Euer IT-Team ist klein, aber fein? Der Code für eure Software-Projekte liegt bei GitLab, aber euer Projektmanagement wickelt ihr über Atlassians Jira ab? Wenn ihr euch gerade am Scheideweg zwischen Jira und GitLab befindet, helfen folgenden Punkte bei der Wahl des idealen Projektmanagement-Tools:

Ihr habt euch zum Umzug von Jira zu GitLab entschieden? So weit so gut, denn der Export birgt eine große Challenge. Gerade der Export von Issues, Storys und Co. gestaltet sich schwieriger, als man anfänglich denkt. Einige Converter gibt es zwar, die euch dabei helfen, die Projektinformationen auszulesen, doch die Ergebnisse sind meist fehlerhaft und nicht überzeugend. Hier empfiehlt sich tatsächlich ein eigens programmiertes Tool, das das gerenderte HTML exportiert. Dieses könnt ihr dann bei GitLab importieren und so wieder auf eure Projektdaten zugreifen. Seid euch aber auch bewusst, dass ein derartiges Tool für einen enormen Ressourcen-Verschleiß sorgen kann. Speziell die Schnittstellen von GitLab und Jira bergen einige Eigenarten, die nur mit Know-how beider Tools bewältigt werden können. Natürlich birgt die Erstellung eines derartigen Tools einen gewissen Aufwand, den es einzuschätzen gilt. Fehlt euch diese Expertise, überlegt genau, ob es zwingend notwendig ist, alle Projektinformationen zu übertragen. Alternativ könnt ihr auch händisch die Daten importieren und dann einen „kompletten“ GitLab-Neustart wagen. Das kann sich je nach Situation, Anzahl und Größe der Projekte bezahlt machen. Solltet ihr an dieser Stelle schon zweifeln, könnt ihr hier aufhören weiterzulesen – bleibt bei Jira!

Durch die häufigen Weiterentwicklungen von Jira wächst der Funktionsumfang stetig. Für den einen ein Segen, für den anderen wird es unnötig verkompliziert. Es gab viele positive Veränderungen, wie etwa die verbesserte Verknüpfung mit Confluence. Auf diesem Weg erhalten Nutzer ein komfortables Wiki, um Hintergründe zum Projekt schnell und intuitiv einzusehen. Dennoch sind viele Workflows und auch die Vergabe von Rechten sehr komplex geworden. Funktionen wie die Issue-Ansicht sind mittlerweile so stark verändert worden, dass die Erstellung von Aufgaben sehr umfangreich ist und eine lange Einarbeitung erfordert. Erst dauerten das Erstellen und Zuweisen eines Task etwa fünf Minuten, jetzt vergeht deutlich mehr Zeit, bis ein Issue geöffnet wird, alle Felder gesetzt und zugewiesen sind. Für große Unternehmen sind diese Erweiterungen der Software sicherlich hilfreich, um verschiedenste Projekte detailliert zu planen und umzusetzen. Bei einer überschaubaren Zahl an Mitarbeitern und Projekten passt Jira kaum in kleine Unternehmen. Hier reichen schlankere Strukturen wie sie GitLab bietet, um Prozesse abzubilden und zu managen. Daher stellt euch die Frage: Welche Funktionen von Jira braucht ihr wirklich?

Für jedes Projekt erstellt GitLab Cycle-Analytics, sodass ihr schnell einsehen könnt, wie lange ein Issue bis zur Fertigstellung braucht. Zusätzlich könnt ihr Details zum aktuellen Workflow einsehen. Das bringt euch gleichzeitig Erkenntnisse darüber, wo sich Engpässe befinden, sodass ihr euer Qualitätsmanagement optimieren könnt. Auch Jira bietet natürlich eine komplexe Zeiterfassung über beispielsweise kostenpflichtige Plugins wie Tempo oder Time Doctor an. Reichen euch grundlegende Zeitmanagement-Funktionen und wollt ihr auf Drittanbieter-Software verzichten, solltet ihr auf GitLab zurückgreifen.

Die aktuelle, kostenfreie GitLab-Community-Version ist für kleine Teams mit überschaubaren Prozess-Schritten komplett ausreichend. Die Projektanzahl ist dort in der Regel sowieso geringer und im Rahmen der Community-Version stehen ausreichende Grundfunktionen bereit: von Built-in Continuous Integration beziehungsweise Continuous Delivery, dem Project-Issue-Board bis hin zu Chatops, gebündelt mit dem Community-Support. Dennoch solltet ihr die kostenpflichtige Starter-Version im Auge behalten, denn bei steigender Projektanzahl erhöht sich der Entwicklungs- und Organisationsaufwand. Sehnt ihr euch dann aber nach detaillierten Burndown-Charts, also der visuellen Darstellung vom Status eurer Sprints, oder weiteren ausführliche Statistiken, solltet ihr mindestens zur Starter-Version wechseln.

Der Umstieg lohnt sich vor allem für Projekte großer IT-Teams mit mehr als 100 Mitarbeitern. Sind eure Aufträge also dementsprechend umfangreich und erfordern viel Organisation sowie komplexe Abwicklungsprozesse, solltet ihr die „Challenge Jira” annehmen und euch das nötige Wissen aneignen. Hier zeigen sich die Stärken der zahlreichen Funktionen sowie detailreichen Eingabefelder. In diesen Sphären kann GitLab – zumindest in der kostenfreien Community-Version – kaum mithalten. Also entscheide dich: Jira oder GitLab! Im Zweifelsfall müsst ihr wohl doch den Staub vom fast vergessenen Whiteboard wischen – wenn ihr es noch findet!