Eine effiziente Tagesplanung kann die Produktivität deutlich erhöhen. Wenn aber immer wieder neue Aufgaben hinzukommen und dann auch noch das eine oder andere Meeting verschoben wird, ist der ursprüngliche Plan schnell hinfällig.
Dann muss im Zweifel der Tag oder auch die gesamte Woche neu geplant werden. Das kostet Zeit und am Ende bleibt von dem angestrebten Produktivitätsgewinn nicht mehr viel übrig.
Genau dieses Problem sollen mehrere Tools lösen, indem sie die Wochenplanung für euch automatisieren. Dazu setzen die Programme mittlerweile auch auf KI. Die soll Muster in eurer Tagesplanung erkennen und basierend darauf zukünftige Aufgaben besser in euren Tagesplan integrieren.
Tagesplanung mithilfe von KI: Dieses Tools sind einen Blick wert
Trevor: Simple KI-Lösung für die Tagesplanung
Trevor funktioniert denkbar einfach: Zunächst verbindet ihr die Web-App mit eurem Kalender, anschließend tragt ihr eure To-dos entweder manuell ein, oder importiert sie von Todoist. Jetzt könnt ihr die KI-Funktion aktivieren, die euch einen Vorschlag für passende Tagesplanung macht.
Sofern ihr Trevor mit nur einem Google-Kalender verbindet, ist das Ganze sogar kostenlos. Wollt ihr einen Outlook-Account oder mehrere Google-Konten verbinden, benötigt ihr allerdings ein kostenpflichtiges Abonnement.
Das bietet euch obendrein ein persönliches KI-Modell, das mit der Zeit aus eurer Wochenplanung lernen und so bessere Vorschläge liefern soll. Außerdem könnt ihr wiederkehrende Aufgaben in der Pro-Version verwalten.
Für die Pro-Variante zahlt 36 US-Dollar bei Abschluss eines Jahresvertrags. Wer sich nicht so lange binden möchte, der kann auch ein monatlich kündbares Abonnement für 3,99 Dollar abschließen. So oder so gibt es eine siebentägige kostenfreie Testphase.
Reclaim: Umfassende Planungslösung für Teams und Einzelpersonen
Reclaim geht einige Schritte weiter als Trevor. Das merkt ihr schon beim Onboarding. Denn hier müsst ihr nicht nur eure Kalender mit dem Tool verbinden, sondern auch gleich einige Fragen zu euch, euren Plänen und eurem Team beantworten.
Auch das Interface selbst ist deutlich komplexer, allerdings bietet euch Reclaim auch weit mehr Funktionen. So könnt ihr festlegen, wie eure Tasks priorisiert werden sollen, und könnt sogenannte Habits (also Gewohnheiten) festlegen. Dabei handelt es sich um wiederkehrende Zeitblocker, bei denen ihr festlegen könnt, wie stark das Tool diese Slots verteidigen soll.
Außerdem bietet Reclaim eine praktische Funktion, die automatisch nach für beide Parteien freien Slots für 1-on-1-Meetings sucht. Eine noch in der Beta-Phase befindliche Funktion soll das später für alle Team-Meetings ermöglichen.
Reclaim kann mit einer Reihe von Tools verbunden werden. Darunter Outlook, Google Taks, Zoom, Slack, Todoist, Jira und Asana. Allerdings stehen euch in der Gratis-Variante des Tools nicht alle Integrationen zur Verfügung. Außerdem ist die Anzahl an Habits und Smart-Meetings begrenzt.
Kleinere Teams mit bis zu 10 Personen heben die Beschränkungen für 8 Dollar pro Monat und Person auf. Teams mit bis zu 100 Personen zahlen 12 Dollar pro Monat und Mitarbeiter:in. Bei noch größeren Organisationen werden jeweils 18 Dollar fällig.
Clockwise: Flexible Tagesplanung mit Chatbot-Unterstützung
Wie sieht dein perfekter Arbeitstag aus? Klingt nach einer rhetorischen Frage, aber Clockwise will es ganz genau wissen. Arbeitszeiten, Fokus-Phasen, Pausen zwischen Meetings und Reisezeiten: All das legt ihr in dem Tool vorab fest und gebt auch jeweils an, wie wichtig es euch im Zweifel ist.
Anschließend baut euch Clockwise basierend auf diesen Vorgaben, euren Terminen und To-dos einen passenden Wochenplan. Natürlich könnt ihr aber auch jederzeit Änderungen an den Vorgaben vornehmen.
Clockwise ist für Teams optimiert und bietet daher auch eine Funktion, um flexible Meetings zu erstellen. Außerdem könnt ihr das Tool mit Slack, Zoom und Asana verbinden. Wer möchte, der kann auch einen meetingfreien Tag in Clockwise bestimmen.
Spannend aber derzeit nur in einer geschlossenen Beta verfügbar: ein KI-Chatbot, der auf Zuruf neue Termine einstellt. Hier gebt ihr beispielsweise ein, mit welchen Teammitgliedern ihr ein Meeting abhalten wollt, und die KI sucht automatisch nach passenden Terminen in euren Kalendern.
Die Grundfunktionen von Clockwise sind kostenlos. Weitere Features erhaltet ihr für 6,75 Dollar pro Nutzer:in und Monat. Sämtliche Funktionen stehen euch für 11,50 Dollar pro Monat und Nutzer:in zur Verfügung.
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