Modernes Arbeiten findet immer öfter dezentralisiert statt. Wachsende Ansprüche der Arbeitnehmer an flexible Arbeitsbedingungen wie Gleitzeit oder Homeoffice erfordern regelmäßig eine Koordination im virtuellen Raum. Auch global agierende Teams müssen sich über mehrere Erdteile und Zeitzonen hinweg abstimmen. Das Internet ist dabei Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation.

Doch die virtuelle Vernetzung von Teams verheißt nicht nur zusätzliche Flexibilität und Freiheit. Sie stellt auch komplett andere Anforderungen an Arbeitnehmer als die Face-to-Face-Arbeit im Büro. Allzu oft bleiben Produktivität und Qualität der Arbeit in virtuellen Teams auf der Strecke, weil Mitarbeiter wichtige Kerneigenschaften nicht besitzen oder bestimmte Grundregeln außer Acht lassen. Die gute Nachricht: Diese Probleme lassen sich lösen, wenn die folgenden Punkte beachtet werden.

Eine Kernqualität beim virtuellen Arbeiten ist gutes Zuhören. Das beste Briefing ist für die Katz, wenn das ausführende Teammitglied nur die Hälfte der Zielsetzung mitbekommt. Nachträgliche Verständnisfragen à la „Was muss ich jetzt machen?“ bedeuten aufgrund der räumlichen Trennung und mitunter verschiedenen Zeitzonen meist einen Produktivitäts- und Zeitverlust. Deshalb sollten HR-Verantwortliche von virtuellen Arbeitsgemeinschaften schon beim Bewerbungsgespräch darauf achten, dass das Gegenüber auch wirklich zuhört – und hinterher auch die Fähigkeit hat, das Gehörte umzusetzen.

Weitere Stolpersteine hängen oft mit unterschiedlichen Herkünften zusammen. Zum einen macht sich regelmäßig eine Sprachbarriere bemerkbar – meist ist die Verkehrssprache in internationalen Teams Englisch. Doch nicht alle Mitglieder sind Muttersprachler und haben dementsprechend teilweise Probleme, den gewandteren Sprachtalenten in ihrer Kommunikation zu folgen. Sprachlich überlegene Mitarbeiter sollten deshalb darauf achten, in Anrufen und persönlichen Treffen langsam und deutlich genug zu sprechen, und lokale Redewendungen oder Jargon vermeiden.

Zum anderen haben kulturelle Prägungen großen Einfluss auf das zwischenmenschliche Verständnis. In China herrschen andere Gepflogenheiten als in der arabischen Welt oder Europa – und wer mit Vertretern anderer Kulturkreise zusammenarbeitet, muss sich hinreichend über deren kommunikativen Stil und kulturelle Standards informieren. Dazu zählt auch die Berücksichtigung der lokalen Zeiten und Feiertage, und der Respekt dafür, dass an diesen eben nicht auf Mails oder Anrufe reagiert wird. Wer dringend eine Deadline halten muss, braucht also Voraussicht in Hinblick auf internationale Kalender.

Mangelndes Verständnis beruht natürlich nicht ausschließlich auf den Eigenschaften, Verhaltensweisen oder Gepflogenheiten des Gegenübers. Häufig ist es auch eine Folge von unzureichender Kommunikation. Dezentral arbeitende Mitarbeiter sollten deshalb drei Kernfaktoren stets beachten: strukturiert kommunizieren, Dringlichkeits-Level definieren und klar aufzeigen, welche Aufgaben konkret anstehen. Ohne Struktur geht gerade beim virtuellen Arbeiten nämlich gar nichts. Wenn ein neues Projekt bevorsteht, definiert das Team im Idealfall im persönlichen Auftakt-Treffen Ziele, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten. Ist ein Face-to-Face-Austausch nicht möglich, sollte wenigstens ein Videochat mit allen Beteiligten stattfinden. Dieser direkte Kontakt ermöglicht es nicht nur, auftretende Fragen unmittelbar zu Beginn zu klären. Er schafft vor allem auch eine Vertrauensbasis für die weitere Zusammenarbeit. So vermeiden virtuelle Teams Missverständnisse gleich zu Beginn. Im weiteren (schriftlichen) Verlauf gilt dann die goldene Grundregel, simpel und zielgerichtet zu kommunizieren. Im Idealfall braucht jeder neue Schritt nur eine weitere Nachricht. Lange Mail-Verläufe sind dagegen ein Indiz für unklare Kommunikation. Um sich hier zu verbessern, gilt: Jede Mail sollte die drei W beinhalten: Wer macht Was bis Wann. Mit diesen Eckdaten sind alle Beteiligten ausreichend über das weitere Vorgehen informiert.

Zudem ist es die Aufgabe der Führung, den Arbeitnehmern zu Beginn des Arbeitsverhältnisses Prioritäten klarzumachen. Welche Kunden, Themen, Aufgaben haben stets die höchste Relevanz? Denn gerade wenn Teams viel mit Chat, Messenger oder Mail arbeiten, lauert Ablenkung an jeder Ecke. Deshalb muss auch jeder Einzelne die Fähigkeit besitzen, zu sondieren: Was ist wichtig und muss sofort erledigt werden? Was ist unwichtig? Und was ist vielleicht wichtig, aber nicht dringend? Nur so können Arbeitnehmer sich selbst davor schützen, in der Informationsflut unterzugehen und ihre Ziele aus dem Blick zu verlieren.

Die Effizienz virtueller Teams hängt entscheidend davon ab, welche Kanäle für die Kommunikation genutzt werden. Die E-Mail ist nach wie vor das Kommunikationstool schlechthin. Doch nicht in jedem Fall ist sie auch die richtige Wahl. Gerade in brenzligen Situationen ist der Griff zum Telefon meist sinnvoller. Bevor lange Diskussionsverläufe entstehen oder Konversationsteilnehmer Aussagen in den falschen Hals bekommen, klärt man heikle Fragen oder Angelegenheiten lieber persönlich. Auch wenn es schnell gehen muss, ist die Mail fast immer der falsche Kommunikationsweg. Denn nicht jeder checkt permanent sein Postfach und antwortet dann auch noch prompt. Wenn also Eile geboten ist und über den Unternehmenschat keine Reaktion kommt, gilt auch hier: Nicht lange zaudern, sondern aktiv und persönlich nachhaken.

Sinn ergibt ein Mailverlauf auf der anderen Seite gerade dann, wenn zuvor persönlich besprochene Inhalte dokumentiert werden sollen. Eine Zusammenfassung von in Meetings, im Chat oder per Telefon thematisierten Themen findet sich im Postfach leichter wieder, als wenn man ewig weit im Chat nach oben scrollen muss oder am Ende sogar gar nichts schriftlich vorweisen kann. Für die Dokumentation von Inhalten zur Absicherung gegenüber externen Partnern oder das nochmalige Nachschlagen vereinbarter Punkte ist die Mail also wunderbar geeignet.

Die Leistung eines Teams steht und fällt mit den einzelnen Mitarbeitern. Den Umgang mit Tools kann man lernen – bestimmte Fähigkeiten müssen Arbeitnehmer jedoch von Anfang an mitbringen. Das besagte Vermögen, gründlich zuzuhören und das Gehörte anschließend umzusetzen, ist nur eine der notwendigen Qualitäten, auf die Personalverantwortliche schon beim Einstellungstest achten sollten. Für die räumlich und zeitlich entgrenzte Kommunikation ist auch ein exzellentes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen essenziell. Sonst häufen sich nicht nur die Missverständnisse und wertvolle Zeit geht verloren, das ganze Unternehmen wird auch anfälliger für Fehler, die am Ende Geld kosten können. Zu guter Letzt fordert Heimarbeit auch ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zeitmanagement und Eigeninitiative. Wer viel Führung braucht und Schwierigkeiten hat, sich selbst klare Ziele zu setzen, wird im virtuellen Team kläglich untergehen. Wer sich dagegen gut und proaktiv selbst organisiert, sich an übergreifende Ziele anpassen und klar ausdrücken kann, ist bestens geeignet für die Arbeit aus der Ferne.

Virtuelle Teams sind also eine Herausforderung in sich. Geht man mit den gleichen Erwartungen an sie heran wie in einem Büro-Team, kann man nur scheitern. Doch mit den richtigen Mitarbeitern, Kniffen und Vorgehensweisen eröffnen sie das komplette Erfolgs-Spektrum der vernetzten, globalen Arbeitswelt.