Networking-Events werden von Unternehmen oft mit dem Hintergrund des Wissensaustauschs veranstaltet. Zu vielen Themen haben sich spezielle Gruppen gebildet und etabliert, die ein branchenspezifisches Networking ermöglichen. Egal, welche Motivation hinter der Veranstaltung steht, Vorbereitung ist alles für eine erfolgreiche Veranstaltung. Deshalb sollten die folgenden Tipps bei der Planung berücksichtigt werden:

Bevor die Veranstaltung geplant wird, sollte festgelegt werden, an wen sich die Veranstaltung richtet: zum Beispiel an Startups, Gründer, Marketing-Profis, Programmierer oder Jobsuchende. Manchmal kann ein Networking-Event auch so allgemein gehalten werden, dass es sich an mehrere Zielgruppen richtet. Dazu zählen beispielsweise die After-Work-Drinks. Die Motivation hier kann sein, ein bestimmtes Produkt vorzustellen oder sich einfach mit der Nachbarschaft und bestehenden Kontakten aus dem Netzwerk auszutauschen.

Eine klare Zielgruppe ist gut, die richtige Mischung der Gäste sorgt jedoch dafür, dass eine gute Grundlage für inspirierende Gespräche gelegt wird. Beispielsweise ergibt es bei einem Marketing-Meetup Sinn, erfahrene Sprecher von größeren Unternehmen einzuladen. Oft ziehen bekannte Sprecher weitere interessante Gäste an und sorgen für eine hohe inhaltliche Qualität. Bei Startup-Veranstaltungen kann ein Mix aus jungen und erfahrenen Gründern, Investoren, Vertretern von Acceleratoren oder Verbänden für spannende Unterhaltungen mit Lerneffekt sorgen.

Der vermeintlich einfachste Teil bei der Event-Planung sorgt oft für Verwirrung: die Einladung. Sie muss den Standort (am besten mit Maps-Link und/oder klarer Anfahrtsinformation), das Datum und die Uhrzeit enthalten. So simpel dieser Tipp klingen mag, oft wird diese Information vergessen und planlose Teilnehmer irren verwirrt über das Firmengelände.

Veranstaltungen, die eindeutig auf den Verkauf abzielen, sind oft nicht sehr beliebt – trotz Gratis-Pizza und Bier. Die richtige Auswahl des Themas ist somit sehr wichtig für die Gewinnung von Teilnehmern. Das Thema der Veranstaltung sollte lehrreich oder von hohem Informationswert sein. Ausnahmen sind Produkt-Launches. So kann zum Beispiel eine neue Biolimonade in Kombination mit einem Cocktailkurs präsentiert werden. Im Bereich Marketing kann wiederum eine Veranstaltung mit einem kleinen Workshop zum Thema „Onlinemarketing für Gründer“ mit anschließenden Drinks von einem Marketing-Software-Anbieter organisiert werden. Alles, was ausprobiert und getestet werden kann, ist durchaus spannend für die Zielgruppe. Vorrangiges Ziel eines jeden Networking-Events ist es aber immer, Unterhaltungen und Gespräche unter den Teilnehmern zu fördern.

Eine offene Raumgestaltung lädt dazu ein, sich miteinander auszutauschen. Oft sprechen die Teilnehmer, vor allem in kleineren Runden, eher miteinander, wenn das Setting entspannt ist (etwa in Lounges und Sofaecken), als wenn es einen Standardaufbau mit Stühlen gibt. Und nichts ist schlimmer als ein Networking-Event, bei dem alle Teilnehmer zwei bis drei Stühle zwischen sich freihalten. Eine gute Raumplanung sollte dazu einladen, sich zu bewegen, und den ersten Schritt zur Kontaktaufnahme mit anderen zu vereinfachen.

Wenn Veranstaltungen die ersten Male durchgeführt werden, sollten die Erwartungen und die Teilnehmerzahl eher klein gehalten werden. Ein halb leerer Raum macht keinen guten Eindruck. Lieber kleiner planen und am Ende ein volles Haus haben. Wenn die Nachfrage stimmt, kann die Teilnehmerzahl nächstes Mal wachsen.

Netzwerkveranstaltungen leben von der Stimmung. Neben der inhaltlichen Agenda sorgen eine gemütliche Atmosphäre mit bequemen Sitzgelegenheiten, angenehme Musik, gedimmtes Licht, Drinks und Snacks dafür, dass die Teilnehmer sich wohlfühlen – und lange bleiben.

Doch mit der Planung ist es längst nicht getan. Eine reibungslose Event-Durchführung ist entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Sich während der Veranstaltung als Gastgeber entspannt zurücklehnen? Falsch gedacht. Gastgeber und Team müssen alles im Auge behalten und als Troubleshooter agieren. Die folgenden beiden Tipps helfen dabei, dass ein Networking-Event erfolgreich ist und Teilnehmer zufrieden nach Hause gehen:

Der Veranstalter trägt die Verantwortung dafür, dass die Teilnehmer sich wohlfühlen und miteinander ins Gespräch kommen. Dafür sollten sich das Event-Team und vor allem der Gastgeber vorab mit der Gästeliste vertraut machen und prüfen, welche Gäste voneinander profitieren können und deshalb einander vorgestellt werden sollten. Wenn ein Vortrag geplant ist, sorgt es immer für Gesprächsstoff, wenn sich die Speaker für den Networking-Teil unter die Teilnehmer mischen. Am Anfang der Veranstaltung sollten sich der Gastgeber und die anderen Teammitglieder vorstellen, sodass die Teilnehmer wissen, an wen sie sich mit Fragen wenden können. Gute Gastgeber sollten sich als Vermittler sehen und als solche durchgehend agieren.

Offline beziehungsweise Face-to-Face finden der persönliche Austausch und das Knüpfen von neuen Kontakten statt. Doch eine gute Darstellung der Veranstaltung auf den sozialen Netzwerken unterstützt das Event-Marketing und bindet die Teilnehmer aktiv online ein. Als Posts bieten sich etwa Live-Feeds von Vorträgen in Instagram- und Facebook-Stories an, ein abschließender kurzer Artikel über die Insights auf Linkedin oder einfach nur professionelle Bilder des Networkings auf Facebook oder Instagram. Handys machen inzwischen gute Fotos und Videos, es lohnt sich aber dennoch auch, für eine bis zwei Stunden einen Fotografen ins Haus zu holen. Das hinterlässt einen ganz anderen Eindruck als ein paar schnelle Handyfotos.

Die Teilnehmer waren zahlreich, die Stimmung super, das erste Event erfolgreich? Wunderbar! Dieser Eindruck sollte mit den Teilnehmern verifiziert werden: Eine kleine Umfrage an die Teilnehmer gibt guten Input, um das nächste Event noch besser und erfolgreicher zu machen. Nach dem Event ist vor dem Event!