Microsoft geht davon aus, dass es auch auf Dauer nicht zu einer vollständigen Rückkehr aller derzeit im Homeoffice Tätigen in die Bürogebäude ihrer jeweiligen Unternehmen kommen wird. Diese Annahme hat sich das Unternehmen im Rahmen der Untersuchungen zum hauseigenen Work-Trend-Index bestätigen lassen: Über 80 Prozent der befragten Manager haben dabei angegeben, auch nach der Pandemie mit einer deutlichen Flexibilisierung der Arbeitswelt, vor allem mit Blick auf eine Homeoffice-Nutzung, zu rechnen.

Entsprechend bedarf es Software-Lösungen, die diese Art des Arbeitens bestmöglich unterstützen und verteiltes, kollaboratives Arbeiten ermöglichen. Konsequenterweise fokussiert sich der Hersteller aus Redmond dabei auf sein verhältnismäßig neues Werkzeug namens Microsoft Teams. Diese ursprünglich als Wettbewerber zur Team-Kommunikationslösung Slack eingeführte Software erhält in der Zukunft immer mehr Schnittstellen zu den anderen Produkten der Office- und Enterprise-Suites des Unternehmens.

Mit Microsoft Viva hat der Hersteller zudem eine Anwendungsumgebung geschaffen, die das Büro vollständig virtualisiert und alle Strukturen, die üblicherweise innerhalb eines Bürogebäudes vorhanden sind, ortsunabhängig zur Verfügung stellt. Damit wäre im Grunde niemand mehr darauf angewiesen, Arbeitstage im Büro zu verbringen, alles wäre virtuell.

Diesen neuen Ansatz bezeichnet Microsoft als Employee Experience Platform, also als Mitarbeitererlebnisplattform in (zu) freier Übersetzung, und sieht darin eine völlig neue Software-Kategorie, deren Wert der Hersteller auf rund 300 Milliarden US-Dollar jährlich schätzt. Mit den vollständig in Microsoft 365 und vor allem in die Kollaborationslösung Teams integrierten Viva-Modulen will der Hersteller alle relevanten Aspekte eines Lebens als Beschäftigter virtuell abbilden.

Dazu gehören Möglichkeiten, sich das Unternehmenswissen zu erschließen, zu lernen, sich zu beteiligen, aber auch, sich um seine persönliche Gesundheit zu kümmern. Viva bildet quasi eine Firmenstruktur mit allen formellen und informellen Elementen online ab. Dabei will Microsoft umfangreich künstliche Intelligenz einsetzen, um Beschäftigten auf diese Weise zu jeder Zeit den dann für sie relevanten Vorschlag zu machen. Wir haben Viva schon vor einem Monat ausführlicher vorgestellt.

Künstliche Intelligenz ist Microsofts zentraler Ansatz, wenn es um die Erweiterung der Büroflächen in die Unendlichkeit geht. Auch das Kollaborations-Tool Teams erhält neue Pro-Funktionen, die verteilten Arbeitskräften Unterstützung bieten.

Für den Teams-Alltagsnutzer am interessantesten dürften dabei die „Meeting Insights“ sein. Diese Funktionssammlung soll Besprechungsteilnehmer vor, während und nach einem Meeting unterstützen, indem sie kontextrelevante Informationen zur Besprechung verfügbar macht. Dazu setzt die von Microsoft sogenannte Sitzungsintelligenz auf KI-Algorithmen, die von den Forschern bei Microsoft Research entwickelt worden sein sollen. Laut Microsoft soll die KI Team-Nutzern den Informationszugang so „einfach, als hätten sie ihren eigenen Assistenten“, machen.

Die zweite Pro-Funktion kümmert sich um die in Coronazeiten immer beliebter werdenden Webinare. Microsoft will die bisher bereits rudimentär vorhandene Möglichkeit, webbasierte Seminare über die Teams-Lösung zu veranstalten und an ihnen teilzunehmen, deutlich benutzerfreundlicher gemacht haben.

Besprechungen erfahren einen besonderen Fokus, wenn Menschen sich nicht mehr täglich im Büro sehen können. Um das typische Präsentieren mit Folien auf das virtuelle Meeting zu übertragen, erhält Teams einen Presenter-Mode, mit dem traditionell per Powerpoint erstellte Folien in virtuellen Besprechungen gezeigt werden können.

Ein ebenfalls omnipräsentes Problem in dezentralen Umgebungen, nämlich das Drucken, will Microsoft mit Universal Print lösen. Das erlaubt es, auf einfache Weise Drucker zu finden und zu verwenden, ohne dafür erst noch Treiber oder andere Software installieren zu müssen.

Je nachdem, wie weit verteilt eine Arbeitsgruppe ist, stellen sich weitere Probleme. Eines davon ist die Frage, wo die Daten gespeichert werden. Im Frühling will Microsoft dafür auch in Teams die sogenannte Multi-Geo-Funktion ausrollen. Die erlaubt es Nutzern, selbst zu spezifizieren, wo auf der Welt ihre Daten gespeichert werden. Das ist besonders in Ländern wichtig, in denen entsprechende Datenschutzregeln gelten, wie etwa in der Europäischen Union.

Ebenso wichtig ist es, Dokumente, an denen mehrere Personen verteilt arbeiten, gegen den unbefugten Zugriff von außen zu schützen. Hier setzt Microsofts „Information Protection“ ein, ein erweiterbarer Schutzmechanismus, der zunächst für Dokumente und E-Mails greifen soll.

Für eine vollkommen nahtlose Nutzererfahrung will Microsoft die passwortlose Authentifizierung sowohl für die Cloud wie auch in der Hybrid-Nutzung umsetzen. Dazu unterstützen die Azure-Active-Directory-Dienste die Authentifizierung mittels biometrischer Verfahren wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung, per Authenticator-App oder unter Verwendung eines FIDO2-Dongles.