Ratgeber

Projektmanagement-Tools für Freelancer und Startups im Überblick

(Grafik: Shutterstock)

Eine gute Idee ist nur dann etwas wert, wenn sie auch in die Tat umgesetzt wird. Das Wie spielt hier eine entscheidende Rolle, und dabei können Projektmanagement-Tools ausgezeichnet helfen. Wir zeigen euch Services, die euer Projekt und euren Arbeitsalltag optimieren.

Vom Freelancer bis zum Enterprise gibt es im Grunde kein Gewerbe, das auf Dauer ohne eine gute Planung effizient funktioniert. Entweder verschwendet man viel Zeit, weil Aufgaben nicht richtig koordiniert und priorisiert werden, oder lässt eine Menge Geschäftspotenzial liegen. Beispielsweise auch, weil Mitarbeiter frustriert kündigen, die ihre Aufgaben zwar mögen, aber die Kommunikations- und Abstimmungsprozesse als einzige Katastrophe wahrnehmen. Die folgenden Projektmanagement-Tools helfen dabei, Struktur in die Hütte zu bekommen, damit alle effektiver, zeitsparender, gewinnbringender und – nicht unwesentlich – glücklicher arbeiten können.

Asana

(Screenshot: Asana)

Asana ist wohl eins der bekanntesten Universal-Tools für das Projektmanagement. Für Freelancer und kleine Teams bis zu 15 Personen reicht die kostenlose Variante aus, die neben einem digitalen Kanban-Board und Aufgabenlisten mit Deadlines auch einen Kalender und eine Dateiablage mitbringt. Sehr praktisch ist auch die Integration bekannter Dienste wie Slack, Dropbox, Tools der G Suite und eine Menge mehr. Ab der kostenpflichtigen Premium-Variante lassen sich Projekte in Timelines nachverfolgen und mit Meilensteinen versehen. Wer anfangs überfordert ist, kann zu Templates greifen, die in der Basic-Version zwar rar gesät sind, aber bereits eine Struktur mit Beispielen anlegen, die man dann auf seine Bedürfnisse hin anpassen kann.

Todoist

(Screenshot: Todoist)

Todoist ist eigentlich eine To-do-App, die sich aber auch zum Projektmanagement verwenden lässt. Mit allen klassischen Features, die auch Google Keep, Anydo, Wunderlist oder vergleichbare Apps mitbringen, lassen sich Projekte in Form von To-dos in Listen organisieren und mit Deadlines versehen. Ein grafische Auswertung zeigt dann den Fortschritt über erledigte Aufgaben und Projekte und die Einbindung der üblich-verdächtigen Tools von Google oder Dropbox. Der Einsatz von Alexa zum Diktieren der Aufgaben ist ebenfalls möglich. In der Premium-Variante für Unternehmen können sich Aufgaben mit Labels versehen und Vorlagen erstellen lassen. Wer also nur ein simples Tool braucht, um seinen Freelancer-Alltag oder kleine Projekte mit anderen zu koordinieren, findet mit Todoist eine gute Lösung, die in der kostenpflichtigen Variante auch nur drei Euro pro Nutzer und Monat kostet.

Trello

(Screenshot: Atlassian)

Der Platzhirsch unter den Kanban-Boards ist sicherlich Trello, das dieses beliebte Prinzip vor allem beim agilen Software-Development in den Mittelpunkt rückt. Kanban ist zugegebenermaßen bei einer Reihe von Projektmanagement-Tools ein Bestandteil. Die aufgeräumte und im minimalistischen Design gestaltete Oberfläche Trellos macht den Einstieg in diese Art der Status-Übersicht aber sehr angenehm. Trello bietet zudem eine Reihe Automatisierungen an, die Routineaufgaben von alleine erledigen oder Daten mit anderen Tools abgleichen. Für zahlende Kunden gibt es dann noch einen Sack voll Features, die vor allen Dingen die Automatisierungen deutlich erweitern und sehr mächtig machen; zudem gibt es ein umfangreiches Rechtemanagement zur Nutzerverwaltung, damit nicht jeder überall drin rumhühnern kann.

Wekan

(Screenshot: Wekan)

Wenn Trello Windows wäre, wäre Wekan Linux. Die beliebte und kostenlose Open-Source-Variante von Trello ist somit eher etwas für Leute, die das Tool selbst erweitern und hosten wollen und das auch auf Raspberry Pis, mit Sandstorm oder Docker tun können. Von den Features her ist Wekan ebenso ein Kanban-Board mit Nutzerverwaltung, von der Oberfläche her aber wie so oft bei solchen Projekten „eher funktionell“ ausgerichtet. Stellt euch also auf ein bisschen Gebastel ein, solltet ihr ein Auge auf Wekan geworfen haben. Dafür beschränkt sich die mögliche Funktionsvielfalt dann jedoch nur noch auf euren Einfallsreichtum.

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16 Kommentare
Birger
Birger

Wer ignoriert denn heutzutage noch Notion.so? Kann ich nicht verstehen.. ist eins der Top 3 Tools für mich und macht einige dieser Empfehlungen total überflüssig.

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Jake Pietras

Danke für deinen Kommentar und viel Spaß und Erfolg mit Notion.

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Markus Bisang
Markus Bisang

und was ist mit Zenkit

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Louise
Louise

Oder mit factro (https://www.factro.de/)?
Asana = US-Server-Standort, Basecamp = US-Server-Standort, Trello = US-Server-Standort – für Unternehmen, die die DSGVO und BDSG-neu ernst nehmen, leider nicht einsetzbar. Die Aufstellung der Tools ist leider nicht hilfreich, die inzwischen sehr guten deutschen Tools werden komplett außer Acht gelassen. Schade!

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Jake Pietras

Die DSGVO ist unabhängig vom Standort umsetzbar. Wir können leider nicht alle Projektmanagement-Tools listen, da das den Rahmen der Aufstellung sprengen würde. Vielen Dank für deinen Kommentar

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Hagen
Hagen

Ihre Aussage stimmt leider nicht. Da muss ich Louise vollkommen Recht geben. Lesen Sie dazu gerne einmal den unten stehenden Artikel „Sind Projektmanagement-Tools noch DSGVO-konform?“, der das Thema „Datenschutz auf US-Servern“ behandelt. Das zeigt auch, dass Sie von der Realität in deutschen Unternehmen weit entfernt sind. Es geht nicht darum, eine möglichst „komplette“ Tool-Liste abzubilden. Aber es hilft mir und anderen Lesern kein bisschen weiter, Basecamp und Trello zum x-ten Mal als Tools aufgeführt zu bekommen, wenn ich diese in meiner Organisation aus den o.g. Gründen nicht verwenden kann. https://www.ingenieur.de/karriere/arbeitsrecht/sind-projektmanagement-tools-noch-dsgvo-konform/

Thomas
Thomas

Vielen Dank für diese Übersicht!,
eigentlich könnte es noch einen Abschnitt „weitere Tools“ geben, die ohne Review aufgelistet werden, so dass die Leser sich auch diese ansehen könnten :-)

Unsere Unternehmensgruppe hat bereits mit den meisten der aufgelisteten Produkten gearbeitet und wir sind von ClickUp (https://clickup.com/) begeistert. Bereits die Gratis-Version ist grossartig und wir haben noch nie einen so schnellen und offenen Kundendienst erlebt. So werden z.B. Verbesserungsvorschläge ernst genommen und wenn sinnvoll zeitnah umgesetzt.

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Jake Pietras

Hi Thomas, vielen Dank für die Empfehlung und freut mich, dass ihr in Clickup ein für euch sinnvolles Tool gefunden habt. Es ist irgendwo immer Geschmackssache und stimme Dir zu, dass es wie bei den meisten Apps nicht das eine Tool für alle gibt, denn dafür sind Menschen und Unternehmen zu unterschiedlich. Würde mich interessieren, welche Vorteile ihr in Clickup gefunden habt, das nicht auf meinem Schirm war. Vielleicht wechsle ich dann auch von Asana.

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Jake Pietras

@Hagen: Danke für den Kommentar, aber auch dein Artikel bestätigt, dass die DSGVO umsetzbar ist. Bereits im Teaser. Dass eine Menge Dinge zu beachten sind, bedeutet ja nicht, dass es unmöglich ist.

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Hans Wagner
Hans Wagner

Trotzdem finde ich es sehr schade, dass immer wieder die üblichen verdächtigen gehypt werden. Ein für mich wesentliches besseres Tool als Trello ist Meistertask – mit super Automatismen und viel besserer Übersicht, um nur zwei von vielen Punkten zu nennen. Auch in Sachen Zuverlässigkeit: Regelmäßig fehlen bei Trello Daten, weil der Mitarbeiter nicht auf „speichern“ geklickt hat … Und eben doch: Server in Deutschland! Immer mehr Kunden legen Wert auf einen deutschen Standort für ihre Daten! Also warum nicht diese Voraussetzung mit berücksichtigen? Und warum in dieser Hinsicht nicht „einfach“ statt „es ist ja nicht unmöglich“?

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Jake Pietras

Die Tools sind nicht hyped sondern bei sehr vielen Unternehmen etabliert und unterstützt. Wir können leider nicht jede persönliche Präferenz berücksichtigen, dafür gibt es zu viele Tools.

Dieter Lang
Dieter Lang

Ich kann Ihnen, Herr Wagner, nur beipflichten. Besser kann man es nicht ausdrücken: Es werden immer nur die üblichen verdächtigen gehypt.
Achja: Einer unserer Kunden musste inzwischen auch weg von Asana – übrigens wegen des US-Hostings. Das war für die Organisation leider doch „unmöglich“. Ich würde gerne wissen, lieber Herr Pietras, warum man an dieser Stelle den „Krieg“ führen soll, um Asana oder Trello einzuführen bzw. behalten zu können? Die Zeit und Opportunitätskosten habe ich leider nicht, um mich mit dem Datenschutz und der IT-Abteilung auseinanderzusetzen. Das dauert in der Regel nämlich ein Jahr – und gewonnen ist dann immer noch nichts.

Daher teile ich die Ansicht von Herrn Wagner: Warum nicht „einfach“? Insofern sind die Kommentare hier wesentlich hilfreicher als der gesamte Artikel. Es sind bereits drei erstklassige deutsche Tools mit Zenkit, factro und Meistertask genannt worden.

Hagen
Hagen

@Jake: Das stimmt leider nicht. Du hast mit Sicherheit noch nie mit einem Datenschutzbeauftragten eines deutschen mittelständischen Unternehmens zusammengearbeitet. Und mit Sicherheit auch noch nicht im Projektmanagement im Bereich „Banken & Versicherungen“…
Dass es gute Tools gibt, die in den USA und anderen Ländern frequentiert im EInsatz sind, ist unbestritten. Aber wenn man Digitalisierung in Deutschland und insbesondere im Mittelstand vorantreiben möchte, muss man alle möglichen Hürden möglichst gering halten. Wenn es Tools gibt, die einen deutschen Serverstandort und auch deutschsprachigen Kundenservice bieten, und genau das von KMUs hier besonders gewünscht wird, warum kommt dann immer wieder der Trello-Song?

Die „Ausrede“ der persönlichen Präferenz ist schwach. Da kann ich Hans genau so wie zuvor Louise nur zustimmen. Asana und Trello sind reiner Hype. factro ist definitiv besser als Asana und Meistertask auch besser als Trello.

Nebenbei finde ich es ziemlich erstaunlich, dass ein Portal wie t3n so einen Artikel „zulässt“, in dem die inzwischen sehr guten deutschen Player nahezu völlig außer Acht gelassen werden. Schade!

Antworten
Jake Pietras

Vielen Dank für deinen Kommentar, aber ich kann leider keine Aussagen zu Kunden oder Projekten machen und sehe die t3n nach wie vor als eine der wichtigsten und sorgfältigst arbeitenden Publikationen in Deutschland. Deine Meinung respektiere ich natürlich dennoch.

Louise
Louise

@Hagen: Ich sehe das genauso – und nicht nur bei mittelständischen Unternehmen, sondern auch bei Großkonzernen (die meistens ja viele veraltete Strukturen und – wenn man ehrlich ist – auch Mitarbeiter – aufweisen). Wenn ich (ich arbeite in einem Großkonzern) der Rechtsabteilung und dem Datenschutzbeauftragten erzähle ich möchte ein Tool nutzen, dessen Server in den USA lokalisiert sind, dann brauch ich da gar nicht hingehen oder das ganze Thema hängt 1 Jahr lang in der Bearbeitungsschleife. Klar werden die Tools oft genutzt, das weiß ich auch. Aber wenn man mal ehrlich ist, ist die Frage aber auch, ob sie immer konform eingesetzt werden oder nicht?

@Jake: Es wäre doch für uns als Leser eines solchen Artikels einfach schön, auf sowas hingewiesen zu werden. „Dass eine Menge Dinge zu beachten sind, bedeutet ja nicht, dass es unmöglich ist.“ ist für mich hier auch keine kompetente Aussage. Wie wäre es demnächst mit einem Artikel, der auf diese Dinge aufmerksam macht?

Jake Pietras

Vielen Dank für deinen Vorschlag, eventuell ergibt sich die Möglichkeit dafür.

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