Wo Führungskräfte regelmäßige Mitarbeitergespräche als lästig empfinden, bleibt viel Potenzial auf der Strecke. Zum einen für das jeweilige Teammitglied selbst, sich weiterzuentwickeln. Zum anderen aber auch für das Unternehmen, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht ihren Fähigkeiten und Interessen nach eingesetzt werden. Zu diesem Schluss kommt Linh Grethe.

Die Hamburgerin leitet bei Zapliance den People-&-Culture-Bereich. Außerdem ist sie die Gründerin von Human Relations Collective und HR-not-so-Serious-Podcasterin. Im Gespräch mit t3n verrät die HR-Expertin, wie Mitarbeitergespräche die besten Ergebnisse bringen.

Gute Vorbereitung: Niemand geht unvorbereitet in ein Mitarbeitergespräch und hofft, dass alles gut geht, so Linh Grethe: „Plane im Voraus, welches Ziel das Treffen verfolgt. Überlege, welche Fragen du stellen möchtest, und vor allem, wie du auf mögliche Antworten reagieren wirst. Hol dir Hintergrundinformationen über die Mitarbeiterin beziehungsweise den Mitarbeiter ein, denn das zeigt auch, dass du dich wirklich um sie kümmerst. Falls ihr mal den Faden verliert, kann ein strukturierter Leitfaden helfen, den Überblick zu behalten.“

Wertschätzender Einstieg: Der Beginn des Mitarbeitergesprächs spielt eine entscheidende Rolle für den gesamten Verlauf, sagt Linh Grethe. „Starte das Treffen mit Anerkennung und Wertschätzung für die Leistungen und Beiträge der Mitarbeiterin beziehungsweise des Mitarbeiters. Zeige Interesse an den beruflichen Zielen deines Gegenübers und signalisiere, dass deren Meinung und deren Beitrag geschätzt wird. Ein freundlicher Einstieg in ein Mitarbeitergespräch schafft eine positive Atmosphäre und erleichtert den Start enorm.“

Psychologische Sicherheit: Mitten im Großraum oder zwischen Tür und Angel fühlt sich niemand wohl, wenn über die Zukunft gesprochen wird, sagt Linh Grethe. „Daher sollte für Mitarbeitergespräche immer eine gemütliche Atmosphäre geschaffen werden. Seid freundlich und entspannt, und vor allem: ohne Druck. Die Sitzordnung sollte nebeneinander sein und nicht gegenüber. Und was wichtig ist: Lass die Mitarbeiterin beziehungsweise den Mitarbeiter auch eventuell kritische Gedanken erklären, ohne vorwurfsvoll zu sein.“

Dialog forcieren: „Jetzt, wo ihr im Mitarbeitergespräch seid, ist es an der Zeit, die richtigen Fragen zu stellen“, so Linh Grethe. „Nutze offene Fragen, die der Mitarbeiterin beziehungsweise dem Mitarbeiter genug Raum geben, Ideen ausführlich zu teilen. Du könntest fragen: ‚Wie siehst du deine berufliche Entwicklung in unserem Unternehmen?‘ oder ‚Was könnten wir tun, um deine Arbeit hier noch besser zu gestalten?‘ So ermutigst du zu einer umfassenderen Kommunikation und bringst wichtige Anliegen für alle zur Sprache.“

Aktives Zuhören: Die Fragen sind gestellt – jetzt sei es an der Zeit, zuzuhören. „Aktives Zuhören bedeutet nicht, dass du dasitzt und nickst, sondern dass du wirklich auf das hörst, was deine Mitarbeiterin beziehungsweise dein Mitarbeiter dir sagt. Wenn sie oder er etwas erklärt, frage nach, um sicherzustellen, dass du alles richtig verstanden hast. Zeige, dass du an deren Blickwinkeln interessiert bist und dass du bereit bist, an Lösungen zu arbeiten“, so Linh Grethe. Aktives Zuhören sei der Schlüssel für Vertrauen und Schaffung einer Gesprächsdynamik.

Individuelle Lösungen: Hier ist die Sache für Linh Grethe klar: „Geld allein reicht nicht, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über längere Zeit zufriedenzustellen oder zum Bleiben zu bewegen. Ein nicht-monetäres Problem auf Basis von Geld zu lösen, ist kurzsichtig. Jede Fachkraft hat ihre eigenen und ganz individuellen Gründe für Unzufriedenheit, und es ist nicht nur die Aufgabe der Führungskraft, herauszufinden, welche Gründe das konkret sind, sondern auch, wie sie langfristig und nachhaltig aus der Welt geschaffen werden können.“

Nachbearbeitung: Nachdem das Mitarbeitergespräch vorbei ist, ist es an der Zeit, die besprochenen Punkte schriftlich festzuhalten, so Linh Grethe. „Notiere die Punkte und die vereinbarten Maßnahmen. Wichtig: Stelle sicher, dass die Dinge, die im Mitarbeitergespräch besprochen wurden, tatsächlich auch in die Umsetzung kommen. Halte die jeweiligen Teammitglieder über den Fortschritt auf dem Laufenden. Das zeigt, dass du nicht nur leere Versprechungen machst, sondern deine Verpflichtungen ernst nimmst und in die Tat umsetzt.“