeutung verdeutlichen und mit gutem Beispiel vorangehen. Schulungen und ständige Thematisierung des Datenschutzes sind hier hilfreich.