Vom Freelancer bis zum Enterprise gibt es im Grunde kein Gewerbe, das auf Dauer ohne eine gute Planung effizient funktioniert. Entweder verschwendet man viel Zeit, weil Aufgaben nicht richtig koordiniert und priorisiert werden, oder lässt eine Menge Geschäftspotenzial liegen. Beispielsweise auch, weil Mitarbeiter frustriert kündigen, die ihre Aufgaben zwar mögen, aber die Kommunikations- und Abstimmungsprozesse als einzige Katastrophe wahrnehmen. Die folgenden Projektmanagement-Tools helfen dabei, Struktur in die Hütte zu bekommen, damit alle effektiver, zeitsparender, gewinnbringender und – nicht unwesentlich – glücklicher arbeiten können.

Asana ist wohl eins der bekanntesten Universal-Tools für das Projektmanagement. Für Freelancer und kleine Teams bis zu 15 Personen reicht die kostenlose Variante aus, die neben einem digitalen Kanban-Board und Aufgabenlisten mit Deadlines auch einen Kalender und eine Dateiablage mitbringt. Sehr praktisch ist auch die Integration bekannter Dienste wie Slack, Dropbox, Tools der G Suite und eine Menge mehr. Ab der kostenpflichtigen Premium-Variante lassen sich Projekte in Timelines nachverfolgen und mit Meilensteinen versehen. Wer anfangs überfordert ist, kann zu Templates greifen, die in der Basic-Version zwar rar gesät sind, aber bereits eine Struktur mit Beispielen anlegen, die man dann auf seine Bedürfnisse hin anpassen kann.

Todoist ist eigentlich eine To-do-App, die sich aber auch zum Projektmanagement verwenden lässt. Mit allen klassischen Features, die auch Google Keep, Anydo, Wunderlist oder vergleichbare Apps mitbringen, lassen sich Projekte in Form von To-dos in Listen organisieren und mit Deadlines versehen. Ein grafische Auswertung zeigt dann den Fortschritt über erledigte Aufgaben und Projekte und die Einbindung der üblich-verdächtigen Tools von Google oder Dropbox. Der Einsatz von Alexa zum Diktieren der Aufgaben ist ebenfalls möglich. In der Premium-Variante für Unternehmen können sich Aufgaben mit Labels versehen und Vorlagen erstellen lassen. Wer also nur ein simples Tool braucht, um seinen Freelancer-Alltag oder kleine Projekte mit anderen zu koordinieren, findet mit Todoist eine gute Lösung, die in der kostenpflichtigen Variante auch nur drei Euro pro Nutzer und Monat kostet.

Der Platzhirsch unter den Kanban-Boards ist sicherlich Trello, das dieses beliebte Prinzip vor allem beim agilen Software-Development in den Mittelpunkt rückt. Kanban ist zugegebenermaßen bei einer Reihe von Projektmanagement-Tools ein Bestandteil. Die aufgeräumte und im minimalistischen Design gestaltete Oberfläche Trellos macht den Einstieg in diese Art der Status-Übersicht aber sehr angenehm. Trello bietet zudem eine Reihe Automatisierungen an, die Routineaufgaben von alleine erledigen oder Daten mit anderen Tools abgleichen. Für zahlende Kunden gibt es dann noch einen Sack voll Features, die vor allen Dingen die Automatisierungen deutlich erweitern und sehr mächtig machen; zudem gibt es ein umfangreiches Rechtemanagement zur Nutzerverwaltung, damit nicht jeder überall drin rumhühnern kann.

Wenn Trello Windows wäre, wäre Wekan Linux. Die beliebte und kostenlose Open-Source-Variante von Trello ist somit eher etwas für Leute, die das Tool selbst erweitern und hosten wollen und das auch auf Raspberry Pis, mit Sandstorm oder Docker tun können. Von den Features her ist Wekan ebenso ein Kanban-Board mit Nutzerverwaltung, von der Oberfläche her aber wie so oft bei solchen Projekten „eher funktionell“ ausgerichtet. Stellt euch also auf ein bisschen Gebastel ein, solltet ihr ein Auge auf Wekan geworfen haben. Dafür beschränkt sich die mögliche Funktionsvielfalt dann jedoch nur noch auf euren Einfallsreichtum.

Basecamp hat es sich zur Aufgabe gemacht, die gesamte Kommunikation und Verwaltung von Projekten unter eine Haube zu packen. Neben To-do-Listen, die den aktuellen Status eines Projekts prozentual anzeigen, will Basecamp die oft ineffiziente Nachverfolgbarkeit von E-Mails und Aufgabenzuweisungen durch Message-Boards eliminieren. Stellt euch einfach ein fancy Forum vor, in dem Projekte besprochen werden können und wenn es persönlicher und ad hoc gehen muss, hilft der integrierte Chat aus. Interessant ist bei Basecamp auch die Möglichkeit, sich automatisierte Statusreports über Projekte anzeigen und Kunden ganz einfach in das System einladen zu können.

Auch hier geht es darum, das Mail-Chaos zu minimieren und dafür zu sorgen, dass wichtige Infos für alle Projektteilnehmer zugänglich sind und nicht nur für Uwe aus der IT. Besonders ansprechend ist bei Basecamp die Nutzeroberfläche, die die einzelnen Bereiche grafisch übersichtlich in Boxen darstellt, zu denen auch eine Art schwarzes Brett gehört, wo Interna für alle Mitarbeiter angekündigt werden können. Basecamp kann für einen Monat kostenlos genutzt werden, danach ist das Preismodell ganz einfach: 99 US-Dollar im Monat für alles ohne Nutzerbeschränkung.

Jira gehört wie auch Trello und Confluence zu Atlassian und richtet sich vorrangig an agile Software-Development-Teams. Überraschung: Auch bei Jira ist ein Kanban-Board dabei, das zudem für agile Arbeitsmethoden als Scrum-Variante verfügbar ist. Somit können in Jira Sprints geplant, die Projekte priorisiert und im Kontext anderer im Startup oder Unternehmen nachverfolgt werden. Eine visuelle Darstellung von Roadmaps und eine Übersicht über die Release-Versionen sorgen dafür, dass alle im Bilde darüber sind, was in den Teams passiert. Dazu bringt Jira eine Workflow-Planung mit Vorlagen.

Neben der Integration zahlreicher Developer-Tools bietet das Jira natürlich eine Schnittstelle zu anderen Atlassian-Anwendungen wie Confluence. Insgesamt ist Jira also kein Allround-Tool, sondern spezialisiert sich auf die Anforderungen von agilen Software-Teams. Nach einer siebentägigen Testphase werden 7 oder 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat fällig, je nachdem, welchen Support, Storage und Uptime-Garantie man braucht.

Auch wenn Slack laut Microsofts Zahlen Mitte Juli 2019 von deren eigenem Konkurrenztool Teams überholt worden ist, ist die Collaboration- und Projektmanagement-Suite sicherlich die populärste. Besonders für Startups und mittelgroße Unternehmen eignet sich Slack ausgezeichnet, denn das Tool stellt den direkten Austausch in Chatrooms in den Vordergrund. Falls sich noch jemand an IRC erinnert: Slack funktioniert ähnlich und erlaubt das Anlegen von Räumen für bestimmte Nutzer, in denen dann Projekte besprochen werden können. Direktnachrichten sind natürlich auch möglich.

Durch die Integration aller wichtigen Kommunikations-, File-Sharing- und auch der bisher genannten Dienste wie Trello und Asana hat sich Slack mehr oder weniger zum Industriestandard gemausert. Die Chaträume können mit News aus RSS-Feeds befeuert oder durch CRM-Suites von Salesforce oder Zoho erweitert werden und eine Menge mehr lässt sich unter den großen Hut von Slack bringen. Der Service ist kostenlos, auch wenn diese Information ein wenig versteckt im Helpcenter zu finden ist, ist dann aber arg limitiert. Zum Ausprobieren reicht es, wer aber sinnvoll mit Slack arbeiten und den Dienst mit anderen Tools verknüpfen will, ist ab 6,25 Euro pro Nutzer und Monat dabei.

Das beliebte Notizentool Evernote bringt nicht nur die Zettel-, Bookmark- und Hirnwirtschaft unter einen Hut und strukturiert sie mit Tags. Auch als Projektmanagement-Tool lässt sich die Suite benutzen, wenn man seine Arbeit mithilfe eines Informations-Hubs planen möchte. Evernote beziehungsweise die erweiterte Variante Evernote Business ist aus diesem Grund vermutlich eher etwas für Content-Creators, kleinere Agenturen oder semi-professionelle Blogs geeignet, die ihre Links und Ideen in die App kübeln und dann ordnen wollen, um sie als Artikel, Videos oder in anderer Form umzusetzen.

Dafür lassen sich die Notes bestimmten Leuten zuweisen, Deadlines erstellen und natürlich ist auch bei Evernote Business die Integration anderer Dienste möglich. Für 6,99 Euro gibt es eine Premium-Variante, in der etwa doppelt so teuren ist dann aber erst die Zusammenarbeit mit allen Features und in größeren Teams möglich. Wer sich die Flocken sparen will und sich dafür interessiert, das Tool effektiv als Freelancer oder unkoordinierte Privatperson zu nutzen: einfach Evernote installieren und den GTD-Ansatz (Getting Things Done) aus den Videos dieser Website umsetzen. Aus persönlicher Erfahrung sprechend ist das System pures Gold.