Persönliche und teilöffentliche Unterhaltungen werden durch digitale Tools nicht allein in die digitale Sphäre verlagert. Auch die zentralen, hierarchischen Machtfragen von Unternehmen werden auf den Kopf gestellt, Beziehungen und Hierarchien neu definiert: Wer darf was wissen, wer darf wo mitreden? Wer entscheidet was und wer führt bloß Befehle aus? Beim Versand von E-Mails sind Empfänger:in und Sender:in klar definiert – Reaktionen sind nur von beiden Parteien erwünscht. Ebenso geschlossen verhält es sich bei Telefonaten. Die E-Mail steht in ihrer Intransparenz für den hierarchischen Informationsfluss festgefahrener Organisationen – und damit für das exakte Gegenteil der modernen, von Selbstverantwortung geprägten Organisation von morgen. Im Kontrast heben Slack und Co die Kommunikation auf ein neues Transparenzlevel: Jede:r kann mitentscheiden, abstimmen, interagieren; jede:r ist gleichermaßen über wichtige Entwicklungen informiert. Es herrscht eine andere Form des Vertrauens und der Transparenz.

Digitale Tools können ein starker Hebel auf dem Weg zu einem modernen, transparenten Unternehmen sein. Sie erleichtern die Zusammenarbeit, fördern Zusammenhalt – müssen aber mit ihrer zugrundeliegenden Philosophie auch zum Leitbild der eigenen Organisation passen. Veränderungen im Sinne von New Work sind nicht einfach per Dekret durchsetzbar – sie fangen bei der Art und Weise an, wie wir miteinander kommunizieren. Wenn man streng hierarchische Unternehmen transformieren will, kann man sich auch schrittweise an neue Tools heranwagen. Beispielsweise, indem man Slack und Co erst einmal wie E-Mails nutzt, also mit direkten Adressaten statt öffentlicher Channels, oder mit zugriffsbeschränkten Slack-Kanälen. So kann man sich langsam an die Nutzung rantasten und Mitarbeiter:innen an das Tool gewöhnen.

Bei Smartsteuer haben wir lange vor der Pandemie die Verwendung interner E-Mails eingestampft und setzen seither auf andere Kommunikations-Tools, vornehmlich Slack. Wir wollen, dass alle Mitarbeitenden gleich gut über Geschehnisse informiert werden – ganz gleich ob sie im Ausland arbeiten oder ob sie das tägliche Geschehen im Büro mitbekommen. Auf die erfolgreiche Einführung von Slack folgte dann auch ein neues, offenes Büroraumkonzept, angelehnt an die Funktionsweise des Kommunikations-Tools – einhergehend mit einer Reorganisation des Unternehmens. Bestehende Hierarchien wurden abgeschafft, der offene Austausch stärker gefördert, agile und cross-funktionale Projektteams geformt. Unser neues Büro ermöglicht es jeder und jedem, sich nach Interessen und Projekten mit anderen zusammenzusetzen und mitzubekommen, was bei anderen gerade vor sich geht. Somit haben wir unser Büro – das wenige Monate nach dem Einzug pandemiebedingt in den Dornröschenschlaf fiel – nach den bei Slack etablierten Gepflogenheiten eingerichtet.

Es kommt natürlich auch darauf an, wie genau digitale Kommunikations-Tools genutzt werden. Nur auf Direktnachrichten und Informationen in abgeschlossenen Kanälen zu setzen, wird nicht auf die gewünschte Transparenz einzahlen. Jedoch: Die für jede:n zugänglichen, offenen Kommunikationskanäle fördern den abteilungsübergreifenden Austausch. Dabei ist es völlig nebensächlich, in welcher Position jemand arbeitet: ITler:innen können sich mit Marketing-Expert:innen unterhalten oder die:den Azubi mit ins Gespräch holen. Menschen, die sich in einem klassischen Büro vielleicht nicht einmal begegnen würden, können ihre Ideen zu übergeordneten Themen offen austauschen. Den eigenverantwortlich agierenden, kreativen Mitarbeitenden sind hier keine räumlichen Grenzen gesetzt.

Der Komfort der offenen und schnellen Kommunikation, der mit Slack einhergeht, führt auch zu einer Flut von Benachrichtigungen – insbesondere dann, wenn man nicht nur Teil eines Channels ist, sondern in mehreren gleichzeitig aktives Mitglied ist. Es gibt eine Reihe von Hacks, wie man Slack effektiv nutzt, ohne vom Tool genervt zu werden. In anderen Worten: Die Slack-Fatigue (analog zur Zoom-Fatigue) ist vermeidbar! Angefangen mit dem Stummschalten aller Slack-Töne und der intervallmäßigen Verwendungen der Funktion „Benachrichtigungen pausieren“. Diese beiden Funktionen können helfen, die eigene Konzentration zu bewahren, was vor allem in intensiven Arbeitsphasen hilfreich ist. Ein weiterer Slack-Hack ist die Verknüpfung mit dem Google-Calendar. Dadurch verändert sich der eigene Slack-Status automatisch zu „in einem Meeting“, sobald im Kalender entsprechende Meetings eingetragen sind. Kolleg:innen werden hierdurch vorgewarnt, dass man selbst aktuell nicht direkt antworten wird und kann.

Menschen sind sich in der Pandemie emotional näher gekommen: Die Monate, in denen gegebenenfalls die Kinder der Kolleg:innen in Video-Meetings auftauchen, sich der Hund zu Wort meldet oder Details der eigenen Wohnung im Hintergrund zur Schau stehen, werden sich nicht einfach zurückdrehen und ausblenden lassen. Der Austausch über private Themen und das Interesse, wie es den Kolleg:innen auf persönlicher Ebene geht, wird vermutlich auch nach der Pandemie bestehen bleiben. Nicht umsonst ist bei Smartsteuer der derzeit beliebteste Slack-Channel der „#Flurfunk“. Slack und Co haben den Austausch mit Kolleg:innen in remoter Arbeitsumgebung vereinfacht, Grenzen aufgeweicht.

Zum Weiterlesen:

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• GIFs – ein unterschätzter Kommunikationstrend?
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Es wird dennoch eine „Zeit nach Corona“ geben, in der persönliche Treffen und der direkte menschliche Austausch wieder möglich sein werden. Wird sich unsere Arbeit im Office nach der Pandemie aufgrund der Nutzung digitaler Tools ändern? Vermutlich. Eines ist sicher: Die Annahme, dass Menschen Gewohnheitstiere sind und sie, sobald sie in das gewohnte Büro-Setting zurückkehren, in alte Verhaltensmuster verfallen, wird nur Organisationen mit starren Mustern zugutekommen. Das Beispiel von Smartsteuer zeigt: Es geht auch anders. Mehrere Studien belegen, dass die Mehrheit der Deutschen sich in Zukunft eher hybride Arbeitsmodelle wünscht. Damit wäre ein Teil der Mitarbeitenden im Büro, der andere Teil im Homeoffice. Um in einer solchen Situation transparente Kommunikation für alle langfristig zu gewährleisten, sind digitale Tools wie Slack und Co essenziell. Sie werden uns also auch noch nach Corona begleiten.