Virtuelle Teams zu managen, war bisher eher ein Konzernthema – insbesondere dort, wo Mitarbeiter an verschiedenen Standorten aktiv sind. In Zeiten der Pandemie ist Führen ohne physisches Miteinander plötzlich Alltag in einem Großteil der Unternehmen. Mitarbeiter arbeiten, wenn irgend möglich, von zu Hause aus. „Das stellt die meisten Führungskräfte vor große Herausforderungen“, so Katja Nagel, Gründerin und Inhaberin der Unternehmensberatung Cetacea. „Viele Entscheidungsträger machen erstmalig die Erfahrung, dass digitale Zusammenarbeit nicht nur Möglichkeiten bietet, sondern das Verhalten und die Kommunikation herausfordert.“ Der informelle Gesprächsfluss durch Begegnungen in der Teeküche oder auf dem Flur sei erschwert. „Das bedeutet, dass Führungskräfte enorm darauf achten müssen, alle Mitarbeiter abzuholen und zu informieren“, so Nagel. Telefonkonferenzen werden zum gängigen Kommunikationsformat. Hier herrschen jedoch völlig andere Mechanismen als im persönlichen Gespräch. Damit Telefonkonferenzen dennoch erfolgreich ablaufen, sollten Führungskräfte laut Nagel vor allem fünf Regeln beherzigen.

In Telefonkonferenzen ist es schwieriger, sich Gehör zu verschaffen. So wird es insbesondere zurückhaltenden Mitarbeitern deutlich schwerer fallen, den eigenen Standpunkt zu vertreten. Führungskräfte sollten daher die Beiträge und Meinungen ihrer Mitarbeiter offensiv einfordern.

Entscheidungen lassen sich in einer fernmündlich geprägten Zusammenarbeit schwerer nachvollziehen, als wenn das Team regelmäßig persönlich miteinander im Gespräch ist. Führungskräfte sollten jetzt nicht nur bewusst darauf achten, Vorgänge und eigene Entscheidungen transparent zu machen. Auch auf Seiten der Mitarbeiter braucht es jetzt ein höheres Maß an Transparenz. Denn möglicherweise heißt ein Zurücklehnen und auf „stumm“ schalten eben nicht, dass alles im grünen Bereich ist. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter dazu zu animieren, Probleme offen anzusprechen.

In Telefonkonferenzen fällt es leicht, in Deckung zu gehen. Es ist nicht direkt erkennbar, inwieweit ein Thema wichtig für die weitere Diskussion ist. Unerwünschte Fragen oder Argumente lassen sich leicht vom Tisch wischen. Führungskräfte sollten sich daher jedem Thema stellen und bewusst die Relevanz im Team abfragen. Nur dann wird deutlich, welche Themen wichtig sind und gemeinsam weiterverfolgt werden sollten.

Unmut oder Irritation lassen sich im persönlichen Gespräch leicht erkennen. In Telefonkonferenzen fehlen Blickkontakt und nonverbale Kommunikation. So kann schnell unbemerkter Frust entstehen. Führungskräfte sollten zwingend auf die eigenen Worte und ihre mögliche Wirkung achten und die Mitarbeiter dazu animieren, Feedback zu geben, wenn Wortwahl oder Tonfall als unangemessen empfunden werden. Heikle Gesprächsthemen sollten Führungskräfte bewusst zulassen, um Frustpotenziale zu identifizieren und thematisieren zu können.

Führungskräfte sollten sich auch in Telefonkonferenzen vorbildlich verhalten. „Verhalten“ zeigt sich dabei nahezu ausschließlich in mündlicher Rede. Klar, höflich und achtsam formuliert, schafft eine vorbildliche Rede Nähe und Verbundenheit – auch wenn Kilometer zwischen den Teilnehmern liegen.

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