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Kommentar

Gegen den Tool-Wahnsinn: Warum Apps uns nicht produktiver machen

Wichtig? Dringend? Die Eisenhower-Matrix hilft, Prioritäten zu setzen und den Büroalltag sinnvoll zu organisieren. (Foto: t3n)

Organisieren, motivieren, anspornen: Ein Heer von Apps verspricht, uns produktiver zu machen. Aber tun sie das tatsächlich, oder sind sie letztendlich nur Spielereien? Und was hilft wirklich?

Wenn man es ernst meint mit der Produktivität, kann man in die Tiefen des App-Stores hinabsteigen und sich ordentlich eindecken: am besten erstmal Evernote, um Notizen zu organisieren und auch jeden noch so flüchtigen Gedanken einzufangen. Dann natürlich Any.do, Wunderlist oder Things, damit man weiß, wann was fertig sein soll und man ein paar ordentliche To-do-Listen anlegen kann. Und vielleicht, wenn man gerade dabei ist, noch eine To-Don’t-App, mit der man sich die ein oder andere unproduktive Angewohnheit abgewöhnen kann.

Aber mit den To-do-Listen allein ist es ja leider noch nicht getan. Also, noch einen Pomodoro-Timer dazu herunterladen: Eine Art digitale Eieruhr, die den Tag in 30 Minuten Intervalle einteilt, mit ein paar Pausen dazu. Irgendwer hat anscheinend irgendwann mal gesagt, dass man in 30-Minuten-Intervallen am produktivsten ist. Und Produktivität ist unser Mantra.

Machen Produktivitäts-Apps eigentlich produktiver?

Wenn all meine Produktivitäts-Tools dann laufen, ist eigentlich auch schon wieder Mittagszeit. Und irgendwo, zwischen Spinat-Curry und Kaffee, frage ich mich: Machen diese Produktivitäts-Apps eigentlich produktiver?

Ich habe vieles ausprobiert. Und mein Verdacht ist: nein. Mein Verdacht ist weiterhin, dass ein Großteil der Apps, die uns produktiver machen wollen, von den falschen Prämissen ausgehen. Daher erstmal eine grundsätzliche Frage: Ist Produktivität die Summe der abgehakten Punkte oder ist Produktivität das Erreichen eines größeren Ziels?

Wenn es tatsächlich um die Stückzahl der abgehakten To-do-Punkte geht, wären die Apps super. Man würde dann aber auch automatisch produktiver, je kleinteiliger man Arbeit betrachtet.

Ein leerer Tag, mit vielen Haken:

  • Checkliste machen
  • E-Mails lesen
  • E-Mails beantworten
  • Kurze Übersicht der News
  • Kaffee trinken
  • Notizen von gestern organisieren
  • Präsentation korrigieren
  • Mittag
  • neue E-Mails lesen (...)

„Zusammen sind Mail, Slack und Asana wie Whac-A-Mole.“

Man kann viele Punkte an einem Tag abhaken und trotzdem kein Stück weiterkommen. Man kann das Spiel der kleinen Schritte übrigens auch wunderbar zusammen spielen: Ich könnte problemlos einen ganzen Tag damit verbringen, auf Nachrichten in diversen Slack-Channels zu reagieren oder Mini-Tasks mit Asana zu verschicken. Zusammen sind Mail, Slack und Asana ein bisschen wie Whac-A-Mole – man erwischt sie nie alle. Und trotzdem kann es ziemlich anstrengend sein.

Hilft da vielleicht ein neues Tool? Du ahnst es schon, leider nein

Das grundsätzliche Problem der Apps und Tools liegt darin, dass sie davon leben, Aufgaben in kleine Schritte herunterzubrechen. Und kleine Schritte können sich eben auch ganz gut im Kreis drehen.

Der Computerwissenschaftler Cal Newport hat dieses Problem der kleine Schritte einmal heruntergebrochen. Seine Lösung (und auch sein Buch darüber) heißt „Deep Work“. Was bei Cal Newport herauskam, ist ungefähr das Gegenteil von dem, was Apps anbieten.

Cal Newports Regeln für „Deep Work“

  1. So wenig Social Media wie möglich.
  2. Arbeite nine-to-five. (Ja, klingt faul. Aber wer kann sich wirklich länger konzentrieren? Außerdem: Wenn du weißt, du gehst um fünf, musst du bis dahin eben reinhauen. Und ja, es geht, Cal Newport kriegt seinen Kram auch bis 17.30 erledigt, und der ist Informatik-Professor.)
  3. Eisenhower hat mal gesagt, er hätte „(...) zwei Arten von Problemen, die eiligen und die wichtigen. Die eiligen sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie eilig.“ Irgendwie ist daraus die Eisenhower-Matrix geworden, in der man Aufgaben in vier Felder einteilt. Geht ganz ohne App. Nur mit einem Blatt Papier.
  4. Vermeide „seichte Arbeit“. Deep Work, so verstehe ich Newport, ist das Knacken der harten Nüsse. Seichte Arbeit hingegen ist das, was man gut in To-do-Listen und Tools eintragen und abhaken kann. Genau das, was dich eben nicht besonders voran bringt.

Die besten Werkzeuge, um produktiv zu sein, kann man leider nicht runterladen. Wie alle guten Dinge braucht Produktivität ein bisschen Mühe und entsteht am besten durch Gewohnheiten: Morgens die wichtigste Aufgabe des Tages auf einen Zettel schreiben. Dran bleiben. Alles andere später.

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2 Reaktionen
I.

Den "Einwand" von Michael Logies in Bezug auf gewisse Arbeitsabläufe kann ich durchaus nachvollziehen, da ich selbst schon längere Zeit in einem extrem streng regulierten Umfeld gearbeitet habe - das Einhalten und Abhaken von Listen kann unter Umständen schlicht vom Gesetzgeber vorgegeben sein, dann führt auch kein Weg dran vorbei.

Allerdings verstehe ich den Artikel gar nicht so sehr auf diese spezielle Thematik bezogen, sondern mehr auf den allgegenwärtigen Wahn des "immer schneller und produktiver" werden zu MÜSSEN. Derzeit arbeite ich im Kundenservice und es ist ein wahrer Graus, wie ordentlicher Service den blanken Zahlen immer mehr zum Opfer fällt (Masse statt Klasse ist die Devise). Die Zahlen sind "schlecht", peitschen wir unsere Befehlsempfänger noch mehr an, machen ihnen immer mehr Druck, fordern in höchstem Maße Flexibilität und Einsatzbereitschaft, und WEHE, die in völlig ominösen Werten gemessene "Produktivität" ist dem Unternehmen nicht genug. Dann ist man ganz schnell die längste Zeit Mitarbeiter gewesen.

In den Managementetagen ist leider immer noch nicht angekommen, dass es einem Menschen einfach nicht möglich ist, einen Haufen Kuhmist in den Händen zum Diamanten zu pressen, egal wie hoch der ausgeübte Druck ist. Genau das wird aber täglich verlangt. Schaffen die Mitarbeiter die (sowieso völlig unrealistischen) Ziele nicht, dann gibt's halt einen Arbeitskreis und drei neue Tools, mit denen du als Befehlsempfänger noch mehr Zeit sinnlos vergeuden kannst als vorher. Plus vier neu ersonnene Messwerte und Größen, an denen du dich messen lassen musst - und die du selbstredend gar nicht erreichen KANNST.

All das dient für mich nur dazu, künstlich Druck aufzubauen, und hat noch den "schönen" Nebeneffekt, dass man garantiert immer einen Grund dafür findet, warum der Mitarbeiter nicht befördert wird, keinen Bonus bekommt, etc.

Leider schlägt sich das auch immer mehr im Privaten durch. Wir sollen mit Fitnessarmbändern unser Training optimieren, unser Leben mit diversen To-Do- und sonstigen Apps bis ins allerkleinste Detail planen und organisieren.

Neuerdings gibt es "Sunday Preparers", die am Sonntag nichts anderes tun als die kommende Woche vorzubereiten und zu planen. Das wird natürlich auch im Internet verbreitet, nach dem Motto "schaut, wie toll produktiv ich bin". Es wird Bullet Journal geführt in den prächtigsten Farben und Formen, ich will gar nicht wissen wie viel Zeit das frisst.

Da bleib ich doch lieber bei meinem guten alten kritzel-schnell-was-rein-Notizbuch und genieße meine freien Sonntage einfach mit Nichtstun.

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Michael Logies

Es kommt wohl sehr auf den Typ Arbeit an... In meinem Betrieb (Zahnarztpraxis) würde es ohne To-Do-Listen für die Mitarbeiter (in EPIM) deutlich schlechter laufen. Es sind jeden Tag viele Routinearbeiten zu erledigen und zu dokumentieren. Sich diese Routinearbeiten von Software servieren lassen zu können und nicht im Kopf haben zu müssen, entlastet und setzt Energie frei für kreatives Arbeiten oder Zuwendung zum Patienten. Wir hatten vorher ein Papiersystem (Zeitmanagement nach Prof. Lohn), aber digitale Groupware kann mehr bei weniger Zeitaufwand.

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