Gero Hesse ist CEO von Embrace und Host des HR-Podcasts „Saatkorn“. Seit 2022 analysiert er in regelmäßigen Abständen die Entwicklung von HR-Tech in der DACH-Region. „Wir erleben eine regelrechte HR-Tech-Explosion, die die digitale Transformation von Personalarbeit widerspiegelt. Das ist auch absolut notwendig, denn der Fachkräftemangel ist im Personalbereich längst spürbar“, so Hesse. „Wichtig ist daher, dass HR-Teams durch den Einsatz smarter Technologien Zeit für das Wesentliche bekommen – ihre Mitarbeitenden.“

Im Gespräch mit t3n stellt Gero Hesse sechs große HR-Themen inklusiver passender Tools vor, bei denen Automatisierung und HR-Tech in der Personalarbeit so richtig helfen können.

„Man sollte meinen, dass im Jahr 2023 wirklich jedes Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem im Einsatz hat. Doch weit gefehlt: Selbst in der Unternehmensgröße von 1.000 bis 5.000 Mitarbeitenden gibt es immer noch viele Firmen, die sich mit Excel-Listen behelfen oder vorsintflutliche Tools nutzen.“

Das muss ein gutes Bewerbermanagementsystem können: „Um Stellenanzeigen möglichst schnell und für Zielgruppen relevant erstellen zu lassen, braucht es einen integrierten AI-Stellenanzeigen-Writer. Darüber hinaus sollte ein modernes Bewerbermanagementsystem über einen sogenannten Multiposter verfügen, der die Stellenanzeigen automatisiert in die jeweils relevanten Kanäle überführt und Abrechnungsfunktionen beinhaltet.“ Und zu guter Letzt, so Gero Hesse, ergibt es Sinn, „über das Matchen von Skills die bestmögliche Passung zwischen Bewerbenden und Vakanzen herzustellen, da der oft noch gängige Weg über konkrete Jobprofile schon jetzt und zukünftig immer mehr ins Leere läuft.“

Tool-Tipp des HR-Tech-Experten: Beesite. Durch einen template-basierten Ansatz ist es auch ohne Programmierkenntnisse leicht, das Tool auf die individuellen Recruiting-Prozesse im Unternehmen abzustimmen – und das inklusive Funktionen, die über das reine Bewerbermanagement hinausgehen wie beispielsweise Freigabeprozesse durch die Mitarbeitervertretung. Abgerundet wird das Ganze durch ISO- und Tisax-Zertifizierung (unter anderem für Barrierefreiheit) und diverse KI-Komponenten.

„Es gibt immer noch Unternehmen, die entweder gar keine regelmäßigen Befragungen ihrer Mitarbeitenden oder diese nur im Abstand von ein bis zwei Jahren durchführen. Das ist zu selten, um wirklich einen Grip an das innere Befinden von Mitarbeitenden zu bekommen“, so Gero Hesse – und das, obwohl die Mitarbeiterbindung eine immer größere Bedeutung zukommt: Die Fluktuation liegt in Deutschland derzeit über alle Branchen hinweg bei rund 30 Prozent und wird aufgrund der immer größer werdenden Recruiting-Herausforderungen zu einem kritischen Thema.

„Moderne Feedback-Tools messen beispielsweise wöchentlich über ein schnell beantwortbares Set von Fragen, entweder per Zufallsprinzip oder selbst konzipiert, wie zufrieden die Teammitglieder sind. So lässt sich direkt datenbasiert abfragen und auswerten, wie die Stimmung im Unternehmen insgesamt oder aber in einzelnen Teams ist.“ Von der Anerkennung im Team und der Beziehung mit Vorgesetzten über das Maß an Zufriedenheit und Wohlbefinden bis zum persönlichen Wachstum können konkrete Fragen an die Beschäftigten gerichtet werden. „Auf diese Weise lässt sich auch nachvollziehen, welche Auswirkungen beispielsweise ein Teamevent oder die Einführung neuer Benefits wie ‚Work from anywhere‘ hat“, so Gero Hesse.

Tool-Tipp des HR-Tech-Experten: Officevibe. Das Tool ermöglicht durch eine regelmäßige und niedrigschwellige Abfrage auch die Messung des „Employee Net Promoter Score“ und gibt damit Antwort auf die Frage, ob Mitarbeitende ihren Arbeitgeber weiterempfehlen würden – eine sehr relevante Fragestellung im Hinblick auf die Attraktivität als Arbeitgeber.

„Privat ist privat. Und Job ist Job. Diese Denkweise bröckelt immer mehr“, so Gero Hesse. Einerseits, weil Arbeitgeber es sich vor dem Hintergrund der Verschiebung vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt schlicht nicht mehr leisten können, keine Rücksicht auf die Mitarbeitenden zu nehmen. Und andererseits, weil es der gesamtgesellschaftlichen Entwicklung entspricht, das Leben ganzheitlicher als noch vor einigen Jahren zu betrachten. „Wer kleine Kinder hat, weiß um die zusätzlichen Herausforderungen, die ein Vollzeitjob in diesem Kontext mit sich bringt. Gleiches gilt für Menschen, die pflegebedürftige Angehörige haben. Oder für Menschen, die einen unerfüllten Kinderwunsch haben, was oft mit emotionaler Belastung einhergeht.“

Früher musste jede Person selbst mit ihren vermeintlich privaten Herausforderungen fertig werden. Vermeintlich deshalb, weil die Arbeitsleistung in allen drei Fällen erheblich gefährdet sein kann. „Insofern sollten auch Arbeitgebende daran interessiert sein, ihren Mitarbeitenden Support, beispielsweise durch ERP-Anbieter oder die zeitnahe Bereitstellung von psychologischer Unterstützung, zukommen zu lassen.“ Gerade auch im Hinblick auf Retention ist das ein sehr wichtiges Thema. Inzwischen gibt es eine ganze Reihe entsprechender HR-Tech-Dienstleister, die hier Hilfe anbieten.

Tool-Tipp des HR-Tech-Experten: Voiio. Das Support-Tool für Mitarbeitende mit besonderen Herausforderungen, beispielsweise im Hinblick auf die Pflege eines Angehörigen oder die Kinderbetreuung, macht einen guten Eindruck. Es gibt passende Module für jede Lebenslage und Lebensphase – unter anderem Elternzeit und Wiedereinstieg, Finanzen und Recht, Familienservices, Gleichstellung, betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Arbeitsleben und Teamkultur.

„Benefits sind sicherlich nicht der Hauptgrund, um bei einem Unternehmen arbeiten zu wollen. Und vermutlich auch nicht der Hauptgrund, um zu bleiben. Und dennoch sind sie vor allem dann mehr als nur ‚Icing on the cake‘, wenn sie individuell zugeschnitten sind und als echter Mehrwert empfunden werden.“ Hier fängt laut Gero Hesse die Herausforderung aber erst an: Was für den einen Kollegen das Jobrad ist, ist für die andere Kollegin die betriebliche Altersversorgung. Inzwischen gibt es diverse Anbieter im Markt, die Plattformen für übergreifende Mitarbeitenden-Benefits aufbauen. „Die Anbieter stellen dabei die korrekte steuerrechtliche und prozessuale Abwicklung der Benefits sicher, das spart den Unternehmen Zeit und damit Geld. Und die Mitarbeitenden können die für sich relevanten Benefits individuell auswählen: Win-Win-Win.“

Tool-Tipp des HR-Tech-Experten: Bonago. Das Unternehmen bündelt inzwischen 25 verschiedene Benefits auf einer Plattform. Das Spektrum reicht dabei vom Fahrtkostenzuschuss über E-Bike-Leasing bis hin zur betrieblichen Altersversorgung. Das ermöglicht Mitarbeitenden eine Auswahl nach ihren individuellen Kriterien und entlastet das HR-Team von der ganzen Abwicklung der verschiedenen Themen, diese läuft im Hintergrund über Bonago.

„In vielen Unternehmen gibt es heute noch das berühmte schwarze Brett. Für nicht im Büro tätige Menschen ist das in vielen Organisationen nach wie vor das zentrale Kommunikationsmittel, um im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Das liest sich ganz schön nach 1980, oder?! Schließlich haben heute in der Regel alle Mitarbeitenden ein Mobiltelefon. Ergo kann die ganze Kommunikation schneller und sicherer per App laufen“, so Gero Hesse.

Tool-Tipp des HR-Tech-Experten: Flip. Eine Mitarbeitenden-App für Unternehmen mit vielen Blue-Collar-Beschäftigten. So werden Themen wie Unternehmens-News, Chatfunktion, Dienstpläne oder die Zeiterfassung einfach über eine Unternehmens-App gelöst und eine digitale Mitarbeiterkommunikation ganzheitlich ermöglicht.

Im Kontext von Great Resignation und Fachkräftemangel wird Freelancing für immer mehr Menschen attraktiv, so auch für IT-Expertinnen und IT-Experten. „Sie können spezifische Kenntnisse oder Fähigkeiten mitbringen, die im internen Team möglicherweise noch fehlen, besonders wenn es um neue oder Nischentechnologien geht. Qualifikationslücken lassen sich so auch für Arbeitgebende überbrücken. „Durch den Einsatz von Freelancern können Unternehmen maximal flexibel auf wechselnde Anforderungen und Arbeitslasten reagieren, was besonders nützlich für Projekte mit unregelmäßigem Arbeitsaufwand oder für kurzfristige Aufgaben ist“, so Gero Hesse.

Tool-Tipp des HR-Tech-Experten: 9am. Die Infrastrukturplattform erleichtert Freelancern ebenso wie Unternehmen das Leben – denn in Deutschland gibt es immer noch zu viele Hürden bürokratischer, rechtlicher und organisatorischer Art. Freelancer können ihre Jobs über die Plattform finden und organisieren, ihre Services präsentieren, alle ihre Kontakte und Anfragen an einem Ort managen und rechtssichere Verträge nutzen. Unternehmen können ihre bestehenden Freelancer verwalten, die besten Talente finden und alle ihre Freelancer zentral bezahlen. Zudem hilft die Plattform bei rechtlichen Fragezeichen und räumt so eines der größten Hindernisse aus dem Weg.