Remote-Teams bieten durch ihr virtuell basiertes und damit standortunabhängiges Arbeiten große Chancen, bilden jedoch auch eine Herausforderung für die Beteiligten. Wie funktioniert die Kommunikation zuverlässig? Wie lässt sich ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickeln? Teilweise sehr spontan zusammengestellte Teams müssen schnell und gut kooperieren – selbst wenn nicht alle Mitglieder am gleichen Standort sind. Die folgenden Tipps helfen euch, ein erfolgreiches Remote-Team aufzubauen.

An der Kaffeemaschine, im Fahrstuhl oder beim gemeinsamen Mittagessen – im Büroalltag entstehen automatisch Gelegenheiten, sich privat auszutauschen. Wie wichtig dieser Austausch ist, wird dann deutlich, wenn er fehlt. Er bildet die Grundlage dafür, eine Beziehung zueinander aufzubauen.

Diese Ideen helfen euch, die Kultur des Small Talks in euer Remote-Team zu integrieren:

• „Kaffeeklatsch“ einplanen
  Nehmt euch ein paar Minuten vor einem Meeting Zeit, um euch privat auszutauschen und auf den neuesten Stand zu bringen. Plant diese Zeit bewusst ein und fördert diesen Austausch durch entsprechende Fragen.
• Gemeinsame Themen suchen
  Es lassen sich immer Themen finden, zu denen jeder etwas sagen kann. Die neueste Serie auf Netflix, Urlaubspläne oder auch das berühmt-berüchtigte Wetter! Es geht darum, das Eis zu brechen und ins Gespräch zu kommen.
• Sharing is caring
  Ermutigt die Teammitglieder, Fotos und Videos zu teilen. Der visuelle Eindruck stärkt die Bindung – zum Beispiel kann man ein Arbeitstreffen mit einer Runde „Jeder postet ein Bild vom heutigen Arbeitsplatz“ auflockern.

Eine gelungene zwischenmenschliche Kommunikation ist ausschlaggebend für eine gute Zusammenarbeit. Das Risiko, Missverständnisse zu produzieren und unklare Absprachen zu treffen, ist online deutlich höher. Zwei Dinge sollten deshalb im Teamgeist verankert sein: seinem Gegenüber immer eine positive Absicht zu unterstellen – schließlich will der oder die andere, wie man selbst, nur das Beste für das Projekt. Und zweitens: selbst klar, verständlich und neutral zu formulieren.

Hier einige Ideen zur Stärkung der Kommunikation in eurem Remote-Team:

• Skill-Sharing-Sessions
  In Video-Meetings teilt ein Teammitglied seine Expertise in Form eines kleinen Vortrags zu einem bestimmten Thema. Nach diesem Input kann eine gemeinsame Diskussion stattfinden. Das vermittelt Wissen, eröffnet Einblicke in andere Arbeitsbereiche und fördert den Austausch zwischen Kollegen.
• Visionsrunden
  Sie bringen das Team zusammen, stärken gemeinsame Werte und Ziele. Was ist die „best possible Future“ für jeden einzelnen – also an was, wo und mit wem will man in einem Jahr arbeiten? Welche Gemeinsamkeiten gibt es? Im Anschluss kann ein Vision-Statement erarbeitet werden.
• Smiley und Co
  Freundliche und emphatische Kommunikation ist das A und O für gemeinsamen Erfolg. Da geschriebene Sprache einen gewissen Interpretationsspielraum lässt, sind Smileys ein gutes Mittel, Emotionen zu vermitteln und Missverständnissen vorzubeugen. Also bitte auch mal online lächeln ;-)

Ein Vorteil im Büroleben sind die Routinen. Arbeitszeit, Mittagspause, Feierabend – bei der ortsunabhängigen Zusammenarbeit fehlt häufig diese gleichbleibende Taktung.

Strukturen sind für ein produktives Arbeiten und ein gelungenes Miteinander sehr hilfreich und lassen sich auch remote etablieren:

• Montagsrunden
  In einer nicht zu großen Runde gibt jeder einen Rückblick der letzten sowie einen Ausblick auf die anstehende Woche. Was lief besonders gut? Welche Herausforderungen stehen an? Wo benötige ich Hilfe? Das strukturiert die eigene Arbeit, fördert die Verbindlichkeit und bezieht die anderen Teammitglieder mit ein.
• Virtueller Feierabend
  Egal, ob mit Bier oder Bionade – auch virtuell kann der Wochenabschluss gemeinsam besiegelt und das Wochenende eingeläutet werden.
• Standup-Meetings
  Standup-Meetings sind vielen von der Scrum-Methode bekannt. Da sie traditionell im Stehen gehalten werden, fallen sie kurz aus, weshalb sie sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

In größeren Unternehmen gibt es projektübergreifend Räume oder Veranstaltungen des persönlichen Austauschs wie die Kantine, Weihnachts- und Geburtstagsfeiern oder gemeinsame Arbeitswege.

Konkrete Ideen, die das persönliche Kennenlernen auch für größere Remote-Teams erleichtern:

• „Blind Dates“
  Um alle Mitarbeiter:innen des Unternehmens miteinander zu verbinden, treffen sich paarweise je zwei Personen und tauschen sich 15 Minuten über Video aus. Inhalt und Form des Austauschs ist ganz ihnen überlassen; es steht die persönliche Erfahrung und der private, ungezwungene Austausch im Vordergrund, der anschließend wiederum in einem kurzen Überblick öffentlich geteilt werden kann. Bei der Organisation solcher Treffen kann die Slack-Erweiterung Donut helfen.
• Raum für Spaß abseits der Arbeit
  Bei größeren Teams kann ein eigener Kanal für privaten Austausch eingerichtet werden. Wie wäre es beispielsweise mit einem eigenen Slack-Channel für Katzenbilder und Co?

„Hallo …? Bist Du noch da?“ – neben dem technischen Equipment und einer tadellosen Internetverbindung sind die richtigen Tools für eine gute Zusammenarbeit entscheidend. Bewährt hat sich hier eine Projektmanagementsoftware wie Trello, die mit einem Channel für direkte Kommunikation wie zum Beispiel Slack kombiniert wird.

Ein paar Anregungen für euer Remote-Team:

• Die passende Plattform finden
  Informiert euch ausgiebig über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Dienste und legt euch dann auf zwei oder maximal drei Plattformen fest.
• Abläufe dokumentieren
  Erarbeitet durchdachte Abläufe und vergesst nicht, sie zu dokumentieren und im Team zu etablieren. Bewährte Prozesse müssen festgehalten werden, damit auch neue Teammitglieder schnell einsteigen können und der Onboarding-Prozess erleichtert wird. Seid dabei offen dafür, die Abläufe ab und zu als Team zu hinterfragen und zu verbessern – so fühlen sich auch alle eingebunden.
• Regelmäßige Video-Meetings
  Videos machen die Kommunikation persönlicher, intensiver und stärken die Beziehung zueinander. Sie eignen sich übrigens auch dafür, online zu feiern. Schon mal auf einen Launch oder Geburtstag gemeinsam online angestoßen?

Auch für Remote-Teammitglieder können gemeinsame Erlebnisse gestaltet werden, die selbst mit kleinerem Budget das Wirgefühl stärken.

Konkrete Ideen für die gemeinsame Freizeitgestaltung – online und offline:

• Unterschiedliche Abenteuer am selben Tag
  Es gibt einen Zuschuss und der Termin für den Urlaubstag ist für alle gleich. Doch wie sie diesen Tag verbringen, entscheiden die Mitarbeiter:innen frei. Ob wandern, Städtetrip, Zeit mit der Familie – auch wenn nicht alle dasselbe machen, ist dieser Urlaubstag eine gemeinsame Erfahrung, die anschließend unternehmensintern geteilt werden kann.
• Arbeit und Urlaub verbinden
  Auch ein Remote-Team sollte sich mal offline treffen, zum Beispiel bei einer Konferenz, die gemeinsam besucht wird. Oder wie wäre es gleich mit einer gemeinsamen Workation? Inzwischen gibt es immer mehr Coworking-Spaces, in denen Teams arbeiten und gleichzeitig (Urlaubs-)Zeit miteinander verbringen können.

Für Remote-Teams gilt: Die technischen Möglichkeiten sowie eine gute Kommunikation bilden die Grundlage für den Erfolg. Nehmt euch Zeit füreinander, um Erfahrungen zu teilen und den Austausch zu fördern, am besten zu festen Zeiten. Aber denkt ebenfalls an eure Auszeiten. Auch ein Remote-Team darf mal offline gehen.

Es ist wichtig die passende Plattform zu finden, jeder Dienst hat seine Vor- und Nachteile. Achtet außerdem darauf Abläufe nachvollziehbar zu dokumentieren, davon profitieren auch die Kolleg:innen. Damit ihr als Team in Kontakt bleibt und euch austauschen könnt, denkt an regelmäßige Video-Meetings.

Ihr müsst nicht zwangsläufig ein großes Event organisieren, sondern könnt als Team unterschiedliche Abendteuer an einem Tag erleben. Die Mitarbeiter:innen entscheiden frei wie sie den gewählten Tag verbringen, hinterher tauscht sich das Team über die Erlebnisse aus. Oder ihr probiert mal eine „Workation“ aus, bei der sich das Remote-Team offline trifft und zusammen arbeiten, aber auch gemeinsam die Freizeit gestalten kann. Auch ein gemeinsamer Konferenzbesuch ist eine gute Gelegenheit, die Remote-Kolleg:innen mal offline zu treffen.

Dieser Artikel wurde am 01. September 2021 geupdatet.