Ratgeber

So arbeitet ihr erfolgreich mit eurer PR-Agentur zusammen

(Foto: Rawpixel.com/Shutterstock)

Nach einem durchdachten Pitch-Prozess habt ihr euch für eine PR-Agentur entschieden. Glückwunsch! Was müsst ihr nun berücksichtigen, damit ihr erfolgreich mit ihnen zusammenarbeitet?

Der Nebeneffekt eines intensiven Auswahlprozesses ist, dass ihr die Agentur bereits auf Herz und Nieren geprüft habt und so besser abschätzen könnt, wo ihre Stärken und Schwächen liegen. Da sie euch überzeugt haben, habt ihr ihnen einen Vertrauensvorschuss gegeben – und Vertrauen ist das A und O einer guten und erfolgreichen Kooperation.

Vertrauen: Sparringspartner auf Augenhöhe statt reine Ausführgehilfen

Wenn ihr die Agentur als Partner auf Augenhöhe akzeptiert und respektiert, schafft ihr eine gute Ausgangsbasis für eine transparente und konstruktive Zusammenarbeit. Es ist in eurem eigenen Interesse, die PR-Profis als eure Sparringspartner und nicht nur als Ausführgehilfen anzusehen. Fragt die Agentur deshalb auch dezidiert nach ihren Empfehlungen und zieht diese ernsthaft in Betracht.

Durch ihre Außenperspektive sowie vielseitige Erfahrung mit unterschiedlichen Kunden werden sie euch neue Ideen geben können, die ihr womöglich gar nicht auf dem Schirm hattet. Klar bedeutet das auch, dass sie auch mal von euren Vorschlägen abraten werden. Weise Entscheider zeichnen sich allerdings nicht umsonst dadurch aus, dass sie durchdachte und gut begründete Ratschläge annehmen. Informiert eure Agentur außerdem über (interne) Veränderungen und Neuigkeiten – selbst wenn diese aus eurer Sicht (noch) nicht direkt kommunikativ relevant sind. Je mehr Informationen eine Agentur hat, desto besser kann sie die Situation einschätzen und sich auf euch einstellen. Unter Umständen macht sie euch dabei auch auf Sachverhalte aufmerksam, die ihr nicht bedacht hattet.

Vermeidet auch Mikromanagement und überflüssigen administrativen Aufwand. Ihr müsst nicht bei jeder E-Mail auf CC gesetzt sein. Das schont euer Postfach und Zeitbudget. Vertraut der Agentur und ermöglicht ihr dadurch auch den Freiraum, um kreativ zu arbeiten. Versucht deshalb auch den Reporting-Aufwand so gering wie möglich zu halten.

Natürlich sind umfangreiche Erfolgspräsentationen schön anzusehen und schinden mit umfangreich-detaillierten Exceltabellen Eindruck – hinterfragt aber bitte stets die Sinnhaftigkeit. Denn je mehr Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet werden muss, desto weniger Zeit bleibt für die eigentliche PR-Arbeit. Außerdem steht das Ausfüllen umständlicher Reporting-Dokumente meistens nicht weit oben auf der Beliebheitsskala von PR-Profis. In der Praxis haben sich deshalb knappe Erfolgsauflistungen in übersichtlichen Exceltabellen bewährt.

Klare Kommunikation

Es mag überflüssig klingen, dass in einem Ratgeber zur Zusammenarbeit mit Kommunikationsagenturen der Wert klarer Kommunikation betont wird. Jedoch lehrt die Erfahrung, dass der Schuster oft die schlechtesten Leisten hat – und die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Dienstleister auf beiden Seiten nicht immer optimal verläuft.

Gerade zu Beginn sollten beide Parteien ihre Erwartungshaltungen klar abstecken. Was wird warum von wem in Bezug auf Ergebnisse und Arbeitsweisen erwartet? Wie wird Erfolg gemessen? Was sind die Maßstäbe? Arbeitet ihr lieber mit einem festen PR-Plan oder ist für euch ein flexibleres Vorgehen mit spontanen Ad-hoc-Pitches sinnvoller? Was benötigt die Agentur vom Auftraggeber, um produktiv arbeiten zu können?

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