Produktivität heißt nicht nur, möglichst viel zu schaffen und abzuhaken. Sie fängt schon einen Schritt früher an: bei der Planung der Aufgaben. Die Kunst ist hierbei das rechte Maß der Dinge. Es ist hilfreich, alle Schritte, die zur Zielerreichung nötig sind, so detailliert wie möglich zu bestimmen. Kleine Schritte vor Augen zu haben, hilft Ziele realistischer und besser erreichbar erscheinen zu lassen.

Der Gipfel mag scheinbar unerreichbar sein, aber der Weg zur nächsten Hütte ist machbar. Das nimmt die Angst vor großen Aufgaben und verhindert Prokrastination, weil klar ist, wo angesetzt werden muss. Nimmt die Planung aber überhand und wird zum Selbstzweck, verliert sie ihre Kraft. Das benötigt etwas Übung und Selbstkenntnis. Wer sich seltener von Arbeitsbergen überwältigt und gelähmt fühlt, mag mit weniger Planung auskommen. Für andere ist sie essenziell, um strukturiert Ziele zu erreichen.

Vom Gruppenzwang will sich wohl jeder zu Recht befreien. Doch die zugrunde liegenden Mechanismen sind sehr mächtig und beeinflussen uns hier und da noch immer – auch wenn wir es nicht merken. Warum sollten wir uns das Schema also nicht zunutze machen? Wenn also eine wichtige Aufgabe keine Deadline hat und absehbar vernachlässigt wird, kann man sich im Team zu einem finalen Datum verpflichten.

Sagt man selbstbewusst an, was man vorhat und bis wann, dann wird man es tunlichst vermeiden, am Ende gestehen zu müssen, dass man in seinem Vorhaben nicht erfolgreich war. Diese Methode lässt sich gezielt einsetzen, wenn man mehr Druck braucht, um Aufgaben effizient und zügig zu bearbeiten. Diejenigen, bei denen das zu ungesundem Stress führt, sollten sie jedoch mit Bedacht anwenden.

Für einen reibungslosen und angenehmen Tag mit wenig Ärgernissen gibt es eine Vielzahl an Hilfestellungen. Von Noise Cancelling Headphones für bessere Konzentration bis hin zu allerlei smarten Tools für Effizienz. Calendly beispielsweise erleichtert Terminfindungsprozesse: Ewiges Termin-Ping-Pong erübrigt sich und die gesparte Zeit kann für wichtigere Dinge verwendet werden.

Ein weiterer Zeitfresser und Quell von Ärgernis ist die Passwortverwaltung. Nicht nur die Sicherheit deiner Accounts wird durch Programme wie 1Password erhöht, auch die Zeit, die man so oft mit dem Zurücksetzten von Passwörtern benötigt, erhalten wir zurück. Außerdem empfehle ich noch die Browser-Erweiterung Onetab. Denn wer eine unübersichtliche Anzahl an Tabs geöffnet hat und sich dadurch leicht ablenken lässt, kann damit alle diese Tabs in einem einzigen Tab verwalten. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern senkt auch den Speicherbedarf des Computers.

Multitasking mag uns vielleicht produktiver erscheinen, aber eigentlich verlangsamt es uns, weil es dem Verstand zahlreiche Möglichkeiten bietet, sich selbst abzulenken. Dabei ist es wichtig, sich zu fokussieren und alle Ablenkungen zu blockieren – wenn auch nur für kurze Zeit. Dabei hilft unter anderem, das Telefon konsequent auf den „Nicht stören“-Modus zu stellen, alle Browser-Fenster zu schließen, die nicht direkt mit der jeweiligen Aufgabe zusammenhängen, E-Mail-Push-Benachrichtigungen auf dem Computer zu deaktivieren oder sich kurzzeitig von Messaging-Apps abzumelden. Auch in Meetings besteht die Gefahr, sich parallel noch mit anderen Aufgaben zu beschäftigen. Es erfordert eine gewisse Konsequenz, aber sowohl das Meeting als auch die anderen Aufgaben gewinnen durch unsere ungeteilte Aufmerksamkeit.

Der gesunde Menschenverstand lässt uns glauben, dass wir umso mehr schaffen, je mehr wir arbeiten. Das Gegenteil ist aber der Fall, denn nicht die mit einer Aufgabe verbrachte Zeit zählt am Ende, sondern das Ergebnis. Das wird im Arbeitsalltag oft vergessen und Pausen werden leider immer noch kritisch beäugt. Menschen sind aber keine Roboter. Der Verstand braucht Zeit, um sich zu sammeln und neue Energie zu tanken. Studien legen nahe, dass eine gute Faustregel ist, alle 90 Minuten eine 15-minütige Pause einzulegen. Man kann mehr erreichen, indem man weniger tut.