Jeder von uns hat wohl diese eine Kiste oder diesen einen Ablageplatz, an dem sich die Unterlagen stapeln, die man eigentlich längst abheften wollte. Alles für die Steuererklärung Relevante in einen Ordner, die Abrechnungen in einen anderen, und alles, was mit der Versicherung zu tun hat, in einen Weiteren.

So stehen da dann oft Meter an Ordnern im Regal – und trotzdem kommen wir kaum hinterher, den vielen Papierkram an seinen richtigen Platz zu bringen. Aber: Es gibt inzwischen einfache digitale Lösungen, die das meiste davon überflüssig machen. Wir stellen eine Lösung in drei Ausführungen vor.

Egal, ob ihr ein iPhone habt, ein Android-Gerät oder ein Office-Abo von Microsoft: Jeder dieser Anbieter hat einen Cloud-Service inbegriffen, mit dem ihr allerlei Dateien speichern und ordnen könnt – und dann von jedem Ort aus darauf zugreifen.

So weit so wenig Neues. Was aber viele User nicht kennen – oder nicht effizient genug nutzen – ist die Funktion all dieser Cloud-Services, ganz einfach Dokumente zu scannen und diese direkt in der Cloud zu speichern. So könnt ihr eure Papierunterlagen binnen kürzester Zeit digitalisieren und in entsprechenden Ordnern sortieren. Dafür braucht es nur die jeweilige App fürs Smarthpone oder Tablet.

Wir empfehlen, zu allen euren Unterlagen spezifische Ordner zu erstellen und die einzelnen Dateien aussagekräftig zu benennen, damit ihr diese schnell wiederfindet. Wenn ihr etwa das gesamte Jahr über alle Belege direkt scannt und in einem entsprechenden Ordner speichert, wird euch die Steuererklärung deutlich einfacher fallen.

In der Onedrive-App klickt ihr einfach direkt auf das Kamera-Symbol unten in der Mitte. Besonders nützlich ist hier, dass ihr zwischen einem Dokument, einer Whiteboard-Aufnahme und dem Abfotografieren einer Visitenkarte wählen könnt. Je nach Arbeitskontext ist das sehr praktisch. Nach dem Scannen und Zuschneiden könnt ihr die Datei benennen und direkt den Order wählen, in dem sie gespeichert werden soll.

Wenn ihr die App von Google Drive fürs Smartphone oder Tablet öffnet, klickt ihr auf das Plus unten rechts in der Ecke. Hier wählt ihr „Dokument scannen“. Danach könnt ihr den Bildausschnitt noch auswählen, der Datei einen Namen geben und den Ort wählen, an dem sie gespeichert werden soll.

Beim iPhone findet ihr die Funktion, wenn ihr Dateien-App öffnet, dort auf die drei Punkt rechts oben klickt und dann „Dokumente scannen“ aktiviert. Nach dem Scannen und dem Zuschneiden könnt ihr die Datei benennen und in einen Ordner verschieben. Übrigens: Die Funktion gibt es auch in der Notizen-App. Dafür öffnet ihr eine Notiz, klickt auf das Kamera-Symbol und wählt „Dokument scannen“.

Alle Apps erkennen automatisch den Bildausschnitt, der für den Scan relevant ist, sodass die Dokumente nicht aussehen wie Fotografien, sondern tatsächlich wie Scans. Für das professionelle Arbeiten solltet ihr die Funktion also zukünftig im Auge haben.