To-do-Listen dürften bei vielen für gemischte Gefühle sorgen: Ein Häkchen zu setzen fühlt sich gut an, endlose unerledigte Aufgaben lösen Stress aus. Wie man die Listen bestmöglich für sich nutzen kann, weiß Rebecca Arnold. Sie ist Leadership-Expertin und hat unter anderem schon Dozent:innen an der Uni Harvard beraten.

Ein Fehler, dem Arnold immer wieder begegnet, sind To-do-Listen, die auf Schuldgefühlen „oder dem E-Mail-Postfach“ aufbauen. Das passiert meist „weil wir keine Systeme gefunden haben, die wirklich funktionieren“, erklärt Arnold gegenüber Fast Company. Das Endergebnis: „Wir geraten in eine sehr reaktive Haltung.“

Ähnlich reaktiv wird die eigene Haltung, wenn man die To-do-Liste mit allem füllt, was einem gerade in den Kopf kommt. „Diese Listen enthalten oft Dinge, die uns nicht besonders am Herzen liegen und die nicht mit größeren Zielen verbunden sind“.

Es braucht also ein bisschen Strategie, um eine wirklich nützliche To-do-Liste aufzubauen.

Rebecca Arnold rät dazu, alle möglichen Aufgaben zunächst in einem „Braindump“, also einfach einer losen Aufzählung zu sammeln. Ist eine Aufgabe besonders groß, lohnt es sich, sie direkt in Einzelschritte aufzuteilen. Dann geht es ans Sortieren: Welche Aufgabe braucht wie viel Energie?

Arnold empfiehlt die Einordnung in drei Energiekategorien. Die Rubrik „Rock Star“ bietet Platz für Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, vielleicht auch den viel beschworenen Flow-Zustand. In der Kategorie „So-So“ – was sich im Deutschen wohl mit „naja“ übersetzen lässt – landen Aufgaben, die etwas Konzentration erfordern, aber zum Beispiel nicht komplett neu verstanden werden müssen, sondern routiniert von der Hand gehen.

In die letzte Kategorie mit dem Label „blah“ ordnet Arnold Aufgaben ein, die wenig geistige Kapazitäten erfordern – und zum Beispiel auch im Mittagstief gut funktionieren. Wer einen Arbeitsblock anfängt, soll zu Beginn die eigene Energie checken und sich dann To-dos aus der passenden Energie-Kategorie vornehmen.

Die These der Arbeitsexpertin: „Man verliert nicht viel Zeit mit der Frage: ‚Woran soll ich arbeiten?‘ Es ist alles da, aber man muss zuerst mit sich selbst ins Reine kommen.“