Der erste Arbeitstag ist gekommen und nichts ist vorbereitet. Während ein Mitarbeiter aus der IT zwischen zwei Meetings hektisch den Laptop aufsetzt, schwirrt eine Mitarbeiterin durch das Büro und sucht verzweifelt nach der Führungskraft.

So oder so ähnlich erleben viele Arbeitnehmende den Start in einen neuen Lebens- und Berufsabschnitt. Nicht gerade die Art und Weise, wie sich ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin den Traumstart ins Unternehmen vorstellt. Mit dem richtigen Onboarding legst du einen wesentlichen Grundstein für die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender.

Wusstest du, dass laut einer Umfrage von Softgarden rund 18 Prozent der neuen Angestellten in ihren ersten 100 Tagen ihren Job schon wieder kündigen? Umso wichtiger ist ein gelungenes Onboarding, damit Mitarbeitende nicht nach wenigen Wochen Stepstone, Kununu und Co. wieder in die Favoritenliste ihres Browsers aufnehmen. Zugegeben: So weit kommt es in der Regel gar nicht erst. Mit dem zunehmenden Wandel in der Arbeitswelt weg vom Arbeitgeber- hin zum Arbeitnehmermarkt werden talentierte Arbeitskräfte von Unternehmen und Headhuntern gesucht. Früher war das umgekehrt.

Wie gehst du also am besten vor, damit das Onboarding perfekt gelingt und die langwierige Suche nach der idealen Arbeitskraft nicht umsonst war? Die erste Regel in diesem Zusammenhang: Onboarding beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag. Bereits ab dem Zeitpunkt der Zusage zum Job gilt es, den neuen Kollegen oder die neue Kollegin gebührend auf den Start im Unternehmen vorzubereiten.

Das Bewerbungsgespräch verlief super, der Kandidat oder die Kandidatin passt perfekt auf die ausgeschriebene Stelle. Schnell die Nummer gewählt, angerufen – Zusage, Start in acht Wochen. Die vakante Stelle ist wie gewünscht besetzt. In der Praxis wird an diesem Punkt oft der Fehler gemacht, der dazu führt, dass der oder die Angestellte womöglich noch in der Probezeit wieder kündigt: Funkstille.

Laut einer Haufe-Studie aus dem Jahr 2021 nutzt rund ein Viertel aller befragten Unternehmen die Möglichkeiten eines „Pre-Onboardings“ nicht und verschenkt damit wertvolles Potenzial.

So machst du es besser: Bleibe mit neuen Mitarbeitenden im laufenden Austausch. Ob du – je nach Überbrückungszeit zwischen Zusage und Jobstart – einmal oder regelmäßig anrufst, dich per Mail meldest oder schlicht und ergreifend notwendige Informationen einholst, ist dir überlassen.

Gerade das Letztgenannte eignet sich jedoch hervorragend zur Kontaktaufnahme. Sind bereits alle relevanten persönlichen Daten bekannt? Weißt du, welche technische Ausstattung (Handy, Laptop, Desktop-PC, Tablet) benötigt wird?

Ein Großteil der Antworten auf deine gestellten Fragen führt zum nächsten Punkt, der zwingend vor dem ersten Arbeitstag der neuen Arbeitskraft erledigt sein muss. Der Überbegriff: Infrastruktur. Heißt konkret: Ist der Zugang zum Büro durch Stempelkarte, Chip oder Schlüssel geregelt? Steht die Hardware am eingerichteten Arbeitsplatz bereit? Sind alle Zugänge und Lizenzen für CRM-System, Mails, Zeiterfassung und Co. freigeschaltet?

Erst, wenn all diese technischen Anforderungen erfüllt sind, kann der wichtige erste Arbeitstag des neuen Kollegen oder der neuen Kollegin kommen.

Bevor das neue Gesicht die Räumlichkeiten betritt und das Begrüßungsszenario seinen Lauf nimmt, erwartet dich eine weitere Aufgabe in der Vorbereitung. Selbst wenn jegliche Hardware bereitsteht, alle Zugänge eingerichtet sind und die Infrastruktur sitzt – konkrete Aufgaben hat weder ein neuer Auszubildender noch eine erfahrene Managerin am ersten Tag.

Daher gilt: Um ausufernden Leerlauf zu verhindern, sollten bereits einige Aufgaben oder Termine auf neue Mitarbeitende warten. Das können Betriebsführungen, Kundenbesuche oder interne Termine genauso wie kleinere Aufgaben sein. Alles sollte sich jedoch in einem akzeptablen Rahmen abspielen. Jemanden am ersten Tag direkt ins kalte Wasser zu schmeißen oder mit einem Berg an Arbeit zu überschütten ist keine gute Idee.

Sind auch diese Vorbereitungen getroffen, kann der erste Tag kommen. Onboarding ist vor allem dann Aufgabe der Führungsebene. Das vermittelt von Anfang an Wertschätzung und zeugt von angemessener Aufmerksamkeit.

Pünktliche Begrüßung, ein kleines Willkommensgeschenk, ausführliche Vorstellungsrunden im Team und, sofern notwendig, darüber hinaus, eine ausführliche Einführung in Betriebsabläufe und Verhaltensweisen – alles Basics, die ein Must-have im perfekten Onboarding-Prozess sind.

Damit bei der Vorstellung im Team keine fragenden Gesichter und unangenehmen Momente entstehen, muss dieses Bescheid wissen. Nicht nur, dass neue Kolleginnen und Kollegen kommen. Sondern auch: Wer sind sie, was machen sie, wie werden sie eingesetzt? So werden Unklarheiten in der Zusammenarbeit und neuen Konstellation bereits im Keim erstickt.

Sind die ersten Tage geschafft, hört der Prozess des Onboardings nicht direkt auf. Vielmehr hält er, je nach Konstellation, noch Wochen oder Monate an. In dieser Zeit sollten Vorgesetzte sowie Kolleginnen und Kollegen stets ein offenes Ohr für „die Neuen“ haben und sie in alle Abläufe integrieren.

Dazu zählen Lieferanten- und Kundenkontakte, aber auch banal wirkende, für den sozialen Zusammenhalt und die Integration aber wichtige Bestandteile wie Routinen beim Mittagessen oder gemeinsame After-Work-Unternehmungen. Neben diesen Aspekten ist vor allem eines wichtig: Feedback.

Diese Aufgabe kommt Vorgesetzten zu. Sie müssen nicht jede Minute rund um die Uhr für ihre neuen Mitarbeitenden erreichbar sein. Oftmals genügt es, regelmäßige Feedbackgespräche zu vereinbaren – womöglich sogar direkt einen wiederkehrenden Termin zu setzen, an dem über die Einarbeitungsphase gesprochen wird. In diesen offenen und ehrlichen Gesprächen können beidseitig Herausforderungen und Probleme angesprochen werden. Das verhindert Missverständnisse und beugt vor, dass neue Arbeitskräfte zu den 18 Prozent mutieren, die in unter 100 Tagen ihren Job bereits wieder kündigen.

Vor allem mit der zunehmenden Lockerung der Ortsgebundenheit wird das Onboarding im Gesamten und vor allem vor dem ersten Tag noch wichtiger – dieser findet nämlich dann wie die Tage davor und danach virtuell statt.

Im Grunde unterscheidet sich Remote Onboarding jedoch nur bedingt von seinem analogen Pendant. Es gelten die gleichen Grundsätze und Anhaltspunkte, damit der Start neuer Mitarbeitender gelingt.

Da sich zufällige Gespräche in der Kaffeeküche oder spontanes Verabreden nach Feierabend digital nicht ergeben, helfen fixe Termine beim Remote Onboarding. Wie wäre es beispielsweise mit virtuellen Get-togethers, abrufbaren E‑Learning-Formaten, um alles kennenzulernen, oder einem digitalen „Welcome Day“? Auch ein „Onboarding-Buddy“ kann helfen, sich in den ersten Tagen und Wochen trotz der räumlichen Distanz zurechtzufinden.

Egal, ob analog oder digital: Die Wichtigkeit eines gelungenen Onboardings ist unbestritten. Es erfordert Vorbereitung und Zeit, Planung und Geduld – doch am Ende lohnt es sich. Sowohl auf menschlicher Ebene als auch auf finanzieller. Eine Neueinstellung nach nur einigen Wochen ist kalkulatorisch deutlich teurer als der Zeitaufwand für das perfekte Onboarding.