Nächste Woche endet für viele die Frist für die Abgabe der Steuererklärung. Ist alles eingereicht und der Aktenordner wieder geschlossen, stellt sich häufig die Frage, welche Unterlagen aus den Vorjahren nicht mehr gebraucht werden. Wir geben einen Überblick über die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen zur Steuererklärung.
Grundsätzlich müssen für die Einkommensteuererklärung seit 2017 keine Belege und Quittungen mehr bei den Finanzämtern eingereicht werden. Aus der Pflicht zur Vorlage der Belege wurde eine Pflicht zum Vorhalten der Belege. Bescheinigungen, Nachweise und Rechnungen, die für deine Steuererklärung relevant sind, solltest du aber trotzdem abheften und aufheben.
Wer selbständig ist oder ein Gewerbe hat, sollte seine Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Für Privatpersonen, die ihre Steuer erklären, gibt es zwar keine allgemeine gesetzliche Pflicht zum Aufbewahren von Unterlagen. Expert:innen empfehlen aber als Faustregel, steuerlich relevante Dokumente mindestens vier Jahre lang aufzubewahren.
Finaler Steuerbescheid ist entscheidend
Die Vorhaltepflicht, in der Privatpersonen alle relevanten Belege und Nachweise aufbewahren müssen, gilt mindestens so lange, bis du deinen endgültigen Steuerbescheid in den Händen hältst. Bis zu diesem Zeitpunkt kann das Finanzamt die Belege jederzeit einfordern.
Es ist auch möglich, dass Steuerzahlende zwar einen Steuerbescheid vom Amt erhalten, dieser aber nur vorläufig ist oder Nachprüfungen nötig werden. Dann solltest du die relevanten Dokumente ebenfalls noch bis zum endgültigen Bescheid aufheben. Gleiches gilt, wenn du als steuerzahlende Person Einspruch gegen den Bescheid einlegst.
Bei einem Jahreseinkommen von über 500.000 Euro verlängert sich die Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten auf mindestens sechs Jahre. Das gilt bei Vielverdienenden ebenfalls für Kontoauszüge.
Wie lange sollte ich Kontoauszüge aufbewahren?
Mindestens vier Jahre lang solltest du deine Kontoauszüge aufbewahren. Innerhalb dieser Frist kann das Finanzamt sie als Nachweis heranziehen, um zu überprüfen, ob die angegebenen Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen tatsächlich gezahlt wurden. Du kannst so aber auch regelmäßige Zahlungen wie Miete oder Unterhalt nachweisen.
Wer die Kontoauszüge nicht mehr hat, kann sie bei der Bank anfragen. Oft werden dafür aber Gebühren fällig.
Rente: Welche Fristen gelten für Unterlagen?
Wenn es später mal um deinen eigenen Ruhestand geht, kann es wichtig werden, den eigenen Ausbildungs- und Berufsweg lückenlos nachweisen zu können. Das gilt besonders, falls die Rentenversicherung nicht alle diese Daten gespeichert hat. In einen Aktenordner für die eigene Rente gehören zum Beispiel Nachweise über die Berufsausbildung, zum Bezug von Sozialleistungen und den Zeiten, in denen in die Rentenversicherung eingezahlt wurde.
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Dein t3n-Team
Ich wäre vorsichtig mit dem Wegwerfen von Belegen. Es kann passieren, dass man selbst nach 30 Jahren noch nachweisen muss, womit mein einen Kauf finanziert hat. Banken müssen Belege 10 Jahre archivieren. Von denen bekommt man also keine Hilfe.