Mit benutzerfreundlicher Software bringt man SAP nicht auf Anhieb in Verbindung. Der Software-Riese aus Waldorf steht seit jeher für hochkomplexe Enterprise-Anwendungen, die für Startups oder kleine Teams kaum attraktiv sind. Dass sich SAP jedoch von diesem Image zu befreien versucht, zeigen neuerdings auch Mitarbeiter wie Stefan Ritter und Florian Frey aus dem hauseigenen Intrapreneurship-Programm.

Die beiden Software-Entwickler stießen im täglichen Umgang mit Projekten schnell an ihre Grenzen. Viele ihrer Aufgaben hatten sich über die Monate in diversen Software-Tools verteilt, die Kommunikation mit Kollegen und Kunden erfolgte entweder per E-Mail oder Slack und der Austausch von Dokumenten sorgte ebenfalls für Verwirrung. „So sehr, dass wir uns eigentlich immer einen persönlichen Projektmanager gewünscht haben, der sich um alles kümmert“, sagt Ritter.

Doch der wäre für die beiden Entwickler weder bezahlbar noch mit einer herkömmlichen Projektmanagement-Software ersetzbar gewesen. „Die meisten Lösungen am Markt sind für kleine Teams viel zu komplex und lassen sich oft nicht mit allen Systemen im Unternehmen verbinden“, so Ritter. Gemeinsam mit Florian Frey entwickelte er daher kurzerhand eine eigene Lösung: Ruum. Bisher nur in den USA verfügbar, können von heute an auch deutsche Nutzer die Software nutzen.

Ruum ist eine neuartige Projektmanagement-Software, die nach Angaben von Ritter einfach zu benutzen und „für jedermann“ geeignet sein soll. Nach einer kostenlosen Registrierung können Nutzer in einer schlichten Web-Oberfläche zunächst sogenannte Ruums anlegen. Das sind speziell ausgewiesene Räume, in denen Teams entweder nach einem vorgefertigten Template oder frei nach ihren eigenen Vorstellungen ein Projekt organisieren können.

Klickt der Nutzer beispielsweise auf das Template „Project Planning“, erscheinen drei virtuelle Kärtchen, auf denen Projektziele, Verantwortlichkeiten und Meilensteine festgehalten werden können. Jedes Kärtchen lässt sich um Aufgaben, Dokumente oder dazugehörige E-Mails erweitern. Ähnlich wie bei Google Docs können alle an einem Projekt partizipierenden Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen und diese auch gleichzeitig bearbeiten oder kommentieren.

Wem die normale Projektansicht bei Ruum zu unübersichtlich ist, der kann mit einem Klick in eine Zeitstrahl-Ansicht wechseln. Auf diese Weise wird für alle Teilnehmer ersichtlich, in welcher Phase sich das Projekt gerade befindet. Bereits erreichte Meilensteine lassen sich daraus genauso ableiten wie jene Aufgaben, die von den Kollegen noch nicht erledigt wurden. Da sich jeder Raum flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt, kommt Ruum grundsätzlich für viele Anwendungsfälle infrage. „Nicht nur für große Projekte, sondern auch für die Organisation von Meetings oder den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter“, sagt Ritter.

Eine Konkurrenz zu etablierten Lösungen wie Jira oder auch Slack will Ruum aber nicht sein. „Wir verstehen uns als Ergänzung“, so Ritter. Im Gegensatz zu Slack könnten Nutzer von Ruum auch ohne komplizierte Rechtevergabe mit externen Kunden zusammenarbeiten. Eine Besonderheit von Ruum ist außerdem eine künstliche Intelligenz, die alle laufenden Projekte durchforstet und den Nutzer über besonders erfolgskritische Aufgaben oder nahende Deadlines informiert.

Zu guter Letzt will Ruum auch mit einer Schnittstelle zu Drittdiensten punkten. Wenig überraschend versteht sich Ruum dank einer eigenen API mit Anwendungen aus der SAP-Hana-Plattform und kann an bestehende On-Premise-Lösungen innerhalb des SAP-Kosmos angebunden werden. Wer dies nicht benötigt, hat die Möglichkeit, Daten aus beliebten Dienste wie Jira, Docusign oder Microsoft Sharepoint in Ruum zu importieren. Die Unterstützung des Automatisierungsdienstes Zapier eröffnet weiteres Konfigurationspotenzial – vorausgesetzt, der Nutzer zahlt dafür.

Denn rundum kostenlos ist Ruum nicht. Zwar lässt sich die Projektsoftware mit abgespeckten Funktionen ohne weiteres nutzen. 10 Gigabyte Speicher, individuelle Templates und einen Offline-Modus gibt es aber erst ab 10 Euro pro Monat und User. Integrationen ins SAP-System, eine SSO-Anbindung sowie eine Selfhosting-Option kosten noch einmal mehr. Den Preis gibt es hier auf Anfrage.  Immerhin: Mehr als 3.000 Nutzer soll Ruum in der Alpha-Phase bereits überzeugt haben, darunter solche aus namhaften Unternehmen wie Coca-Cola oder Beiersdorf.

Nachteilig an Ruum ist, dass sich das Projektmanagement-Tool bisher nur in englischer Sprache nutzen lässt. Eine deutsche Sprachausgabe soll laut Entwickler Stefan Ritter jedoch in den nächsten Monaten nachgereicht werden. Darüber hinaus werden sich Neulinge sicher erst einmal an das ungewohnte Kärtchen-Layout von Ruum gewöhnen müssen. Schließlich hat sich in vielen Unternehmen das Kanban-Prinzip bewährt. Auch hier verspricht Ritter baldige Nachbesserungen.

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