Nicht mehr lange die unternehmensinterne Ablage nach Informationen durchsuchen, sondern die Anfrage direkt an den unternehmensinternen Chatbot stellen: Das kann den Arbeitsalltag erleichtern. Chatbots wie ChatGPT sind schon in Teilen im Arbeitsalltag angekommen und beeinflussen die Erwartungen, die Menschen an die Suche im Internet haben. Gleichzeitig können Nutzer:innen mittlerweile selbst individuelle Chatbots programmieren.

Doch wie lässt sich darauf im Unternehmen reagieren? Die Nutzung von ChatGPT kam in der Vergangenheit etwa aufgrund von Datenschutz teils nicht infrage. Zudem kann ein externer Chatbot in der Regel gar keine Auskunft über Unternehmensinterna geben.

Ein Umgang mit dem Thema: ein eigener Chatbot auf Basis von ChatGPT. Ausprobiert hat sich daran etwa Snocks. Das Wäsche-Unternehmen nutzt einen eigenen Bot zur Unterstützung im Onboarding. Allerdings hatte das Unternehmen in den Anfängen der Nutzung auch einige Herausforderungen zu bewältigen.

Umso wichtiger ist es daher, sich bewusst für ein unternehmensinternes CustomGPT zu entscheiden. Das betonte auch Bastian Maiworm, Geschäftsführer von Ambersearch, bei seinem Vortrag auf der Hannover Messe 2024. Entscheider:innen brauchen dafür ein Verständnis über die Notwendigkeit. Wichtig sei, ob es genügend Daten für die Nutzung gebe und ob Mitarbeiter:innen diesen Chatbot in ihrem Alltag nutzen würden – er soll schließlich einen Mehrwert bringen.

Zudem muss die Frage langfristig gedacht werden: Die Technik entwickelt sich rasant weiter. Daher muss schon vor der Entwicklung an die Weiterentwicklung gedacht werden. Dafür sind Mitarbeiter:innen mit entsprechendem Wissen und der nötigen Zeit eine Voraussetzung. Dies ist auch eine Kostenfrage, die sowohl die Entwicklung als auch die Instandhaltung betrifft.

Wer all diese Fragen für sich beantworten kann und zu dem Entschluss kommt, einen unternehmensinternen Chatbot auf Basis von CustomGPT nutzen zu wollen, sollte auf drei Regeln besonders achten.

Für den Chatbot auf ChatGT-Basis müssen entsprechende Daten vorliegen. Inhalte, die der Bot für die Beantwortung von Fragen benötigt, müssen nicht nur textbasiert sein. Wichtig sei auch, grafische Inhalte zu vektorisieren, also statt Pixeln Vektoren zu verwenden. Laut Maiworm sei die Index-Erstellung insgesamt sehr ressourcenintensiv.

Wichtig ist an dieser Stelle auch: Der Chatbot kann nur aufgrund des Materials Fragen beantworten, das er hat.

Genau darum geht es auch im zweiten Schritt. Der Chatbot muss verschiedene Fragen lernen. Dafür muss er mit verschiedenen Fragen gefüttert werden. Aus den Antworten wird eine Ergebnisliste für die Suchanfragen aufgebaut.

Diese Frage-Daten müssen anschließend ausgewertet werden. Die Fragen und Antworten, die als Best Case gelten, werden dem Chatbot als Trainingsdaten gegeben. Wichtig ist dabei, auch den Datenschutz zu beachten: Welche:r Mitarbeiter:in soll auf welche Informationen zugreifen können?

Nach der Testphase sollte der eigene Chatbot im Unternehmen ausgerollt werden. Wichtig sei, direkt eine hohe Erreichbarkeit zu ermöglichen: Damit die Nutzung für Mitarbeiter:innen alltäglich wird, muss der Chatbot an der für sie sinnvollsten Stelle einsatzbereit sein.

Somit ist insgesamt ein Blick auf die Erwartungen der Mitarbeiter:innen während des ganzen Prozesses wichtig. Außerdem sollte auch die Sicherheit permanent kritisch betrachtet werden: Ein Chatbot kann keine Richtigkeit garantieren. Ein kritischer Blick auf die Ergebnisse ist daher wichtig.