Nicole Herzog ist Business-Angel, Anwältin und Unternehmerin und hat selbst mindestens drei Jahre ihrer zwanzigjährigen Karriere in Meetings verbracht – und diese waren nur selten produktiv. Als Verwaltungsratspräsidentin der Schweizer Meeting-Management-Plattform Sherpany verfolgt sie deswegen das Ziel, eine Welt zu schaffen, in der jedes Meeting zählt. Sie tauscht sich gern darüber aus, warum man Meetings nicht dem Zufall überlassen darf, wieso häufig wenige „Alpha-Tiere“ die Diskussion dominieren und wie man dem ganzen Meeting-Wahn entgeht. In unserer „5 Dinge, ohne die ich nicht arbeiten kann“-Serie verrät Nicole Herzog, worauf sie in ihrem Arbeitsalltag besonderen Wert legt.

Tagesstruktur: Ich arbeite seit zehn Jahren mehrheitlich im Homeoffice. Um die Vorteile zu leben und gut durch den Tag zu kommen, brauche ich eine Arbeitsstruktur mit einem Arbeitsbeginn, einem Ende und klaren Tageszielen. Den Tagesablauf lege ich jeweils am Abend zuvor für mich fest. Das verhindert, dass mir die Gedanken an den kommenden Tag den Schlaf rauben. Mein wichtigstes Tool für die Planung ist mein Kalender, in welchem ich alle Aufgaben erfasse, die mehr als 15 Minuten dauern. Außerdem plane ich auch sogenannte „Distraction Time“ ein, in welcher ich all die kurzfristigen Dinge erledigen kann, mit denen ich täglich konfrontiert werde. Durch diese Planung stelle ich sicher, dass ich abends mit einem guten Gefühl den Tag abschließen kann.

Aufschreiben: Egal, ob es darum geht, ein Problem von verschiedenen Seiten zu betrachten und zu einem logischen Schluss zu kommen oder eine Zielsetzung für ein Meeting zu formulieren: Schreiben hilft mir dabei, umfassend zu denken und meine Gedanken in einen logischen, nachvollziehbaren Ablauf zu bringen. Fließtexte zu schreiben, nimmt Zeit in Anspruch, ist aber nicht nur für mich, sondern auch für die Empfänger wertvoll. Listen mit Bulletpoints sind schnell gemacht, delegieren aber die Denkarbeit – nämlich den logischen Zusammenhang zu erkennen – und bieten viel Raum für Missverständnisse und Interpretation.

Remember The Milk: Es geschieht häufig, dass mir zu Unzeiten Dinge einfallen, die ich vergessen habe oder unbedingt noch erledigen muss. Wenn ich mit diesen Gedanken nichts mache, verliere ich den Fokus, weil ich mich darauf konzentriere, sie nicht zu vergessen. Jeden Abend gehe ich den Aufgaben-Eingang meiner „Remember The Milk“-Anwendung durch, kategorisiere oder verwerfe und weise den Tasks ein Erledigungsdatum zu. Die Erinnerungsfunktion tut ihr Übriges. Weil ich meinem System voll vertraue und sicher bin, dass ich zur richtigen Zeit wieder erinnert werde, kann ich den jeweiligen Gedanken für den Moment beruhigt abhaken.

Sherpany: Ich verbringe einen Großteil meiner Arbeitszeit mit Meetings. Ich mag diese Art der Zusammenarbeit mit anderen Menschen und ich bin überzeugt, dass sie – richtig geplant, durchgeführt und nachbearbeitet – einen wesentlichen Erfolgsfaktor für Unternehmen darstellt. Schlecht vorbereitete Meetings ohne klare Agenda und Zielsetzung hingegen sind Zeitverschwendung und frustrieren mich. Ich nutze unsere Meeting-Management-Software von „Sherpany“ nicht nur wegen des Mottos: „Eat the food you cook.“ Sie hilft mir auch dabei, das Beste aus meinen Meetings zu machen, indem ich mich rein auf das Inhaltliche konzentrieren kann und mich nicht mit dem Prozess befassen muss. Darüber hinaus hilft mir unser Programm, getroffene Entscheidungen nachvollziehbar zu machen, sodass aus der wertvollen Zeit der Teilnehmenden auch ein Nutzen für das Unternehmen generiert wird.

Diversität: Mein Arbeitsalltag besteht mehrheitlich daraus, Entscheidungen zu fällen und immer wieder neuen Herausforderungen zu begegnen. Divers aufgestellte Teams gelten heute allgemein als der Schlüssel zum Erfolg: Tatsächlich kann ich diese Aufgaben nur deshalb bewältigen, weil ich mit Menschen unterschiedlicher Herkunft, Ausbildung und Erfahrung zusammenarbeite. Aber diese Zusammenarbeit ist oft auch anstrengend, weil ich meine eigenen Denkmuster in Frage stellen muss und das Treffen von Entscheidungen gefühlt länger dauert. Außerdem muss ich mein eigenes Ego hinter die Sache stellen, was viel Selbstreflexion verlangt. Belohnt werde ich mit nachhaltigeren Ergebnissen und der Chance, Neues zu lernen und mich weiterzuentwickeln. Deshalb gilt für mich: Diversität lohnt sich.