Eine der perfidesten Fragen des Arbeitslebens geht so: „Was steht heute an?“ Klingt organisiert, oder? Diese Frage klingt, als würde sich jemand den eigenen Aufgaben stellen, bereit für einen organisierten Tag.

Doch diese Heransgehensweise ist Selbstbetrug. Sie macht ein Problem sichtbar: Viele von uns arbeiten ab, was Job und Leben ihnen vor die Füße schmeißen. Anstatt voranzugehen, klettern sie über eine Hürde nach der anderen.

Sie reagieren und hoffen, dass am Ende der Aufgaben noch ein wenig Raum für Kreativität und Strategie bleibt. Doch Aufgaben sind wie Wasser: Sie finden immer einen Weg, und wo kein Weg ist, da schaffen sie sich einen.

Nichts ist lehrreicher für dieses Phänomen als die Elternzeit. Entweder du siehst einigermaßen vorher, was du als Nächstes brauchen wirst, oder du rennst und rennst und kämpfst und rennst und du bist immer ein bisschen zu spät. Meistens geht es um saubere Bodys und Spaghetti-Gläschen, den Alternativen zu E-Mails und Reportings. Von der eigenen Zeit bleibt dann nichts übrig – schon gar nicht zum Nachdenken und Strukturieren.

Hinter diesem Problem steckt auch eine falsche Grundannahme: Wenn ich immer reagiere und die Zeit gerade so reicht, dann würde ich beim Planen Zeit und Energie verlieren. Am Ende hätte ich mehr zu tun. Solange nicht zu viele Fehler passieren, wären Planung und Struktur also überflüssig.

Aber Planung und Struktur werden einen Unterschied machen. Denn Stress führt zu schlechteren Entscheidungen. Und Planung verhindert Stress. Die Struktur ist das Sicherheitsnetz dazu.

Planst du deine Aufgaben vernünftig, dann musst du zwangsläufig wählen. Kennst du diese Leute, die ihre To-do-Listen einfach vollschreiben mit allem, was sie tun könnten? Sehen sie ihre Listen, dann fühlen sie sich wie die geilsten Überperformer. Am Ende des Tages fühlen sie sich überreizt und leicht angekokelt – weil all die Dinge auf der Liste niemals schaffbar waren. Und das jeden Tag aufs Neue.

Der Unternehmer Rick Pastoor hat in seinem Buch „Grip – Die Methode, um alles im Griff zu haben“ (Goldmann Verlag) einen klugen Tipp gegeben: Schreib dir auf, was du in dieser Woche zu tun hast. Und dann reduziere die Liste auf zwei oder drei wirklich wichtige Dinge. Wenn du mit allem fertig bist, dann kannst du dir neue Aufgaben raussuchen.

Ist dir aufgefallen, dass er seinen Tipp auf Wochen bezieht, nicht auf Tage? Das ist wichtig, weil wir so nicht aus dem Blick verlieren, was wir tun müssen, um voranzukommen. Wirklich wichtige Aufgaben bekommen so die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Wir wählen. Pastoor rät übrigens dazu, den Aufgaben auch Termine zuzuweisen.

Und nun kommt die Struktur ins Spiel. Selbst das abwechslungsreichste Leben ist überraschend repetitiv. Mails schreiben die meisten von uns jeden Tag, Wäsche waschen wir regelmäßig, Aufgaben ändern sich zwar, bleiben dabei aber im eigenen Kompetenzbereich. Wer programmiert, der programmiert, auch wenn es nicht jeden Tag das Gleiche ist. Wer Kundenprobleme lösen muss, der tut das in der Regel ebenfalls jeden Tag – auch wenn man wirklich nie weiß, was jetzt schon wieder kommt.

Wenn nichts mehr planbar ist – oder du die Planung schlicht vergessen hast –, dann wird dich die Struktur retten. Du hast vielleicht keinen Plan für diesen einen Tag. Aber du weiß in etwa, wann du welche Aufgabe gut erledigen kannst. Eine Standard-Struktur hilft dir dabei. So kannst du sie schaffen:

• Wann bist du gut in kreativer Arbeit?
• Wann bist du gut im Abarbeiten?
• Wann sind deine sozialen Fähigkeiten auf deinem persönlichen Maximum?
• Was kostet dich morgens unnötig Zeit? Halte diese Dinge von den ersten zwei Arbeitsstunden des Tages fern. Sie kosten dich Jahre deines Lebens!

Wenn du dich selbst ein wenig besser kennengelernt hast, dann kannst du deinen Tagen eine Struktur geben. Meine sieht so aus wie der klassische Foo-Fighters-Song:

• Frühmorgens schreibe ich – das ist die Strophe.
• Gegen 11 und gegen 14 Uhr mache ich Termine – Bridge, maximale Präsenz.
• Dazwischen streue ich Arbeiten ein, die weniger Kreativität fordern – meinen täglichen Refrain: Buchführung, Pakete packen und wegbringen, Mails schreiben, Gespräche transkribieren, Themen planen, Rechnungen schreiben.

Das ist alles. Meine Struktur ist so einfach, dass ich selbst in schwierigen Phasen immer weiß, was ich zu tun habe. Die Struktur ist also das Sicherheitsnetz, das mich immer auffängt.

Planung und Struktur verhindern, dass du von deinen Aufgaben durchs Leben getrieben wirst. Du reagierst nicht mehr, du handelst. Du wählst und dann arbeitest du. Was du nicht wählst, das wird entweder nicht gemacht oder jemand anderes muss es tun. Klingt wie ein Problem? Es ist keins. Im Gegenteil.

Wenn du Aufgabe X wirklich nicht willst, dann weißt du auch, dass du dich darum kümmern musst, dass sie trotzdem erledigt wird. Wenn du kannst, dann delegier sie. Wenn du nicht kannst, dann ist dein Plan unvollständig und du musst ihr einen Zeitraum zuweisen, ob es dir gefällt oder nicht. Aber wenigstens musst du dann nicht mehr ständig daran denken. Und das ist wirklich der größte Vorteil von allen.

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