Es gibt unzählige Ablenkungen im Arbeitsalltag. Wer im Büro sitzt, wird vor allem an die störenden Tischgespräche der Kolleginnen und Kollegen denken. Wer im Homeoffice sitzt, könnte sich vom Postboten gestört fühlen, der die Pakete der im Büro arbeitenden Nachbarn ständig bei einem abgibt. Natürlich kennen sowohl Office- als auch Homeoffice-Arbeiter auch die ständige Ablenkung durch das Smartphone – wenn die Familien-Whatsapp-Gruppe oder die Instagram-App mal wieder heiß läuft. Aber das ist alles Pillepalle.

Der größte Störfaktor für Fokusarbeit ist tatsächlich der tägliche Meeting-Marathon. Zu diesem Ergebnis kam jetzt Microsoft im jährlichen Work Trend Index. Ineffiziente Meetings würden satte 70 Prozent der Befragten regelmäßig aus der Arbeit rausziehen und vor allem die wertvolle Arbeitszeit regelrecht verschwenden. Für die Umfrage hat Microsoft 31.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf der ganzen Welt befragt. Das Problem ist also keines in bestimmten Firmen, sondern eines, dass die Gesamtwirtschaft betrifft.

Microsoft benennt die daraus folgenden Risiken: Die Erschöpfung der Mitarbeiter steigt, wodurch die Motivation abnimmt und unweigerlich zu großer Unzufriedenheit führt. Am Ende steht ein Produktivitätsverlust. Damit Meetings effizient sind, sollten nie mehr Teammitglieder als nötig anwesend sein. Auch sollte das Zusammenkommen durch klare Strukturierung und eine Agenda in einen zeitlichen und inhaltlichen Rahmen gegossen werden. Außerdem gilt: Die Zeit sollte so lange wie nötig, aber so kurz wie möglich angesetzt sein.

Der wichtigste Tipp jedoch lautet, sich zu fragen, ob ein Meeting überhaupt nötig ist. Kleinere Ankündigungen, über die nicht diskutiert werden muss, sind in E-Mails besser aufgehoben. Zu oft würden komplett falsche Kommunikationskanäle gewählt werden, um neue Informationen zu teilen. Anstatt jede Woche die ganze Firma in ein All-Hands-Meeting zu zwingen, ist es vielleicht sinnvoller, einfach ein Team-Memo aufzusetzen und die Informationen so an die Belegschaft zu schicken. Das Memo würde dann lediglich eine Person an die Aufgabe binden.

Um auch mal eine aufhorchende Zahl mitzugeben, lohnt ein Blick in eine Studie von Timeinvest, die t3n exklusiv vorliegt. Darin sind die entsprechenden Kosten für die deutsche Unternehmenswelt veröffentlicht: Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden verschwendet durch ineffiziente und irrelevante Konferenzen knapp 570.000 Euro pro Jahr. Bei Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden reden die Verantwortlichen bereits von circa 57 Millionen Euro jährlich. Immense Summen, die woanders viel sinnvoller investiert wären.