Cloud-Dienste ermöglichen seit Jahren, Software und Hardware flexibel zu nutzen. Unternehmen können beispielsweise ganze Kundendatenbanken im Rahmen des Enterprise-Resource-Plannings, also der Steuerung und Planung von Ressourcen, in die Cloud verlagern.

Innovative Cloud-Anbieter bieten heute längst mehr als die klassischen Kategorien des Cloud-Computings an – wie zum Beispiel Software-as-a-Service (SaaS). In der Praxis beliebt sind Lösungen für die sogenannte Hybrid-Cloud: Hierbei können Unternehmen eigene Systeme nutzen und gleichzeitig Cloud-Dienste hinzubuchen. Auf diesem Weg können sie die Vorteile von Cloud-Diensten flexibel an ihre Bedürfnisse und bestehenden Systeme anpassen. Damit lassen sich Kosten für den Einkauf von Hardware und Software sparen.

Die Diskussion zu Cloud-Diensten dreht sich heute zunehmend um den Ort der Server. Die Schlagworte lauten: Data-Residency und Data-Localisation. Cloud-Anbieter versprechen hierbei, dass die Daten der Kunden an einem Ort verbleiben, zum Beispiel in Deutschland. Der Vorteil ist, dass Cloud-Anbieter die Daten nicht in Länder verlagern, die ein schlechtes Datenschutzniveau aufweisen. So können sie die Daten von vornherein einem unberechtigten Zugriff entziehen.

Die Risiken von Cloud-Diensten sind offenkundig: Unternehmen geben sensible Daten ganz oder teilweise an ein fremdes IT-Unternehmen ab. Dabei wissen sie nicht, wo in der Welt die Daten liegen und wie gut sie gesichert sind. Erschwerend kommt hinzu, dass die Vermischung von eigenen Systemen mit fremden Cloud-Diensten ein Einfallstor für Sicherheitsrisiken öffnet. Aus diesen Risiken erklärt sich auch das Interesse an Data-Residency-Diensten.

Die Art. 29-Datenschutzgruppe stellte bereits 2012 die wichtigsten Aspekte in Cloud-Diensten heraus: Datensicherheit, Transparenz und Rechtssicherheit. Mit der DSGVO hat der europäische Gesetzgeber diese Aspekte zusätzlich betont. Die DSGVO richtet sich vor allem an den datenschutzrechtlich Verantwortlichen. Das ist das Unternehmen, um dessen Daten es geht und das bestimmt, was mit den Daten passiert. Ein Beispiel: Verlagert ein Unternehmen Kundendaten für ein Marketingprojekt in die Cloud, muss es sich dabei an alle Pflichten halten, die für Verantwortliche laut DSGVO gelten. Dazu zählt vor allem die Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO. Darunter fallen Maßnahmen wie die Pseudonymisierung und die Verschlüsselung von Daten.

Das verantwortliche Unternehmen legt die Datensicherheit in die Hände eines IT-Dienstleisters, wenn es Cloud-Dienste nutzt. Der Verantwortliche muss nach Art. 28 DSGVO genau hinschauen, wenn er einen Dienstleister – die DSGVO spricht vom „Auftragsverarbeiter“ – auswählt. Denn er handelt als verlängerter Arm des Verantwortlichen. Um die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen und die Rechte der betroffenen Person zu gewährleisten, muss der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen haben. Besonders bedeutsam sind dabei Fachwissen, Zuverlässigkeit und Ressourcen des Dienstleisters. Konkret sollten Unternehmen dabei eine Zertifizierung (zum Beispiel ISO/IEC 27001) des Dienstleisters berücksichtigen sowie die Liste der konkret ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen (zum Beispiel Zutritts- und Zugriffsbeschränkungen, Maßnahmen zur Pseudonymisierung).

Wie also lassen sich die Risiken bei der Nutzung von Cloud-Diensten entschärfen? Unternehmen sollten zwei Anforderungen erfüllen:

Unternehmen müssen als Teil ihrer Cloud- oder IT-Strategie verbindliche Regeln dazu aufstellen, wie alle Mitarbeiter mit Cloud-Diensten umgehen müssen. Firmen sollten ihre Mitarbeiter in puncto Datensicherheit schulen. Dazu gehören so grundsätzlich Punkte wie die Vergabe von sicheren Passwörtern oder etwa die Verpflichtung, dass Mitarbeiter nur mit Unternehmens-Hardware im Homeoffice arbeiten dürfen. So lassen sich viele Datenpannen von vornherein vermeiden. Wichtig ist auch, dass Mitarbeiter wissen, was im Fall einer IT-Panne getan werden muss. Bei Datenschutzverletzungen müssen sie schnell handeln. Eine Policy zu Datenschutzverletzungen sollte beispielsweise vorgeben, dass der Datenschutzbeauftragte unverzüglich zu den Details des Datenlecks zu informieren ist.

Ausreichende Sicherheitsmaßnahmen: Cloud-Anbieter, die Datenschutz ernst nehmen, können robuste technische und organisatorische Maßnahmen, sogenannte TOM, oder eine Zertifizierung vorweisen (zum Beispiel ISO/IEC 27001). Darauf sollten Unternehmen besonders achten. Denn sie müssen die Kontrolle über ihre Datenverarbeitungsvorgänge in der Cloud behalten. Das funktioniert nur, wenn sie die Einbindung der Cloud-Dienste auf Maßnahmen zur Wahrung der Datensicherheit, also insbesondere zur Vertraulichkeit, zur Datenintegrität, zur Pseudonymisierung und zur Zugriffskontrolle hin überprüfen – von Anfang an und regelmäßig. Nimmt das Unternehmen etwa Gesundheitsdaten seiner Kunden in die Geschäftsprozesse auf, muss das Unternehmen durch den Cloud-Anbieter gegebenenfalls stärkere Sicherheitsmaßnahmen umsetzen lassen.

Für die Nutzung von Cloud-Diensten müssen Unternehmen Datenschutz-Verträge abschließen und diese nachhalten können. Dazu gehören Vereinbarungen über die Datenverarbeitung und von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Letztere beziehen sich auf Datentransfers ins Ausland. Vorlagen für die Verträge werden von den meisten Cloud-Anbietern automatisch zur Verfügung gestellt. Aber Achtung: Das Unternehmen selbst ist verantwortlich dafür, dass Verträge korrekt und vollständig sind. Unternehmen müssen die entsprechende Dokumentation auf Anfrage den Datenschutzbehörden vorlegen können.