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Cloud-ERP: Vor- und Nachteile webbasierter Unternehmenssoftware

(Bild: Shutterstock)

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In der Unternehmenssoftware-Branche dominiert vor allem ein Trend: Outsourcing der Unternehmensdaten in die Cloud. t3n hat Herausforderungen und Chancen webbasierter Unternehmenssoftware untersucht und gegenübergestellt.


Früher kannte man die Datenverlagerung ins Internet allerhöchstens durch den Upload der ersten selbstprogrammierten HTML-Seite auf einen Webserver. FTP war als Protokoll eines Tages genauso normal geworden wie ISDN und die Möglichkeit, gleichzeitig zu telefonieren und zu surfen. Skeptisch waren die User zwar auch, aber lange nicht in dem Maße der Vorsicht, mit der man heute der Cloud gegenübertritt.

Datenschutzbedenken beim Begriff Cloud nach wie vor groß

Besonders im Verlauf der Datenschutzdiskussionen sind Anwender immer vorsichtiger geworden, was ihre sensiblen Daten betrifft. Der Begriff Cloud sorgt nach wie vor bei privaten Usern und besonders bei Unternehmen für unsichere Fragezeichen in den Köpfen der Entscheider. Zu wissen, dass die Art der Datenspeicherung in einer Cloud nichts anderes ist, als die Daten auf einem Server zu sichern, der nur an einem anderen Ort als dem Nachbarraum steht, sorgt dabei jedoch nicht für ein besseres Gefühl.

Um es vorwegzunehmen: Die Vorteile der Daten in der Cloud überwiegen, wenn man sich ein wenig näher mit dem Thema beschäftigt. Dass der Begriff Cloud jedoch weiterhin oftmals als negativ interpretiert wird, scheint vor allem in dem schlechten Ruf durch negative Schlagzeilen begründet. Dabei scheinen diese Überlegungen bei einem namhaften Cloudanbieter unbegründet. Da dieser mit der Cloud sein Kerngeschäft ausgebaut hat, sollte davon auszugehen sein, dass Datenschutz und Sicherheit der Daten die wichtigsten Merkmale des Anbieters sind. Bietet er zudem eine Sicherung mit Serverstandort innerhalb der deutschen Bundesrepublik an, sind das schon einmal grundlegende Voraussetzungen der Vertrauenswürdigkeit.

Doch besonders im ERP-Bereich, wo es um sensible Unternehmensdaten mitsamt Bilanzen und Verkaufszahlen geht, ist es umso verständlicher, dass sich niemand in die Karten schauen lassen will. Unverzeihlich wäre ein Datenleck in Richtung der Konkurrenz, was erhebliche Schäden der eigenen Unternehmensstruktur nach sich ziehen würde. Vom Prinzip her ist es aber wirklich so: Die Vorteile einer webbasierten ERP-Lösung für dein Unternehmen sind mächtig und überwiegen.

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Vorteil 1: Die Vorhaltung eines eigenen Serverraumes und die damit verbundenen Kosten entfallen

Ein enormer Pluspunkt sind die Kosten für die hauseigene IT-Infrastruktur, die beim Auslagern der Daten praktisch auf ein Minimum reduziert werden. Ein eigener Serverraum mit kostenintensiven Investitionen in Hard- und Software inklusive Updates entfällt. Auch stellen Cloudanbieter die automatische Sicherung der Daten zur Verfügung, indem sie auf mehreren Servern Datenkopien sichern. Somit sorgen sie jederzeit für eine hohe Ausfallsicherheit, was den Betriebsprozess in deinem Unternehmen niemals merklich stören würde. Selbst wenn ein Cloudserver kaputt gehen sollte, springt die Datenversorgung auf die Kopie, die auch nicht in der eigenen IT vorgehalten werden muss. Auch die Gebühren zur reinen Nutzung der externen Server sind im Verhältnis zu der Vorhaltung einer eigenen Serverstruktur kaum erwähnenswert. Generell erfordert jedes ERP-Programm finanzielle Belastungen für Sicherung, Versionsupdates oder Wartungskosten. Da diese bei Cloudanbietern in der Regel jedoch durch die monatlichen Gebührenpauschalen abgedeckt sind, wird es dir auch deine Buchhaltung danken. Dieses Kostenmodell ist planbar und sorgt für eine automatische Senkung der betrieblichen Fixkosten.

Vorteil 2: Übersichtlichkeit vereinfacht den Einblick in Unternehmensdaten

Schon lange keine Zukunftsmusik mehr: Mit webbasierten ERP-Anwendungen haben auch Dashboards Einzug in die Welt der Unternehmenssoftware gehalten. Mithilfe übersichtlicher Darstellungen und der Möglichkeit, per App jederzeit auf die wichtigsten Daten und Kennzahlen zuzugreifen, sorgen Cloudanwendungen für eine Transparenz, die bei statistischen Systemen meist nur durch langwierige Reporting-Programmierungen möglich waren. Heute ist es somit möglich, in einer App auf dem Smartphone die Entwicklung des eigenen Unternehmens zu tracken, sodass man zu jeder Zeit den optimalen Einblick hat. Und das nicht nur mit dem Handy, sondern ebenso mit jedem browsergestützten Endgerät.

Vorteil 3: Die hohe Flexibilität

Mit einer modularen Cloud-ERP-Applikation lassen sich ohne großartige Probleme Ressourcen und Lizenzen aufgrund der verschiedensten Gründe hinzubuchen oder wieder deaktivieren. Das sorgt zum einen für Flexibilität in schwierigen Auftragslagen, zum anderen zu Einsparung der Kosten von nicht mehr benötigten Modulen.

Vorteil 4: Enorm hohe Verfügbarkeit der Daten

Ein seriöser Cloudanbieter sorgt dafür, dass die wichtigen Daten jederzeit bereitgestellt werden. Abgesehen von technischen Problemen von Drittanbietern wie dem Internetdienstleister gibt der ERP-Hersteller eine Garantie der Verfügbarkeit. Das sorgt für eine beruhigende Umgangsweise, da die Daten aus der Cloud von überall her abgerufen werden können.

Vorteil 5: Automatisches komplettes Daten-Backup

Versteht man die Sicherung der Daten in der Cloud zudem als automatisches Backup, ist man als Unternehmer mit der Cloudlösung quasi immun gegenüber äußeren Einflüssen wie Überschwemmungen, Bränden oder Diebstahl im eigenen Unternehmen. Die Daten lassen sich sofort auf einer neuen Lösung wiederherstellen. Die Garantie geben die Cloudanbieter in der Regel mit dazu, da ihre spezialisierten Rechenzentren extrem gut abgesichert sind, was sich in Zutrittskontrollen und einer Notstromversorgung bemerkbar macht.

Die Vorteile sprechen für sich. Gegenüber ihnen sind jedoch auch einige Nachteile mit dem Cloud-ERP verknüpft, die bei der Entscheidungsfindung unbedingt zu beachten sind.

Nachteil 1: Daten sind extern nur per permanent stabiler Internetverbindung zu erreichen

Die größte Sorge des Unternehmers: Morgens kommt er in die Firma und das ERP-System funktioniert nicht, da der Internetanschluss streikt. Das Eintreten dieses Nachteils ist von der Wahrscheinlichkeit zwar nicht enorm hoch, aber für den Fall kann es natürlich einen Ausfall der Arbeit bedeuten, da die Daten nicht zur Verfügung stehen. Auch wenn dies nicht der Regelfall ist, spricht es dafür, dass eine 100-prozentige Datensicherheit nicht gegeben ist, auch wenn der Cloudanbieter in diesem Fall nichts dafür kann. Aber nicht nur beim Kunden, auch auf Dienstleisterseite kann ein Verbindungsabbruch möglich sein.

Nachteil 2: Die Auswahl der Anbieter ist noch sehr beschränkt

Zwar sind die größten ERP-Hersteller schon auf das Modell der Cloud-Lösungen angesprungen, Platzhirsch SAP begeht sogar eine Kooperation mit Microsoft, dennoch ist die Auswahl eines geeigneten Anbieters noch sehr beschränkt. Vielleicht bietet der Softwarehersteller, dessen ERP-Lösung dein Unternehmen momentan nutzt, noch keine Cloud-basierte Software an. Nach und nach werden sicherlich die meisten Hersteller dem mobilen Trend folgen, bis dahin werden aber meist noch die stationär installierten ERP-Systeme den Markt bestimmen.

Nachteil 3: Update des bestehenden Systems oft nicht „einfach“ möglich

Auch wenn der bisherige Anbieter eine vollständige Migration der bestehenden Anwendung in die Cloud anbietet, heißt das nicht, dass der Transport auch tatsächlich reibungslos funktioniert. Da die Systeme auf komplett unterschiedlichen Basisstrukturen aufgebaut sind, kann bislang aufgrund fehlender Erfahrungswerte zumindest bei einem Systemwechsel noch keine Ausfallsicherheit gewährleistet werden. Ebenso besteht die Gefahr, dass die zusätzlichen mobilen Anwendungen aus ebenso genannten Gründen noch nicht zu einhundert Prozent ausgereift sind und wirklich verlässlich funktionieren.

Fazit

Trotz aller sehr gut klingenden Vorteile gilt es bei der Migration sowie der Neuinstallation einer Cloud-basierten ERP-Lösung einige Merkmale zur Entscheidungsfindung zu beachten. Zum einen sollte deutlich sein, dass allein die Kostenreduktion nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage dienen sollte. ERP-Systeme sind Investitionen mit langjähriger Laufzeit, was auch dazu führen könnte, dass die Gebühren für die Servermiete auf Dauer die Kosten für die einmalige Investition in eigene IT-Infrastrukturen mitsamt stationärem ERP-System übersteigen können. Zudem bietet eine Cloud nur den Vorteil der Datenausfallsicherheit, wenn eine stabile Internetverbindung zu jeder Zeit gewährleistet ist, im idealen Fall auch mit einer für die Datenmengen ausreichenden Geschwindigkeit. Unternehmer, die momentan eine Entscheidung treffen müssen, sollten vielleicht auf ein Kombimodell als Mischung aus Cloud und Festinstallation vertrauen. Für die Übergangszeit bieten die meisten Anbieter diese Möglichkeit an.

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