Während des Pandemiejahres 2020 stellten nur noch wenige Firmen neue Mitarbeitende ein. Die meisten Unternehmen versuchten, die Kolleginnen und Kollegen zu halten. Viele haben Team-Mitglieder entlassen. Das HR-Startup Personio gehört zu den wenigen Beispielen, die in der Krise zulegen konnten. Das Wachstum mündet in einer beeindruckenden Zahl: 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat das Unternehmen an den vier Standorten München, London, Madrid und Dublin in dem chaotischen Jahr eingestellt. Adriana Sabino, HR-Managerin bei Personio, hat unter anderem das Onboarding der neuen Beschäftigten begleitet – das, wie so vieles in dem Jahr, unter dem Motto des Social Distancings remote stattfand. Personio war dabei jedoch nicht unerfahren.

Onboarding im Homeoffice: So macht’s Personio

„Die Situation war für uns nicht ganz neu“, sagt Adriana Sabino im Gespräch mit t3n. „Schon vor der Krise haben wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter remote eingestellt und eingearbeitet.“ Das Team sei seit jeher international aufgestellt. Teile der Belegschaft arbeiten beispielsweise auch aus Brasilien, Kanada und der Ukraine. Die hauseigene Software spielt dabei eine Rolle. Neueingestellte unterzeichnen mittels Personio digital und übermitteln den Arbeitsvertrag anschließend verschlüsselt. Anders als sonst war jedoch, dass sie noch transparenter als zuvor über die aktuelle Coronalage am Standort berichtet haben: Wie sieht es vor Ort aus? Kann vom Büro aus gearbeitet werden oder nicht? Beeinflusst die Krise bereits das Geschäft? Wenn ja, wie?

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Für Adriana Sabino sind das Fragen, die mehr als sonst schon beim Onboarding adressiert sein sollten. „Das ist wichtig, um den Mitarbeitenden ihre Sorgen und Ängste zu nehmen“, sagt sie. „Deshalb halten wir schon vor dem ersten Arbeitstag telefonischen oder E-Mail-Kontakt zu den neuen Team-Mitgliedern.“ Daneben wird aber auch der Ablauf des Onboardings an sich schon im Vorfeld kommuniziert, damit Mitarbeitende genau wissen, an welchem Punkt sie sich befinden. Arbeitsequipment angefangen vom Laptop über Monitore bis hin zu Stehtischaufsätzen aus Karton können am ersten Arbeitstag im Büro abgeholt oder vorab zugeschickt werden. „Das ist sowohl von der aktuellen Wohnsituation als auch von der Coronalage abhängig“, erklärt Adriana Sabino.

„Das Wichtigste ist, ein Wir-Gefühl zu entwickeln.“ – Adriana Sabino, Personio.

Die Onboarding-Sessions führen die HR-Managerin und ihre Kolleginnen und Kollegen dann per Zoom durch. „Damit die Technik auch im Homeoffice funktioniert, bekommen unsere neue Mitarbeitenden volle Unterstützung von unserer IT“, erklärt sie. Zusätzlich führe Personio regelmäßige Check-ins mit den Führungskräften, den Kolleginnen und Kollegen sowie dem HR-Team durch, damit die Neuen schnell integriert sind. Zu Beginn der Coronakrise habe das Unternehmen zudem eine Homeoffice-Taskforce gegründet, die sich mit Themen wie Produktivität und Motivation im Homeoffice beschäftigt und entsprechende Tools zur Verfügung stellt. „Das gilt natürlich nicht nur für die Neuen, sondern davon profitiert unser gesamtes Team.“

Die größte Herausforderung stelle das Entwickeln eines Wir-Gefühls dar. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich nicht persönlich treffen, lernen sich nur schwer kennen. „Hier helfen virtuelle Coffee-Dates, gemeinsame Yoga-Sessions oder Team-Events wie beispielsweise ein Remote-Pub-Quiz“, so Adriana Sabino. Dafür nutzt Personio unter anderem das Happier-Workplace-Programm Wellbeing Warrior. Auch das Kollaborations-Tool Miro, über das sich Whiteboards anlegen und mit Kolleginnen und Kollegen teilen lassen, sowie die Break-Out-Session-Funktion in Zoom-Meetings, um sich mit kleineren Gruppen zum Schwatzen zu treffen, stehen Hoch im Kurs. Derartige Tools entwickeln sich somit schnell zur virtuellen Teeküche, wo sich Menschen begegnen.

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Eines der wichtigsten Instrumente hat das HR-Startup in seinem Buddy-Programm gefunden, das vor allem auch im Homeoffice – aber nicht nur – von Vorteil ist: Jeder Neustarter bekommt einen persönlichen Buddy zur Seite, der oder die beim Integrieren und dem Vermitteln der Unternehmenswerte unterstützt. Onboarding heiße nämlich nicht nur, neue Leute in Slack-Gruppen einzuladen und ihnen Laptops zu überreichen, sondern auch persönliche Zuwendung. „Wir haben in den letzten Monaten sehr viel dazugelernt und unseren Prozess kontinuierlich verbessert”, sagt Adriana Sabino. „Für uns gehört das Onboarding zu den wichtigsten Touchpoints mit neuen Kolleginnen und Kollegen, da es der Grundbaustein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist.“