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Ratgeber

Top-Cloud-Anwendungen für kleine und mittelständische Unternehmen „Made in Germany“

(Grafik: 32 pixels / Shutterstock)

Welche Unternehmensbereiche ihr mit Software abdecken solltet und welche deutsche Cloud-Software sich für euer KMU eignet, verrät euch unsere Gastautorin.

Es gibt es ein paar zentrale Bereiche, die in jedem Unternehmen mit Software unterstützt werden sollten: Customer-Relationship-Management, Enterprise-Resource-Planning, Projektmanagement, Business-Collaboration und Personalmanagement.

Im Folgenden stellen wir drei hervorragende deutsche Cloud-Tools für KMU aus diesen fünf Kategorien vor. Die meisten Softwareanwendungen fallen in mehrere Kategorien und die Kategorien unterliegen keiner klaren Abgrenzung.

CRM- und ERP-Tool aus der Cloud

Das cloud-basierte CRM-Tool Weclapp ist international bekannt und bietet vielfältige Funktionen für Kundenmanagement, Marketing und Vertrieb. Unternehmen können mit Weclapp Kontakte, Kampagnen, Leads und Chancen verwalten, Chat-Funktionen nutzen sowie Kalender zur Terminverwaltung anlegen und organisieren. Es stehen sowohl Apps für Android und iPhone als auch Integrationen mit Magento, Mailchimp, Shopware, Gmail und Office 365 zur Verfügung.

(Screenshot: Weclapp)

Weclapp hat sich nicht nur als gutes CRM-Tool einen Namen gemacht, sondern wurde 2017 und 2018 außerdem als ERP-System des Jahres ausgezeichnet. Mit der ERP-Lösung von Weclapp erhalten die Nutzer automatisch und ohne Aufpreis auch alle Funktionen, die im CRM-Modul angeboten werden. Weclapp bietet die zwei verschiedenen Module ERP-Dienstleistung und ERP-Handel an. Dabei richtet sich ERP-Dienstleistung an IT-Dienstleister, Agenturen und andere Dienstleistungsunternehmen und bietet Funktionen aus den Bereichen Kontakt- und Kundenverwaltung, Auftrags- und Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, Zeit- und Leistungserfassung sowie Finanzbuchhaltung und Rechnungsstellung. Mitarbeiter können online zusammenarbeiten und Dokumente gemeinsam nutzen und kommentieren. Das cloud-basierte Online-ERP-System ERP-Handel wurde für die Anforderungen von Händlern, Produzenten und Onlineshops entwickelt und bietet zusätzlich zu den Funktionen des Dienstleistungs-Moduls außerdem Funktionen zur Beschaffung, Lagerverwaltung, Produkt- und Artikelverwaltung, POS sowie Schnittstellen zu Onlineshops. Funktionen können bedürfnisorientiert je nach Anforderungen der Handels- oder Dienstleistungsunternehmen bereitgestellt werden. Alle drei Cloud-Systeme sind gleichermaßen benutzerfreundlich und in einem ansprechenden, modernen Design gehalten.

Das CRM-Modul liegt preislich für zwei Nutzer zwischen 18 Euro (24 Monate Laufzeit, zweijährliche Abrechnung) und 50 Euro (ein Monat Laufzeit, monatliche Abrechnung). Damit ist es nicht ganz billig, aber wer sich für längere Zeit verpflichtet, kann über die Hälfte sparen und Laufzeit und Abrechnungszeitraum können flexibel gewählt werden. Das Modul ERP-Dienstleistung kostet entsprechend zwischen 48 Euro und 98 Euro, das Modul ERP-Handel zwischen 98 Euro und 198 Euro. Werden mehr als zwei Nutzerkonten benötigt, fallen pro weiterem Nutzer je nach Modul und Laufzeit unterschiedliche Zusatzkosten an. Außerdem stehen Addons für Helpdesk und Vertragsmanagement zur Verfügung. Die Software kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Das von Weclapp verwendete Datenzentrum liegt in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum. Daten werden dort nach deutschem Recht gespeichert und regelmäßig überprüft.

Projektmanagement- und Collaboration-Tool aus der Cloud

Meistertask ist eine Cloud-Software für Projektmanagement und Team-Kollaboration. Nutzer können Projekt-Dashboards erstellen, beliebig viele Teilnehmer zu Projekten einladen, in Echtzeit mit Kollegen zusammenarbeiten und durch viele Möglichkeiten miteinander kommunizieren. Projekt-Dashboards liefern einen Überblick über alle Aufgaben, Vorgänge, Fortschritte und Benachrichtigungen und zeigen an, was man verpasst hat, während man offline war.

(Screenshot: Meistertask)

Der Erfolg von Projekten hängt bekannterweise in hohem Grad von der Kommunikation im Team ab und so bietet auch Meistertask viele Möglichkeiten zur einfachen Team-Kollaboration. Nutzer können kommentieren, Teamkollegen mit @-Nennungen ansprechen, Fälligkeitsdaten setzen, Checklisten erstellen, Aufgaben und Kommentare als Favoriten setzen, Kommentare mit „Gefällt mir“ markieren und Emojis verwenden. Durch die vielseitigen und modernen Kommunikationsmöglichkeiten, die an einen Chat erinnern, wird die Kommunikation lebendig und macht Spaß. Nutzer können unbegrenzt viele Projekte erstellen, andere per E-Mail zur Zusammenarbeit einladen und von unterwegs aus auf Aufgaben zugreifen.

Apps für Mac, Windows, iOS (iPhone, iPad, Apple Watch) und Android erleichtern die mobile Zusammenarbeit. Meistertask ist mit Google Drive, Slack, GitHub und Zendesk kompatibel. Weitere Vorteile sind die Unterstützung für agile Workflows wie Software-Sprints, Kanban-Boards und Co. sowie die Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows: Benutzer können eine oder mehrere Automationen pro Spalte festsetzen. Wird eine Aufgabe in der betreffenden Spalte erstellt, wird die Automation ausgeführt.

Meistertask ist ein Dienst von Meisterlabs, einem Softwareentwickler aus Deutschland. Die Meistertask-Server befinden sich in Frankfurt und werden täglich rund um die Uhr überwacht. Alle Daten werden mit einer 256-Bit-Verschlüsselung übertragen. Meistertask bietet Optionen für die Rechteverwaltung und zeigt Nutzern ausschließlich Inhalte an, auf die sie Zugriffsrechte haben. Die beeindruckende Gratisversion ermöglicht beliebig viele Projekte und Teilnehmer. In der Pro-Version für 8,25 Euro pro Nutzer und Monat bekommen Unternehmen Integrationen, Workflow-Automatisierungen, Statistiken und Berichte sowie ein durchsuchbares Aufgabenarchiv. Für Rollen- und Berechtigungsoptionen müssen monatlich 20,75 Euro bezahlt werden. Diese für Unternehmen sehr wichtige Option ist somit ziemlich teuer, was einen großen Nachteil des Tools darstellt. Einige Nutzer bemängeln außerdem fehlende Integrationen und wünschen sich verbesserte Benachrichtungsoptionen sowie die Möglichkeit, dass eine Aufgabe beim Abschließen automatisch in das Feld „Done“ verschoben wird.

Personalmanagement-Tool aus der Cloud

Bite bietet zwei verschiedene Module: Bewerbermanagement und Personalmanagement. Der Bewerbermanager unterstützt Unternehmen in ihrem gesamten Bewerbungsprozess mit allen notwendigen Funktionen. Unternehmen können den Personalmanager zum Bewerbermanager hinzubuchen. Der Personalmanager ergänzt den Bewerbermanager optimal und kombiniert Module für Personalverwaltung, Fehlzeiten-Planung, Personalentwicklung und Analysetools. Die Personalverwaltung findet in Form einer digitalen Personalakte statt. Mit dem Modul Fehlzeit-Planer können Abwesenheiten geplant, verwaltet und abteilungsübergreifend abgestimmt werden, um Personalengpässen vorzubeugen. Durch das Qualifikationsmanagement können Stärken und Schwierigkeiten der Mitarbeiter visuell dargestellt werden und Mitarbeiter in verschiedenen Aufgaben bewertet und motiviert werden. Mit dem Analyse-Tool lassen sich mitarbeiterbezogene Kennzahlen einfach auswerten und grafisch darstellen.

(Screenshot: Bite)

Der Bewerbermanager ermöglicht das unkomplizierte Erstellen von ansprechenden Stellenausschreibungen, die zentral verwaltet und über Multiposting auf über 1.000 Stellenportalen veröffentlicht werden können. Nutzer können nachvollziehen, welche Bewerber über welche Stellenausschreibung auf das Unternehmen aufmerksam geworden sind und dadurch ihren Recruiting-Prozess optimieren. Mithilfe von CV-Parsing werden aus Text-, PDF- und Bilddateien automatisch digitale Bewerberakten mit allen Bewerberinformationen erstellt. Über die integrierte Terminverwaltung können einfach Termine für Bewerbungsgespräche gebucht werden. Bite bietet verschiedene Optionen für Zugriffsrechte an, wodurch auch Abteilungsleiter und Mitarbeiter an dem Auswahlprozess teilhaben können.

Die Personalmanagement-Software sitzt in Ulm, ist nach der international führenden Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert und erfüllt somit die höchsten Sicherheitsstandards. Das benutzerfreundliche Tool ist als SaaS-Lösung sowie als On-Premises-Lösung verfügbar und bietet eine übersichtlich gestaltete Nutzeroberfläche. Trotz seines Funktionsreichtums bietet das Tool aber keine automatische Lohnbuchhaltung an. Ein weiterer Nachteil der Software ist, dass Nutzer an eine Vertragslaufzeit von 24 Monaten gebunden sind und die Preise der verschiedenen Pakete transparenter sein könnten. Für 3 Nutzer und 100 Mitarbeiter kostet das Bewerbermanagement von Bite 99 Euro im Monat, für 5 Nutzer und 250 Mitarbeiter müssen Unternehmen 199 Euro monatlich bezahlen. Weitere Preise gibt es auf Anfrage bei dem Software-Hersteller.

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